กลวิธีการวางแผนงานอยางไหนจึงจะเหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทขนาดเล็กหรือบริษัทขนาดกลาง?
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแบบแผนและความสามารถของตัวผู้บริหาร (ซึ่งโดยมากมักได้แก่เจ้าของกิจการนั้น
ๆ) รวมไปจนถึงการเปิดโอกาสให้บุคลากรอื่นมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ เกี่ยวกับการจัดการมากน้อยเพียงใด
ตลอดจนความซับซ้อนของตัวธุรกิจเอง รวมทั้งปัจจัยอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้พิจารณาประกอบไปพร้อม
ๆ กันด้วย
วิธีการเช่นไรจะใช้ได้ผลมากกว่าระหว่างการวางแผนเพียงคร่าว ๆ (ตามความเห็นของเจ้าของบริษัทหรือความเห็นของผู้บริหาร)
กับการวางแผนงานอย่างเป็นระบบเต็มรูปแบบ (กำหนดเป้าหมาย, ขั้นตอน, งบประมาณ)
ทั้ง 2 วิธีนี้อาจใช้ได้ดีพอ ๆ กัน เพียงแต่จะต้องเลือกใช้โดยพิจารณาให้เหมาะแก่สภาพการณ์ที่แตกต่างกันออกไป
มิฉะนั้นแล้วแทนที่จะก่อให้เกิดผลดีบ้างก็อาจกลายเป็นผลเสียไปได้ ตัวแปรใดบ้างซึ่งส่งผลให้สภาพการณ์พลิกผันไปได้
คงไม่ระบุได้ว่าสิ่งใดเป็นปัจจัยหลักที่จะกำหนดสถานการณ์ เพราะทุกสิ่งล้วนส่งผลกระทบที่เกี่ยวเนื่องกันทั้งสิ้น
ลองมาพิจารณาถึงตัวแปรต่าง ๆ ต่อไปนี้กันดู
แบบแผนและความสามารถในการบริหาร แบบแผนและความสามารถที่จะเข้าใจกิจการของบริษัทอย่างรอบด้านของตัวผู้บริหารสูงสุดนั้นจัดเป็นปัจจัยสำคัญยิ่ง
ผู้บริหารที่มีความสามารถและปรารถนาจะเข้าใจรายละเอียดที่สำคัญ ๆ ทั้งเล็งเห็นได้แจ่มชัดว่ารายละเอียดเหล่านั้นเชื่อมโยงกันอย่างไร
จะเป็นผู้ที่คาดการณ์ล่วงหน้าได้แม่นยำกว่าผู้บริหารชนิดนี้ย่อมบริหารกิจการของบริษัทได้โดยไม่จำเป็นต้องเน้นแผนงานที่เป็นระบบแต่อย่างใด
ความสามารถของบรรดาบุคลากร หากบุคลากรในบริษัทมีขีดความสามารถต่ำ การวางแผนงานอย่างเป็นระบบก็จะมีประสิทธิผลเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
แต่ถ้าหากบริษัทมีผู้จัดการที่มีฝีมือช่วยในการร่วมตัดสินใจ ก็จะสามารถกำหนดแผนงานที่เป็นระบบไว้ได้ในระดับหนึ่งอย่างเด่นชัด
ในกรณีหลังนี้แผนงานจะเปิดโอกาสให้บุคลากรระดมความสามารถผลักดันกิจการของบริษัทให้รุดหน้าไปได้เป็นอย่างดี
ความซับซ้อนของธุรกิจแต่ละประเภท ธุรกิจประเภทธรรมดาเรียบง่ายไม่ซับซ้อนอะไร
อาจบริหารได้สะดวกโดยอาศัยเพียงสมองคนเดียวกับแผนงานที่ร่างไว้คร่าว ๆ ในกระดาษเท่านั้น
แต่สำหรับบุคคลเพียงคนเดียวแล้วย่อมเป็นเรื่องยากเย็นหากจะต้องยึดกุมทุกแง่มุมของกิจการที่พึ่งพาเทคโนโลยีชั้นสูง
มีตลาดที่หลากหลายซ้ำผันแปรฉับไวทั้งยังตกอยู่ในภาวะการแข่งขันอันเข้มข้นและความก้าวหน้าทางวิทยาการอันไม่หยุดยั้ง
ระดับความเข้มข้นของการแข่งขัน กิจการที่มีการแข่งขันบ้างเพียงเล็กน้อยย่อมไม่จำเป็นต้องเน้นการบริหารและวางแผนงานให้รัดกุมมากเท่ากับกิจการที่ต้องแข่งขันช่วงชิงกันทุกย่างก้าว
แต่ถึงแม้ระดับการแข่งขันจะต่ำก็อาจเตรียมพร้อมให้เป็นข้อได้เปรียบไว้แต่เนิ่น
ๆ ได้ โดยบริหารงานราวกับต้องเผชิญการแข่งขันอันแหลมคมในอีกเพียงแค่คืบเท่านั้น
ศักยภาพในการประเมินสถานการณ์ล่วงหน้า สำหรับการประเมินสถานการณ์ของบริษัทพึงตระหนักไว้เสมอว่า
การวางแผนงาน จะเป็นระบบมากน้อยเพียงใดก็ขึ้นอยู่กับเหตุ 2 ประการคือ มีผู้ร่วมวางแผนงานดังกล่าวเป็นจำนวนมากน้อยเพียงใดประการหนึ่ง
และได้ทำการประเมินตรวจสอบกันอย่างถี่ถ้วนเพียงใดอีกประการหนึ่ง สำหรับการตรวจสอบนั้นควรแยกแยะแจกแจงปัจจัยทั้งภายในและภายนอก
ที่มีผลกระทบต่อกิจการของบริษัทออกมาให้ชัดแจ้งเพื่อเพิ่มศักยภาพในการประเมินสถานการณ์ภายหน้าต่อไป
บทบาทการนำ แผนงานที่เป็นระบบอาจจะสมบูรณ์แบบเพียบพร้อม แต่บางครั้งก็ไม่อาจใช้ทดแทนบทบาทของผู้บริหารสูงสุดได้
ในกรณีที่แผนงานอันเป็นระบบรัดกุมของบริษัทใดมีประสิทธิภาพดีพอแล้ว ก็จะเห็นได้ว่าบริษัทจำเป็นต้องพึ่งพาทั้งแผนงานที่กำหนดไว้
และการบริหารงานของตัวผู้นำในอัตราที่ลงตัวเหมาะเจาะ
ความเข้าใจในการวางแผนงานอย่างเป็นระบบ ผู้บริหารระดับสูงรวมทั้งบุคลากรสำคัญ
ๆ ของบริษัทจำเป็นต้องเรียนรู้และศึกษาทำความเข้าใจกับการวางแผนงานอย่างเป็นระบบให้ลึกซึ้ง
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการวางแผนอย่างแท้จริง
การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ ปัจจัยซึ่งเป็นผลต่อการวางแผนงานอย่างที่สุดก็คือ
แผนงานที่กำหนดไว้นั้นมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงไร แผนงานนั้น ๆ จะเป็นระบบมากน้อยแค่ไหนมิใช่สิ่งสำคัญเท่ากับว่าแผนงานนั้นสอดคล้องกับสภาพการที่บริษัทประสบอยู่อย่างแท้จริงหรือไม่?
ผู้บริหารกิจการพึงแยกแยะให้ออกว่าการดำเนินยุทธศาสตร์ในระยะยาวของบริษัทนั้นแตกต่างไปจากการวางแผนเฉพาะหน้าในระยะสั้นเพียงชั่วหนึ่งปี
เพราะยุทธศาสตร์ระยะยาวย่อมมิได้เปลี่ยนไปทุกปี ๆ คุณจะสามารถประคับประคองกิจการของตนเอาไว้ได้ดีเพียงใดนั้น?
ก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณจับประเด็นหลักเกี่ยวกับธุรกิจที่ลงมือทำอยู่ได้ดีแค่ไหน?
คุณชัดเจนหรือไม่ว่าแนวโน้มของการแข่งขันจะเป็นอย่างไร และกิจการของคุณมีขีดความสามารถเพียงไร?
ทั้ง 2 ข้อนี้จะเป็นเครื่องกำหนดยุทธศาสตร์ระยะยาวของกิจการโดยจำเป็นต้องอาศัยการประเมินทบทวนอย่สงต่อเนื่อง
อย่างน้อยก็ต้องทำการตรวจสอบให้แน่ชัดไม่ต่ำกว่าปีละครั้ง
ส่วนในทางตรงกันข้าม แผนงานประจำปีก็เป็นเสมือนกลยุทธ์อันจะนำไปสู่ประสิทธิผลซึ่งจะปรากฏในระยะสั้น
ๆ ระหว่างที่ยุทธศาสตร์หลักดำเนินการไปอย่างยืดเยื้อยาวนาน
ปริมาณและโครงสร้างที่พอเหมาะของแผนงานสำหรับแต่ละบริษัทย่อมผิดแผกแตกต่างกันไปเป็นธรรมดา
ในการเลือกเฟ้นสิ่งที่เหมาะสมสำหรับกิจการของคุณการกำหนดจังหวะก้าวที่เป็นไปได้ในการวางแผนอาจเป็นประโยชน์อย่างดี
แม้ว่าจะแยกจากกันอยู่เป็นลำดับ แต่จังหวะก้าวเหล่านี้ก็สัมพันธ์สืบเนื่องกันอย่างแนบแน่น
การแสวงหาแนวทางสำหรับกิจการของคุณก็เคลื่อนไหวไปมาอยู่ระหว่างจังหวะก้าวเหล่านี้
โดยมีข้อควรปรับปรุงแก้ไขอื่น ๆ เป็นเครื่องพิจารณาประกอบไปด้วย
คุณรู้จักกิจการของตัวเองหรือเปล่า?
ก้าวแรกสุดของการวางแผนงานก็คือคุณต้องรู้จักและเข้าใจทะลุปรุโปร่งว่ากิจการของคุณคืออะไร?
และดำรงอยู่ในสภาพเช่นใดโดยแท้? ต้องรู้ให้ซึ้งถึงข้อเด่นอันเป็นหัวใจสำคัญของกิจการ
ต้องรู้ให้ละเอียดว่าลูกค้ากลุ่มใดเป็นผู้ซื้อสินค้าหรือบริการของเราและซื้อด้วยสาเหตุใดบ้าง?
การศึกษาฐานะและสภาพในปัจจุบันของบริษัทเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง มิฉะนั้นคุณอาจพลาดพลั้งวางแผนดำเนินการลงไปในเงื่อนไขที่ตัวเองยังไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้
เมื่อคุณตั้งความพยายามที่จะเข้าใจกิจการของตัวเอง ก็อาจจะเกิดคำถามขึ้นมาได้ว่า
ควรให้ใครรับผิดชอบงานส่วนนี้ดี?
เจ้าของบริษัทอุตสาหกรรมขนาดย่อมอาจสามารถรับผิดชอบงานในวงกว้างได้ด้วยลำพังตนเอง
กระนั้นก็พึงระลึกไว้บ้างว่าหากคุณมีบุคลากรระดับผู้จัดการที่มีศักยภาพพอจะเพิ่มความรับผิดชอบให้แก่เขาได้
ก็จงอย่าละเลยที่จะให้โอกาสเขามีส่วนร่วมในการศึกษากิจการของบริษัทด้วย ผู้จัดการด้านการตลาด
ย่อมต้องเข้าใจตลาดได้ดีและมีทรรศนะเกี่ยวกับการตลาดที่แจ่มชัดเป็น อาทิ
การพยายามสร้างความรับผิดชอบในกิจการของบริษัทเช่นนี้ อาจจะต้องอาศัยเวลานานหลายปีทีเดียว
นอกจากนี้แล้วคุณยังต้องพยายามที่จะเข้าใจทุกสิ่งซึ่งเป็นปัจจัยส่งผลกระทบต่อกิจการด้วย
ทั้งที่เป็นปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก การวางแผนให้ได้ดี จำเป็นต้องมีการรวบรวมข้อมูลก่อนเป็นพื้นฐาน
เพื่อช่วยให้สามารถรับผิดชอบได้ในมิติที่ลึกซึ้งลงไปอีก
ควรกำหนดท่าทีในการรวบรวมข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจกิจการให้เหมาะสม หากคุณมุ่งเสาะหาข้อมูลเพื่อช่วยยืนยันข้อสรุปที่ยึดมั่นอยู่แล้ว
คุณย่อมจบลงเพียงข้อสรุปเช่นเดิมนั้นและมีโอกาสจะเข้าใจอะไร ๆ คลาดเคลื่อนไปก็เป็นได้
ท่าทีที่ควรใช้ก็คือ "ยังไม่มีคำตอบตายตัว ความคิดยังเปิดกว้างอยู่"
มีแต่อาศัยท่าทีเช่นนี้เท่านั้นผู้บริหารจึงจะสามารถจัดการกับจุดอ่อนที่แฝงเร้นอยู่ในกิจการของตนได้จริงจัง
กิจการของคุณควรใช้แบบแผนการบริหารอย่างไร? ข้อนี้ก็ไม่มีคำตอบแน่นอนเช่นกัน
บางบริษัทอาจบริหารงานได้ดีโดยอาศัยความสามารถของตัวผู้บริหารเพียงลำพัง
ผู้บริหารบางรายอาจกำหนดกะเกณฑ์ และสั่งการได้โดยไม่ต้องเขียนร่างเป็นลายลักษณ์อักษรเลย
แต่ผู้บริหารอีกบางรายก็อาจใช้บันทึกช่วยจำที่แม้จะเขียนไว้เพียงหยาบ ๆ ก็ช่วยให้สามารถยึดกุมได้ทั้งแนวคิดหลักและรายละเอียดต่าง
ๆ รวมทั้งจุดที่ต้องใส่ใจให้มากเป็นพิเศษด้วย
สิ่งที่สำคัญมากสำหรับบริษัทที่แยกซอยภาระในการจัดการออกไปก็คือ ผู้จัดการงานแต่ละด้านแต่ละคนจะต้องเขียนสรุปผลการดำเนินงานในขอบเขตความรับผิดชอบของตนออกมา
เพื่อใช้เป็นแนวทางร่วมกันในการพิจารณากำหนดแผนงานต่อไป การรวบรวมผลการดำเนินงานโดยใช้วิธีพูดคุยซักถามนั้นสิ้นเปลืองเวลามากกว่า
ซ้ำยังรัดกุมน้อยกว่าวิธีเขียนสรุปเสียด้วย
เรื่องต่าง ๆ อันเป็นองค์ประกอบเกี่ยวกับกิจการขนาดย่อมเท่าที่นำมากล่าวเอาไว้นี้เป็นเพียงเพื่อชี้แนะแนวทางหนึ่งในการสร้างแผนงานธุรกิจขึ้นมา
โดยแจกแจงออกไปเป็นข้อ ๆ ว่าจะต้องทำความเข้าใจสิ่งใดให้ลึกซึ้งบ้างในเบื้องต้น
อย่างไรก็ตาม การกำหนดแผนงานสำหรับกิจการขนาดย่อมนั้นเป็นเรื่องที่เฉพาะเจาะจงอย่างยิ่งยวด
เป็นการคิดค้นจังหวะก้าวซึ่งได้รับแรงกระทบมาจากสถานการณ์และบุคลากรของบริษัทโดยตรง
ผู้ที่ยังไม่เคยมีประสบการณ์ในการวางแผนงานอย่างเป็นระบบก็ควรจะลองลงมือในส่วนย่อยเสียก่อน
เช่นเริ่มลงมือในแผนงานส่วนที่จะสามารถช่วยให้ตระหนักถึงปัญหาได้ก่อนในเบื้องต้น
กำหนดวัตถุประสงค์
เมื่อรวบรวมข้อมูลที่บ่งชี้ให้เข้าใจกิจการได้ดีเพียงพอแล้ว ก็สมควรจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของกิจการเอาไว้ด้วยเช่นกัน
เป้าหมายทางธุรกิจ การกำหนดวัตถุประสงค์ของกิจการจำเป็นต้องอยู่ในขอบข่ายของความเป็นไปได้
อาจกำหนดวัตถุประสงค์พื้นฐานไว้ใช้เป็นแนวทางกว้าง ๆ ก็ได้ แต่สำหรับวัตถุประสงค์ในการดำเนินการจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนได้ในแต่ละปี
เนื่องจากปัจจัยแวดล้อมในแวดวงธุรกิจย่อมแปรเปลี่ยนไปเรื่อย การเข้าใจสภาพของกิจการและวัตถุประสงค์ของกิจการจึงต้องสัมพันธ์กันไป
ทั้ง 2 สิ่งนี้คือจุดเริ่มต้นของแผนงาน
ผู้บริหารกิจการขนาดย่อมบางรายลงมือกำหนดวัตถุประสงค์ของกิจการตามลำพัง
หลายต่อรายก็ทำได้มีประสิทธิภาพเป็นอย่างสูง โดยอาศัยความเข้าใจในธุรกิจของตนอย่างลึกซึ้ง
รับฟังความเห็นจากบุคลากรที่สำคัญ จากลูกค้ารายสำคัญ ๆ นำมาผสมผสานกันเข้ากับสิ่งที่คิดว่าควรจะเป็นไปได้
คุณอาจกำหนดเป้าประสงค์เอาไว้ให้ต่างกันเป็น 2 ระดับ ระดับที่เลื่อนลอยมากกว่าสักหน่อยก็คือจุดหมายที่คุณตั้งไว้เพื่อก้าวไปให้ถึงในระยะยาว
คุณอาจจะต้องตอบคำถามว่าคุณคาดหมายอัตราการเติบโตของกิจการไว้อย่างไร? บัญชีงบดุลเท่าที่เป็นอยู่นี้จำเป็นต้องปรับปรุงให้มั่นคงขึ้นหรือไม่?
ผมตอบแทนจากการลงทุนจำนวนเท่าใดจึงจะเป็นที่พอใจสำหรับคุณ? การตอบคำถามเหล่านี้จะประกอบกันเป็นตัวกำหนดเป้าหมายอันเป็นส่วนที่
"เปราะบาง" ของวัตถุประสงค์รวม เป้าหมายนี้มิใช่ส่วนที่เราจะสามารถเป็นฝ่ายจัดการได้โดยง่าย
สำหรับการกำหนดเป้าหมายในระดับที่ 2 นั้น จะเป็นเครื่องชี้แนะทางบรรลุถึงเป้าหมายดังกล่าวข้างต้น
จุดประสงค์ที่ "มั่นคง" และแจ่มชัดเหล่านี้จะกำหนดยุทธวิธีในการดำเนินกิจการแต่ละด้านให้ลุล่วง
โดยถือเอาผลงานและความรับผิดชอบที่คำนวณได้เป็นเกณฑ์วัด การวางแผนระยะยาวจำเป็นต้องพิจารณาถึงทั้งวัตถุประสงค์เป้าหมาย
(ซึ่งเปราะบาง) และวัตถุประสงค์เฉพาะกิจ (ซึ่งมั่นคง) รวมไปพร้อม ๆ กัน ส่วนการวางแผนงานประจำปีนั้นอาศัยเพียงวัตถุประสงค์เฉพาะกิจเสียเป็ฯส่วนใหญ่
ผู้จัดการที่รับผิดชอบงานสำคัญ ๆ อาจเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์ด้วยก็ได้
อาจส่งเสริมให้ผู้จัดการระดับหัวกะทิได้ร่วมในการกำหนดจุดประสงค์ทั้งโดยลักษณะเอกเทศและลักษณะคณะวางแผนขนาดย่อย
บุคลากรเหล่านี้อาจอาศัยความเข้าใจในจุดประสงค์ของงานด้านที่แต่ละคนรับผิดชอบอยู่
มาร่วมกันคิดค้นถึงความเกี่ยวพันระหว่างจุดประสงค์ของงานแต่ละด้าน ซึ่งรวมกันเป็นวัตถุประสงค์ร่วมขึ้นมาได้
เป้าหมายส่วนตัว สำหรับในกรณีของบริษัทส่วนตัวที่ก่อตั้งขึ้นนั้น เป้าหมายส่วนตัวของเจ้าของกิจการ
(ไม่ว่าจะเป็นคนเดียวหรือหลายคนก็ตาม) ย่อมเข้าไปพัวพันกับวัตถุประสงค์ร่วมเป็นธรรมดา
ข้อได้เปรียบสำคัญประการหนึ่งซึ่งผู้บริหารที่เป็นเจ้าของกิจการเองมีก็คือ
สามารถจะบรรจุเป้าหมายส่วนตัวแทรกไว้ในวัตถุประสงค์รวมได้
ถึงกระนั้นการวางแผนให้เป็นส่วนตัวก็เป็นเรื่องยากยิ่ง ซ้ำร้ายกว่านั้นเจ้าตัวกิจการเองดูจะเป็นฝ่ายบงการมันเสียอีก
จุดเริ่มต้นของการลงทุนทำธุรกิจอาจจะเป็นการ "แบกรับภาระ" ก็จริง
แต่เมื่อกิจการเติบโตขึ้น (พร้อม ๆ กับวัยเจ้าของกิจการค่อยสูงขึ้น) แล้ว
ก็มีโอกาสที่จะตั้งเป้าหมายของตนตามใจชอบ และค่อยคะเนหาลู่ทางที่จะประสานเป้าหมายส่วนตัวนี้เข้ากับการกำหนดวัตถุประสงค์โดยรวม
มีคำถามทดสอบอยู่ข้อหนึ่งว่า คุณพยายามจะจัดวางเป้าหมาย และความต้องการส่วนตัวไว้อย่างเป็นระบบครั้งล่าสุดเมื่อไหร่?
หากไร้ซึ่งการวิเคราะห์ดังนี้ให้แจ่มแจ้งแล้ว เรื่องก็อาจลงเอยอย่างขัดแย้งในที
ระหว่างธุรกิจที่ "ประสบผลสำเร็จ" กับชีวิต "ไร้ความสำเร็จ"
อย่างน้อยก็พึงยึดกุมเป้าหมายส่วนตัวของคุณเอาไว้ให้มั่น…เริ่มโดยการกันบริษัทให้ออกห่างจากความคิดมากที่สุดเท่าที่จะทำได้
ต่อมาจึงค่อยพิจารณาถึงวัตถุประสงค์ทั้งส่วนที่ขัดแย้งและสนับสนุนกันระหว่างส่วนตัวกับส่วนรวม
หากพยายามหาหนทางให้ทั้ง 2 ส่วนประนีประนอมกันให้ได้เป็นอย่างดี
การประนีประนอมระหว่างวัตถุประสงค์ส่วนรวมกับเป้าหมายสว่วนตัวอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อนอย่างมาก
เมื่อมีสมาชิกจากอีกตระกูลหนึ่งหรือมีหุ้นส่วนในระยะยาวเข้ามาข้องแวะด้วย
ในกรณีนี้ไม่มีทางเลือกอื่นใดนอกจากต้องพยายามประคองกิจการให้อยู่รอดปลอดภัยท่ามกลางความขัดแย้งที่ดำรงอยู่
ซึ่งย่อมเป็นเครื่องบั่นทอนทั้งความรุ่งเรืองของชีวิตส่วนตัวและความรุ่งเรืองของธุรกิจไปพร้อม
ๆ กัน จึงควรวางแผนโดยชอบด้วยเหตุผลเป็นเบื้องต้น พยายามที่จะป้องกันเหตุอันจะนำไปสู่ความขัดแย้งเสียแต่ต้นมืออย่างจริงจัวจะดีกว่า
คุณเคยคิดในทำนองนี้บ้างไหมว่า "ให้ลูกชายสองคนเข้ามาช่วยร่วมกันทำธุรกิจของที่บ้านดีไหม
แบ่งให้ทั้งคู่เท่า ๆ กัน" หรือ "เกลอเก่ากับฉันร่วมเป็นหุ้นส่วนในกิจการนี้กันคนละครึ่ง"
แค่ฟังก็อาจจินตนาการถึงเรื่องวุ่นวายในอนาคตได้โดยง่ายเสียแล้ว การที่จะยึดกุมครอบครองกิจการเอาไว้ให้มั่นคงนั้นบางครั้งยังต้องอาศัยการวางแผนให้ดียิ่งกว่าการบริหารกิจการด้วยซ้ำ
ยังมีอีกหลายคำถามที่คุณควรขบคิด อาทิเช่น เมื่อไหร่เจ้าของผู้บริหารกิจการจึงจะได้รับผลตอบแทนกลับคืนในรูปของกำไรและผลประโยชน์?
ผลตอบแทนที่ว่านั้นจะได้รับมาอย่างไร? ควรวางแผนจัดการด้านการเงินและด้านบุคลากรอย่างไรดี?
ควรจะต้องวางแผนเผื่อไว้ล่วงหน้าในกรณีที่กิจการซวดเซลงด้วยไหม?
ประเมินความเป็นไปได้และกำหนดแผนการดำเนินงาน
ขั้นตอนที่ 1 คือการเข้าใจในตัวกิจการและปัจจัยแวดล้อมทั้งมวล ขั้นที่
2 คือกำหนดวัตถุประสงค์ บัดนี้ก็มาถึงขั้นที่ 3 คือการดำเนินการ การชั่งน้ำหนักแล้วตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุด
ในการดำเนินการและการตัดสินใจเลือกนั้นย่อมมีความสุ่มเสี่ยงปะปนอยู่ด้วยเสมอ
ข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ จะเป็นเครื่องช่วยป้องกันการผิดพลาดได้ การสำรวจความต้องการของผู้ซื้อเป็นข้อมูลสามัญที่ต้องเตรียมไว้
รวมไปถึงการวางแผนด้านเทคโนโลยีด้วยอย่าเริ่มต้นด้วยความเสี่ยงกับสภาพเศรษฐกิจ
สำหรับในธุรกิจบางแขนงแล้วความเสี่ยงกับภาวะเศรษฐกิจอาจเป็นเรื่องสาหัสเกินกว่าจะรับไหว
ถ้าหากคุณตัดสินใจว่าจะไม่วางแผนงาน ลองพิจารณาเหตุผลอีกแง่หนึ่งดูเสียก่อนเป็นไร
ถ้ากิจการของคุณต้องประสบปัญหาในการประคับประคองฐานะไว้ หรือถ้ากิจการกำลังไปได้สวยและคุณต้องการให้มันก้าวหน้ายิ่งขึ้น
คุณย่อมมีทางเลือกปฏิบัติได้ 2 อย่างคืออาจต้องทุ่มเททำงานแบบที่ทำมาแต่เดิมให้หนักขึ้น
หรือไม่อีกอย่าง คุณก็อาจถอยไปตั้งหลักสักก้าว เพื่อจะสำรวจดูให้แน่ว่าจะทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นได้อย่างไร
และคุณได้พลาดโอกาสใดไปบ้างหรือไม่ นี่คือบทบาทที่สมดุลระหว่างการบริหารงานกับการวางแผนงาน
การประเมินผลและวางแผนงานอย่างเอาจริงเอาจัง จะช่วยขยายทัศนะตัวคุณและบุคลากรระดับบริหารให้กว้างขวางขึ้น
ช่วยให้แต่ละคนมีโอกาสแสวงหารูปแบบใหม่ ๆ ในการดำเนินการ และผลที่สุดก็ย่อมได้ข้อสรุปที่เป็นแผนงานชัดเจนออกมาว่าบริษัทควรก้าวรุดหน้าต่อไปในแนวทางเช่นไร
การติดตามการดำเนินงานและผลที่ปรากฏ
ถ้าหากแผนงานทำได้เพียงชี้ให้เห็นว่าคุณจะไปถึงที่ไหนเท่านั้นล่ะก็ คุณไม่จำเป็นต้องมีแผนงานก็ได้
แผนงานของคุณควรระบุไว้ด้วยว่าคุณจะไปถึงที่นั่นได้อย่างไร รายละเอียดต่าง
ๆ เช่นว่าใครรับผิดชอบงานชิ้นใดในช่วงเวลาไหนควรกำหนดไว้เป็นแผนภูมิชัดเจน
ควรมีแผนงานสนับสนุนเผื่อไว้สำหรับผลลัพธ์ใดๆ ก็ตามที่อาจสนองตอบต่อโครงการที่ผลักดันออกไป
ตามปรกติก็ต้องมีการจัดทำงบประมาณประจำเดือน โดยแยกย่อยลงไปตามขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย
ผู้จัดการงานแต่ละด้านควรคำนวณตัวเลขออกมาเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อประเมินผลว่าการดำเนินการแต่ละด้านเป็นไปตามแผนงานอย่างราบรื่นหรือไม่อย่างไร
ตัวเลขโดยละเอียดเหล่านี้ล้วนสามารถนำมาใช้ตรวจสอบได้อย่างจริงจัง หากจำเป็นจะต้องทำการแก้ไขปรับปรุงงานขึ้นมา
การควบคุมและติดตามผลงานการดำเนินการในอีกรูปแบบหนึ่งก็คือ วางมาตรฐานของผลงานเอาไว้ให้แน่ชัดทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ
เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าการทำงานของตนนั้นบรรลุผลตามแผนงานมากน้อยเพียงใด
เมื่อแต่ละคนรับรู้ว่าผลงานที่ตัวทำไปต่ำกว่าหรือสูงกว่ามาตรฐานแล้ว ก็จะช่วยให้เกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานทั้งโดยส่วนตัวและทั้งคณะทำงานซึ่งล้วนเป็นส่วนหนึ่งในแผนงาน
สิ่งใดคือหลุมพราง
หลุมพรางที่ซ่อนหลบอยู่ในการวางแผนงานที่เป็นระบบมีอยู่หลายข้อดังต่อไปนี้
แผนงานจอมปลอมซึ่งมิได้สอดคล้องกับความจริง โดยปรกติก็มักจะเนื่องจากการที่ลูกน้องพยายามจะเอาใจเจ้านาย
จึงพยายามทำสิ่งที่เดาว่าเจ้านายคงชอบใจ
ละเลยฐานตลาดที่ครอบครองอยู่โดยไม่แสวงหาลู่ทางใหม่ ๆ ให้ต่อเนื่อง
นิ่งนอนใจใน "วงจรแผนงาน" ที่ดำเนินสืบเนื่องไป
ใช้การวางแผนงานเป็นวิธีแก้ปัญหากะทันหัน
วางแผนงานโดยบรรจุรายละเอียดจุกจิกเกินไปจนแผนงานนั้นไร้ประสิทธิภาพ
ไม่อาจชักจูงให้บุคลากรสำคัญ ๆ ทำงานประสานกันได้
แผนงานนั้น ๆ ขาดความยืดหยุ่นผ่อนปรน
มิได้ตระหนักล่วงหน้าถึงผลกระทบอันกว้างขวางของการวางแผนงาน
โดยสรุป สำหรับคุณทั้งหลายที่ปรารถนาจะผลักดันกิจการของบริษัทและของตัวคุณเองให้บรรลุถึงการวางแผนงานอย่างเป็นระบบแล้ว
คาถาประจำใจคุณก็คือ "อดทนเข้าไว้" การจะพัฒนาองค์กรซึ่งสัมพันธ์กับพฤติกรรมมนุษย์จำนวนไม่น้อยเช่นนี้เป็นเรื่องละเอียดอ่อน
ไม่อาจด่วนทำได้โดยง่ายเลย
ค่อย ๆ เลือกสรรรูปแบบการวางแผนอย่างเป็นระบบที่สอดคล้องเหมาะสมกับกิจการของคุณเองโดยเฉพาะเถิด
บางทีอุปสรรคสำคัญที่คุณกำลังสับสนอยู่อาจจะต้องอาศัยการแยกแยะความแตกต่างระหว่างแนวความคิดในการดำเนินยุทธศาสตร์ระยะยาว
ซึ่งเรียกได้ว่าเป็นหัวใจกิจการของคุณกับแนวความคิดในการวางแผนงานประจำปีก็เป็นได้
การที่กิจการขนาดย่อมจะฝ่ากระแสเศรษฐกิจอันเชี่ยวกรากไปได้ ดูทีจะต้องใช้แผนงานที่เรียบง่ายสามัญแต่แจ่มชัดว่าจะใช้ปัจจัยหลากหลายที่แวดล้อมให้เป็นประโยชน์ใช้สอยทรัพยากรเท่าที่มีอยู่อย่างไร
ในกาลข้างหน้าไม่ว่าจะเป็นปีที่ตกต่ำหรือปีที่รุ่งโรจน์ก็ตาม ผู้ที่วางแผนเตรียมพร้อมย่อมรับมือได้ดีกว่าเสมอ