นับตั้งแต่วันที่ 14 กันยายนที่ผ่านมา เป็นอีกวันหนึ่งที่มีความหมายต่อบรรดาพนักงานฝ่ายการตลาด และฝ่ายบริการของไอบีเอ็ม ประเทศไทยทั้ง 220 คน เพราะไม่ได้เป็นเพียงวันแรกที่พวกเขาจะย้ายมาอยู่ชั้นที่ 13 สำนักงานของไอบีเอ็ม แต่ยังเป็นวันที่พวกเขาเหล่านั้นจะไม่มีโต๊ะทำงานที่นั่งประจำเหมือนอย่างเคยอีกต่อไป

ทุกครั้งที่เข้ามายังสำนักงาน พนักงานจะต้องไปที่จอมอนิเตอร์ด้านหน้าสำนักงาน เพื่อ sign in เข้าสู่ระบบ ด้วยการเลือกชื่อของตัวเอง และที่นั่งที่ต้องการ จากนั้นระบบจะโอนหมายเลขโทรศัพท์ไปยังที่นั่งที่ถูกเลือกไว้ เช่นเดียวกับการจองห้องประชุมและระบบสื่อสารอื่นๆ

แม้ระบบจะถูกออกแบบมาให้เลือกที่นั่งได้ตามใจชอบ แต่เพื่อความคล่องตัวในการทำงาน พนักงานฝ่ายเดียวกันจะถูกจัดให้นั่งในสัดส่วนเดียวกัน จนกว่าที่นั่งเต็มระบบจึงจะจองที่นั่งในโซนที่เหลืออีก 2 โซนให้แทน

และนี่ก็คือบางส่วนของ mobile office ระบบการจัดการสำนักงานรูปแบบใหม่ ที่ไอบีเอ็มทยอยนำมาใช้กับสำนักงานต่างๆ ทั่วโลกอย่างต่อเนื่องตลอดหลายปีมานี้ ในภูมิภาคเอเชีย เริ่มต้นที่สิงคโปร์ประเทศแรกที่ทำมาแล้ว 3 ปี ตามมาด้วยมาเลเซีย ฟิลิป ปินส์ อินโดนีเซีย สำหรับไทย เป็นประเทศในกลุ่มสุดท้ายของการปรับเปลี่ยนเข้าสู่ระบบการทำงานแบบใหม่

การอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการเคลื่อน ไหวตลอดเวลา ทำให้ไอบีเอ็มจำเป็นปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ระบบ moblie office เป็นอีกส่วนหนึ่งของการเตรียมพร้อมที่ว่านี้

เวลาส่วนใหญ่ของทีมงานด้านการตลาด ที่ต้องใช้ไปในการติดต่อและดูแลลูกค้า ฝ่ายบริการที่ต้องออกไปให้บริการติดตั้งและแก้ปัญหาให้กับลูกค้าตามสำนักงานของลูกค้า

"เมื่อไม่ต้องอยู่ในสำนักงานแล้ว ทำไมต้องมีโต๊ะ มีเก้าอี้ตามจำนวนพนักงาน"

สิ่งที่ทุกคนคาดหมายว่าจะได้รับจากการนำระบบการจัดการสำนักงานแบบ moblie office ก็เพื่อลดค่าใช้จ่ายของการใช้สำนักงานลง รวมทั้งผลพลอยได้ที่จะต้องตามมาก็คือ ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานที่เพิ่มขึ้น

เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว ระบบ mobile office จึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับสัดส่วนของโต๊ะทำงาน หรือเก้าอี้นั่งที่ลดลงเท่านั้น แต่ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยของระบบงานและการออกแบบภายในที่ต้องจัดทำขึ้นอย่างรัดกุม ยืดหยุ่น แม้กระทั่งการตกแต่งภายใน ก็เป็นปัจจัยที่จะมองข้ามไม่ได้

การจัดทำ mobile office จึงไม่ได้ขึ้นตรงกับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่จะเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก Human resource ทีมการตลาดและบริการ ทีม Global service และทีมงานด้านเรียลเอสเตท

การปรับสู่ mobile office ของไอบีเอ็ม ไม่ใช่เรื่องของการปรับเปลี่ยนระบบไอทีหลังบ้าน แต่เป็นเรื่องของการสร้าง input ที่จะทำให้พนักงานเข้าสู่ระบบ และการบริหารพื้นที่สำนักงานอย่างเห็นผล จะขึ้นอยู่กับการ กำหนดสัดส่วนระหว่างจำนวนพนักงานและที่นั่งในสำนักงานเป็นตัวตั้ง ซึ่งในไทยจะเริ่ม ด้วยอัตราส่วนที่นั่งต่อพนักงาน 1:2

เงินทุน 17 ล้านบาท ถูกใช้ไปกับการจ้างอินทีเรียดีไซน์ ติดตั้งโต๊ะทำงาน 110 work station ที่มีอุปกรณ์เครื่องเขียน โทรศัพท์ สายไฟ และต่อจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ไอบีเอ็ม Thinkpad โน้ตบุ๊ค เพื่อต่อเชื่อมเข้ากับระบบ ethernet LAN เพื่อรองรับพนักงานในฝ่ายการตลาดและบริการ 220 คน ที่จะเป็นกลุ่มแรกที่จะมาใช้ระบบการจัดการสำนักงานแบบใหม่

การบริหารพื้นที่สำนักงานในระบบ mobile office ทำขึ้นผ่านระบบ FlexiMove ระบบซอฟต์แวร์ที่ไอบีเอ็มพัฒนาขึ้นมาใช้เอง

ในแต่ละวัน หลังจากพนักงานเหล่านี้ sing in เพื่อจองที่นั่งระบบการจองที่เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ จะโอนคู่สายไปยังที่นั่งของ พนักงานคนนั้นทันทีที่เขาไปถึงโต๊ะทำงานพร้อมกับโน้ตบุ๊คที่ต่อเชื่อมเข้ากับอินเทอร์เน็ต ผ่านเครือข่าย ethernet LAN เพื่อเข้าสู่ระบบ ฐานข้อมูลภายในได้ทันทีที่พวกเขาเริ่มต้นทำงาน

สำหรับไอบีเอ็มแล้วประสบการณ์ในเรื่องระบบงานจึงไม่ได้เป็นอุปสรรคเท่ากับ การสร้างการยอมรับของพนักงาน "เป็นสิ่งที่เราห่วงมากที่สุด" ทรงธรรม เพียรพัฒนาวิทย์ กรรมการผู้จัดการ ไอบีเอ็ม ประเทศไทย บอก

ตลอด 3-4 เดือนก่อนการใช้งานจริง จึงเป็นเรื่องของการทำ "โปรโมชั่น" ทุกรูปแบบ การปิดโปสเตอร์ชวนเชิญ โทรทัศน์วงจรปิดรายละเอียด เรียกประชุมพนักงาน โดยมีผู้บริหารของไอบีเอ็มทุกคนมาร่วมในการตอบข้อสงสัยต่างๆ รวมถึงการมีโปรแกรม นำข้อคิดเห็นของพนักงานเพื่อนำมาปรับปรุง ในทุกๆ 3 เดือน

การออกแบบภายในเป็นปัจจัยสำคัญ ของการจัดการสำนักงานในรูปแบบใหม่ "ทำให้คนทำงานรู้สึกกระฉับกระเฉง คล่องตัว"

เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วการให้รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดสำนักงานรูปแบบใหม่ แม้กระทั่งรูปภาพที่ถูกเลือกมาประดับบนฝาผนังในห้อง "ไซเบอร์คาเฟ่" ที่ไม่ได้เป็นเพียงห้องพักผ่อนเท่านั้น แต่เป็นสถานที่ที่พนักงานจะเชื่อมต่อเข้าสู่ฐานข้อมูล เพื่อทำงานได้ทันที

เช่นเดียวกับการกำหนดโซนที่ล้วนแต่มีความหมาย โซนสีส้มที่มีชื่อ execute เป็นสิ่งที่บอกกับพนักงานถึงการลงมือปฏิบัติ เช่น เดียวกับโซน win ที่มีความหมายถึงพนักงาน ทุกคนต้องทำให้ได้ และ team ที่มีความหมายถึงต้องลงไปทำร่วมกัน

"เป็นสิ่งแปลกใหม่ที่ต้องสร้างการเรียนรู้ ยังเร็วเกินไปที่จะบอกถึงผลที่ได้รับ" ทรงธรรมบอก "แต่อย่างน้อยเราจะประหยัด ไปได้ 17 ล้านบาท"

ไอบีเอ็มนั้นเป็นผู้เช่ารายใหญ่ในตึกไอบีเอ็ม ริมถนนพหลโยธิน ที่ไอบีเอ็มครอบครองพื้นที่เช่ามากกว่า 4 ชั้น เพื่อรองรับกับพนักงาน 530 คน และหากใช้ระบบจัดการสำนักงานรูปแบบเดิม การมีทีมงานการตลาด และบริการ 220 คน ไอบีเอ็มจะต้องเสียเงินค่าเช่าเพิ่มขึ้นอีก 1 ชั้นครึ่ง ระบบ mobile office ทำให้ไอบีเอ็มประหยัดลงไปได้ทันทีหนึ่งชั้น

แน่นอนว่า ผลพวงที่พวกเขาคาดหวังว่าจะตามมาในภายหลัง ก็คือ ประสิทธิภาพในการทำตลาดที่ดีขึ้น

"พนักงานจะทำงานใกล้ชิดกับลูกค้ามากขึ้น และเมื่อลูกค้าได้รับบริการดี ย่อมหมายถึงยอดขายที่เพิ่มขึ้น ไม่ใช่อยู่ในออฟฟิศ กินกาแฟ" ทรงธรรมบอกถึงผลดี

ในเร็วๆ นี้ พนักงานที่ต้องทำงานประจำที่เหลืออยู่ 300 กว่าคน เช่น แผนกการเงินบัญชี ก็กำลังไปสู่ระบบ open concept เป็นการบริหารพื้นที่สำนักงานในอีกรูปแบบหนึ่ง เพื่อประหยัดพื้นที่สำนักงาน ให้สามารถรองรับจำนวนพนักงานมากขึ้นในพื้นที่เท่าเดิม ภายใต้แนวคิดสำนักงานที่ต้องไม่หยุดนิ่ง ที่ยังคงต้องเดินหน้าต่อไป