มองวิธีบริหารความรู้แบบเก่าด้วยมุมมองใหม่
"Communities of Practice" คืออะไร คณะผู้แต่งซึ่งล้วนเป็นที่ปรึกษาองค์กรผู้มีประสบการณ์สูง
และผู้เชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าว เขียนไว้ว่า คือ "กลุ่มของคนที่มีความวิตกกังวลหรือปัญหาร่วมกัน
หรือสนใจในเรื่องเดียวกัน โดยที่สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะสามารถเพิ่มพูนความรู้
และความชำนาญในการแก้ไขปัญหานั้นๆ หรือในเรื่องนั้นๆ จากการมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างสมาชิกอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ"
กลุ่ม "แบ่งปันความรู้" ซึ่งเกิดขึ้นอย่างไม่เป็นทางการนี้ อาจเป็นได้ตั้งแต่กลุ่มของวิศวกรที่มารวมกลุ่มกันเพื่อพูดคุยถึงปัญหาต่างๆ
ที่พวกเขาพบในการทำงาน ไปจนถึงกลุ่มพ่อบ้านแม่บ้านที่มานั่งดูทีวีไปพลาง
คุยกันไปพลางถึงเคล็ดลับการเลี้ยงลูกของแต่ละคน
จะเห็นว่า กลุ่มแบ่งปันความรู้ หาได้จำเป็นต้องเป็นการรวมกลุ่มของคนที่ทำงานด้วยกันทุกวันไม่
หากแต่เป็นใครก็ได้ที่เห็นว่าการรวมกลุ่มแบบนี้มีประโยชน์ ในแง่ที่ทำให้พวกเขาได้รับความรู้เพิ่มขึ้น
จากการพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการนั้น เพราะเมื่อพวกเขาได้มาพบปะสังสรรค์พูดคุยกัน
พวกเขากำลังแลกเปลี่ยนแบ่งปันข้อมูล เคล็ดลับ และความเข้าใจในเรื่องต่างๆ
ช่วยเหลือ กันและกันในการแก้ปัญหาของแต่ละคน และได้มีโอกาสพูดคุยกันถึงความต้องการหรือความวิตกกังวลที่พวกเขามีร่วมกัน
กลุ่มแบ่งปันความรู้มีประวัติความเป็นมาอย่างยาวนาน และเป็นวิธีพื้นฐานที่มนุษย์เราใช้ในการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดและมุมมอง
ในประเด็นหรือองค์ความรู้ต่างๆ มานานแล้ว ในยุคกลาง สมาคมช่างต่างๆ ก็คือรูปแบบของการรวมกลุ่มแบบนี้
และทำหน้าที่เป็นกลุ่มแบ่งปันความรู้ของช่างฝีมือในยุโรป
มาถึงยุคปัจจุบัน การรวมกลุ่มในลักษณะนี้มีให้เห็นทุกหนทุกแห่ง และเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา
เพียงแค่คนที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกันได้มาพบและพูดคุยกันในสิ่งที่พวกเขาสนใจร่วมกัน
สมาชิกของกลุ่มจึงมีทั้งที่เป็นขาประจำและขาจร
ผู้แต่งชี้ว่า กลุ่มแบ่งปันความรู้คือวิธีบริหารความรู้แบบเก่าที่ยังสามารถใช้ได้ดีในยุคปัจจุบัน
และควรจะได้รับการส่งเสริมให้มีบทบาทสำคัญในธุรกิจสมัยใหม่ ในยุคที่เศรษฐกิจใช้ความรู้เป็นฐานการเติบโตอย่างยุคนี้ด้วย
ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องผลักดันให้เกิดกลุ่มแบ่งปันความรู้อย่างเป็นระบบทั่วทั้งองค์กร
ตามให้ทันการเปลี่ยนแปลง
กุญแจความสำเร็จในยุคที่โลกเข้าสู่เศรษฐกิจความรู้คือ ทำอย่างไรจึงจะทำให้เรามีความรู้ที่ทันสมัยอยู่เสมอ
รู้วิธีที่จะใช้ความรู้นั้นให้เป็นประโยชน์ ทำอย่างไรจึงจะนำความรู้นั้นมาเพิ่มความแข็งแกร่งให้แก่การปฏิบัติงาน
และทำอย่างไรจึงจะสามารถกระจายเผยแพร่ความรู้นั้นไปทั่วทั้งองค์กร เนื่องจากความรู้ในทุกวันนี้มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้นทุกวัน
ในขณะที่เศรษฐกิจความรู้ก็กำลังขยายตัวไปทั่วโลก
ผู้แต่งจึงชี้ว่า ขณะนี้องค์กรกำลังต้องการให้มีกลุ่มแบ่งปันความรู้หลายๆ
กลุ่มในองค์กร เพื่อให้ครอบคลุมความรู้ที่สำคัญๆ ทุกอย่างในปัจจุบัน โดยแต่ละกลุ่มจะต้องมุ่งความสนใจไปที่ประเด็นความรู้สำคัญๆ
ประเด็นใดประเด็นหนึ่ง ทั้งนี้ก็เพื่อตามให้ทันการเปลี่ยนแปลงของยุคนี้
กลุ่มแบ่งปันความรู้จะมีบทบาทสำคัญอย่างมาก ในการเพิ่มพูนความได้เปรียบในการแข่งขันและความสำเร็จในขอบข่ายทั่วโลกของบริษัท
แม้กระทั่งในเรื่องของการสรรหาบุคลากร ทั้งนี้เพราะกลุ่มแบ่งปันความรู้เกิดขึ้นได้
เพราะความรู้มิใช่เป็นเพียงเรื่องเฉพาะบุคคลเท่านั้น แต่ยังมีมิติในเชิงสังคมด้วย
ผู้จัดการมีหน้าที่ที่จะต้องมองเห็นคุณค่าของมิติเชิงสังคมของกลุ่มแบ่งปันความรู้
และควรตระหนักว่า "โครงสร้างแบบเดิมๆ ของบริษัทไม่มีความสามารถพอที่จะแก้ไขปัญหาที่สัมพันธ์กับความรู้ได้อย่างมีประสิทธิผล
อย่างที่ทำได้กับการแก้ไขปัญหาเชิงประสิทธิภาพและความรับผิดชอบ"
ผู้แต่งชี้ว่า กลุ่มแบ่งปันความรู้ต่างหากที่เป็นโครงสร้างเชิงสังคมที่สมบูรณ์แบบที่สุด
ที่ควรจะนำมาใช้ในการ "ดูแล" ความรู้ ผู้จัดการสามารถจะช่วยให้เกิดกลุ่มเช่นนี้ขึ้นได้
ด้วยการมอบหมายความรับผิดชอบให้แก่กลุ่มพนักงานที่เป็นผู้ผลิต และแบ่งปันความรู้ในเรื่องเดียวกัน
และด้วยการปลูกฝังการรวมกลุ่มทางสังคมแบบนี้ให้มีขึ้นในองค์กรอย่างเป็นปกติ
เพื่อให้กลุ่มเหล่านี้ทำหน้าที่ "หล่อเลี้ยงความรู้ให้งอกงามเติบโต"
หลากหลายรูปแบบของกลุ่มแบ่งปันความรู้
กลุ่มแบ่งปันความรู้หนึ่งๆ อาจประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญเพียงไม่กี่คน หรือมีสมาชิกเป็นร้อยๆ
คนก็ได้ แต่ถ้าเป็นกลุ่มที่มีขนาดใหญ่ควรจะต้องมีการแบ่งซอยเป็นกลุ่มย่อยๆ
หรือประเด็นย่อยๆ ทั้งนี้เพื่อเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมแบ่งปันความรู้ของตนแก่กลุ่ม
บางกลุ่มอาจมีอายุแค่ไม่กี่ปี ในขณะที่บางกลุ่มกลับมีอายุยืนยาวนับร้อยๆ
ปี โดยเฉพาะกลุ่มที่มีการส่งต่อทักษะกันจากคนรุ่นหนึ่งสู่อีกรุ่นหนึ่งอย่างไม่ขาดสาย
กลุ่มแบ่งปันความรู้อาจไม่ต้องพบหน้ากันแต่ใช้การติดต่อสื่อสารผ่าน e-mail
หรืออาจเป็นกลุ่มที่พบหน้าค่าตากันเป็นประจำก็ได้ สมาชิกอาจเป็นคนที่ทำงานในสายงานเดียวกัน
หรืออาจมีภูมิหลังที่แตกต่างกันก็ได้ แต่ไม่ว่าจะมีความหลากหลายเพียงใดก็ตาม
ทุกๆ กลุ่มจะมีโครงสร้างหลักที่เหมือนกันอยู่ 3 ประการคือ
1. ขอบเขตความรู้ของกลุ่ม สมาชิกทุกคนของกลุ่มจะต้องมีความรู้ในเรื่องเดียวกัน
ยิ่งขอบเขตความรู้ของกลุ่มชัดเจนมากเท่าไร กลุ่มก็จะยิ่งแม่นยำในวัตถุประสงค์ของกลุ่มมากเท่านั้น
ซึ่งย่อมเป็นประโยชน์ต่อผู้ถือหุ้นของบริษัท
2. มีความเป็นกลุ่มสังคม กลุ่มจะต้องมีลักษณะเป็นเครือข่ายสังคมแห่งการเรียนรู้
กลุ่มแบ่งปันความรู้ที่เข้มแข็งจะส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์กัน และการสร้างความสัมพันธ์กันระหว่างสมาชิก
โดยมีพื้นฐานอยู่บนความเคารพนับถือและความไว้วางใจซึ่งกันและกัน
3. มีแนวทางสำหรับปฏิบัติได้จริง กลุ่มเป็นที่รวมของกรอบความคิด ความคิด
เครื่องมือ ข้อมูล รูปแบบการแก้ปัญหา และเอกสารต่างๆ ที่สมาชิกนำมาแบ่งปันแลกเปลี่ยนกัน