คุณเคยมีโอกาสเข้าไปในสำนักงานกฎหมายบ้างหรือไม่?
ถ้าเคยคุณคงจะได้เห็นห้องทำงานที่ดูเคร่งขรึม มีเอกสารเล่มโตๆ รวมทั้งคำพิพากษาต่างๆ
มากมายตั้งอยู่เรียงราย
บรรยากาศเหล่านี้ดูเหมือนจะเพิ่มคุณค่าแก่ผู้ทำงานในสำนักงานนี้
แต่คุณอาจจะตกใจ ถ้าได้เข้าไปสำนักงานกฎหมายแห่งหนึ่ง ที่บรรยากาศดูสว่างไสว
ผู้คนที่ทำงานอยู่ในนั้นดูแจ่มใส คล่องแคล่ว โดยที่ห้องทำงานแห่งนั้นปราศจากเอกสารไทยโดยสิ้นเชิง
มีเพียงเอกสารแผ่นเล็กๆ ไม่กี่แผ่นบนโต๊ะทำงานเท่านั้น ห้องนี้จึงดูสว่างไสว
และกว้างขวางกว่าเดิมมาก
บนโต๊ะทำงานเหล่านั้นโล่งไปหมด มีเพียงอุปกรณ์อยู่เพียงชิ้นเดียวที่ดูจะเป็นเครื่องมีสารพัดประโยชน์สำหรับเจ้าหน้าที่ทุกคน
คุณคงสงสัยว่าเครื่องมืออะไรนะที่ทำให้เอกสารเหล่านั้นหลายไปหมด โดยที่เขาเหล่านั้นกลับทำงานได้เท่าเดิม
หรือบางทีอาจจะดีกว่าหรือเร็วกว่า หลายท่านคงจะรู้แล้วว่าเขาปฏิวัติสำนักงานของเขาได้โดยใช้อุปกรณ์ที่เราเรียกกันว่า
"คอมพิวเตอร์"
เมื่อพูดถึงคอมพิวเตอร์ ดูเหมือนว่าอุปกรณ์นี้จะเข้ามามีบทบาทกับชีวิตประจำวันของเรามากขึ้นทุกวัน
แต่วันนี้ขอนำคุณไปดูเขาใช้คอมพิวเตอร์สำหรับสำนักงานกฎหมายกันดีกว่า และเราอาจนำวิธีการเหล่านี้มาปฏิวัติที่ทำงานของคุณบ้างก็ได้ใครจะรู้
?
บุคคลแรกที่คุณจะได้พบเมื่อเข้าไปสู่สำนักงานกฎหมาย ก็คือพนักงานต้อนรับ
เราควรจะมาดูกันดีกว่าว่าพนักงานต้อนรับที่ต้องมีหน้าที่เป็นโอเปอเรเตอร์ด้วยนั้น
เขาทำงานสะดวกขึ้นได้อย่างไร ?
คอมพิวเตอร์ได้เข้ามาเก็บ TIME TABLE ของพนักงานทุกคนไว้ ถ้าใครมีนัดหรือไม่ต้องการพบแขกที่จะมาติดต่อ
เขาก็สามารถบันทึกรายการเหล่านี้ไว้ในเครื่องบนโต๊ะทำงานของเขาได้เลย
ดังนั้นพนักงานต้อนรับก็สามารถที่จะแจ้งต่อผู้มาติดต่อ หรือบุคคลที่โทรศัพท์เข้ามา
ถึงรายละเอียดดังกล่าวได้อย่างรวดเร็ว โดยสมารถเรียก TIME TABLE หรือ NOTE
ของพนักงานคนนั้นๆ มาดูได้ทันที
คุณคงจะเห็นได้แล้วว่า พนักงานต้อนรับเขาทำงานได้สะดวกมากขึ้นเพียงใด?
และเขาสามารถที่จะแจ้งรายการติดต่อต่างๆ ที่มีผู้ติดต่อเข้ามา ไปเข้าคอมพิวเตอร์ในส่วนของสำนักงานนั้น
เช่น ลูกค้าต้องการนัดเวลา หรือต้องการให้โทรกลับ เป็นต้น เมื่อพนักงานผู้นั้นกลับเข้ามาสำนักงาน
เขาก็สามารถเรียกรายการเหล่านี้มาดูได้ทันที ง่ายและสะดวกดีไหมล่ะ !
คราวนี้ลองไปดูซิว่าเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่สารบรรณของสำนักงานนี้จะได้ผลพลอยได้อะไรบ้าง
?
จากการที่นำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ งานหลักของเลขาฯ ทุกคนก็คงจะเป็นการพิมพ์จดหมาย
เมื่อพิมพ์ร่างจดหมายให้เจ้านายตรวจ เจ้านายอาจต้องการแก้ไขเล็กน้อย เพราะถ้อยคำอาจไม่สละสลวย
เลขาฯ ก็จะต้องไปพิมพ์ทั้งฉบับจะไปแก้เฉพาะข้อความก็ไม่ได้ เพราะเจ้านายอาจเป็นคนจู้จี้
ชอบความสะอาดเรียบร้อย ก็นับว่าเป็นกรรมของเลขาฯ
แต่เลขาฯ ที่สำนักงานกฎหมายแห่งนี้ยิ้มแย้มแจ่มใสทุกวัน มีเวลาที่จะพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างสบาย
เพราะเธอนั้นใช้โปรแกรมที่เรียกว่า WORD PROCEESSOR หรือที่นักวิชาการบางท่านแปลเสียอย่างเพราะพริ้งว่า
"พจนีย์ดำเนิน" หรือ "อักษรลิขิต" ก็ตามที
แต่แท้จริงแล้ว โปรแกรมที่ว่านี้เป็นเครื่องมือที่สะดวกมากในการแก้ไขเพิ่มเติม
หรือย้ายข้อความในเอกสารต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเลขาฯ ก็ยังสามารถจัดรูปแบบการพิมพ์ได้อย่างคล่องแคล่ว
เมื่อเธอใช้โปรแกรมดังกล่าวกับ PRINTER ที่เรียกว่า LETTER QUALITY PRINTER
หรือ LASER PRINTER แล้วยิ่งเหมือนผีเสื้อติดปีกเพราะงานพิมพ์ที่ออกมาสวยกว่างานพิมพ์จากเครื่องพิมพ์ดีดอย่างดีเสียอีก
แถมยังสามารถพิมพ์กับสำเนาก็ได้ ตามที่เจ้านายของเธอต้องการ
หลังจากนำคุณไปพบกับความสะดวกสบายบางส่วนเท่านั้น ที่เกิดแก่เลขานุการ และเจ้าหน้าที่ต้อนรับ
คุณคงเริ่มสนใจเจ้าคอมพิวเตอร์นี้เสียแล้ว แต่ขอลองให้ติดตามเราต่อไป เพื่อไปดูว่าเจ้าคอมพิวเตอร์นั้นไปช่วยพระเอกของสำนักงานได้อย่างไร
?
พระเอกของเราก็คงไม่หนี "ทนายความ" ไปได้ เมื่อลองพิจารณางานของทนายความแล้ว
จะเห็นว่าเขานั้นต้องค้นคว้า และเตรียมข้อมูลเพื่อซักค้านพยาน หรือแก้ต่างให้กับลูกความ
ซึ่งงานเหล่านี้ต้องการข้อมูลที่เที่ยงตรงและรวดเร็ว ซึ่งรายละเอียดของข้อมูลเหล่านี้มีอยู่มากมายเสียเหลือเกิน
บางทีเขาเหล่านั้นอาจต้องทำงานกันทั้งคืนเพื่อรวบรวมข้อมูลต่างๆ
ลองนึกดูซิครับว่า เขาอาจจะต้องการดูคำพิพากษาของศาลฎีกาที่เคยมีในคดีที่เกี่ยวกับเรื่องที่กำลังพิจารณามีว่าอย่างไร
คิดแล้วน่าสงสารเพราะคำพิพากษาศาลฎีกาเหล่านั้นมีอยู่มากมาย
นักวิเคราะห์ระบบ (SYSTEM ANALYST) ก็คงจะจับจุดนี้ได้ จึงนำคอมพิวเตอร์เข้ามารวบรวมข้อมูลด้านเกี่ยวกับกฎหมายเข้าไว้ในฐานข้อมูล
(DATA BASE) โดยจัดหมวดหมู่ที่ดี
คราวนี้ท่านทนายความที่รักของเราก็คงจะมีเวลาว่างมากขึ้นแล้ว เพราะเขาสามารถเรียกดูรายงายหรือข้อมูลที่ต้องการทุกอย่าง
ได้รวดเร็วขึ้นมาก แต่คอมพิวเตอร์มันคงจะเสียอย่างมากเลย ถ้าผู้ใช้ของมันใช้คอมพิวเตอร์เป็นเพียงเครื่องเก็บข้อมูลอย่างนี้
ดังนั้นท่านทนายความก็ยังสามารถเรียกข้อความบางตอนของคำพิพากษาหลายฉบับมาต่อกัน
และรวบเข้ากับความคิดเห็นหรือข้อมูลอื่นๆ เข้าเป็นเอกสารประกอบการพิจารณา
แต่บางครั้งข้อมูลเหล่านี้ อาจต้องการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ดีขึ้น (PRESENTATION)
อาทิ รูปกราฟหลายหลากสี เพื่อแสดงให้เห็นความแตกต่างของข้อมูลที่ท่านได้เพียรพยายามค้นคว้ามา
(ที่จริงแล้วคอมพิวเตอร์เป็นคนเก็บและนำมามอบให้คุณมากกว่า) หรือช่วยเตรียมแผ่นใส
เพื่อประกอบการบรรยายในรูปแบบที่สวยงาม
ถ้าคุณได้เดินเข้าไปชมสำนักงานกฎหมายนี้จนทั่ว คุณอาจจะมั่นใจในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
บังเอิญคุณกำลังต้องการหาสำนักงานกฎหมายดีๆ สักแห่ง เพื่อจ้างให้ทำคดีความสำคัญที่กำลังมี
คุณคงจะเลือกสำนักงานแห่งนี้แน่ เพราะคุณคงรู้สึกไว้วางใจการทำงานอย่างมีระบบและพร้อมเพรียง
และนี่ก็คงจะเป็นเหตุผลประการสุดท้ายที่สำนักงานกฎหมายทั้งหลายควรจะเริ่มหันมาดูตัวเอง
และอาจลองปฏิวัติตนเองเพื่อให้ดูทันสมัย อย่างสำนักงานแห่งอื่นดูบ้าง ก็ดีเหมือนกัน