ห้องทำงานและโต๊ะทำงานสำหรับที่นี่เป็นเพียงเครื่อง อำนวยความสะดวกอย่างหนึ่งที่จะต้องถูกใช้ประโยชน์สูงสุด ไม่มีการกำหนดที่นั่งตายตัว หรือการบ่งบอกถึงสถานภาพของ คนทำงาน ผู้บริหารระดับผู้จัดการหรือรองกรรมการอาจมีเพียงห้องทำงานขนาดเล็กที่มีแค่โต๊ะ เก้าอี้ และเครื่องเขียนที่จำเป็นเท่านั้น

เช่นเดียวกับบรรดา Analist และ Consultant จะไม่มีห้องทำงานส่วนตัวที่นั่งประจำเหมือนกับองค์กรธุรกิจทั่วไป หากวันไหนที่พวกเขาต้องการห้องเป็นสัดเป็นส่วน สิ่งที่ต้องทำ ก็คือ การ "จอง" ผ่านระบบออนไลน์ในวันรุ่งขึ้นห้องทำงานเหล่านี้จะมีพนักงานคนอื่นเข้ามาใช้งาน ว่าไปแล้วก็ไม่ต่างไป จากระบบการจองโรงแรม และนี่เอง จึงเป็นที่มาของคำว่าระบบ hoteling

ระบบ hoteling เป็นส่วนหนึ่งของการ จัดการสำนักงานรูปแบบใหม่ที่ใช้ชื่อว่า new work place ที่ Accenture ริเริ่มขึ้นเมื่อ 4 ปีที่แล้ว เพื่อให้สอดคล้องกับวิถีการทำงานยุคใหม่

แรงขับดันที่ทำให้บริษัทที่ปรึกษาข้าม ชาติแห่งนี้ ต้องหันมาปฏิรูปไปสู่ระบบการจัดการสำนักงานแบบใหม่ มาจากธรรมชาติ ของธุรกิจของการเป็นที่ปรึกษา ที่ทีมงานส่วนใหญ่จะออกทำงานนอกสถานที่ ไปนั่งทำงานในสำนักงานของลูกค้ามากกว่าจะนั่ง ประจำออฟฟิศ

"เรามีเรื่องของ mobility staff ค่อนข้าง สูง" เหตุผลที่ปิลันยา ปัตตะพงศ์ รองกรรมการบริษัท Accenture บอกกับ "ผู้จัดการ"

หากเป็นการจัดสำนักงานในแบบเก่า เมื่อพนักงานส่วนใหญ่ต้องออกไปทำงานนอก สำนักงาน ผลก็คือ การมีพื้นที่ว่างแต่ไม่มี พนักงาน แต่การจัดการสำนักงานยุคใหม่ สิ่งเหล่านี้จะต้องไม่เกิดขึ้น

ปิลันยาเป็นผู้บริหารที่รับผิดชอบระบบการจัดการสำนักงานของ Accenture ใน ภูมิภาคเอเชีย 9 ประเทศใน 10 ประเทศ ในการขับเคลื่อน ไปสู่ระบบ new work place ที่เป็นเรื่องของการจัดการสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ

นอกเหนือไปจากรูปแบบการทำงานที่ไม่อยู่กับที่ แล้ว ลักษณะของงานที่นี่ยัง เป็นการทำงานร่วมกันระหว่าง ทีมงานทั่วโลก นั่นหมายความ ว่า ออฟฟิศของ Accenture ใน 46 ประเทศทั่วโลก จะมีระบบที่จะรองรับกับความต้อง การของพนักงานของ Accen- ture ที่จะต้องเดินทางมาใช้สำนักงานได้ เช่นเดียวกับที่พวกเขาใช้ในบ้านของตัวเอง

นี่ก็เป็นส่วนหนึ่งของ การเคลื่อนย้ายเข้าสู่ระบบ new work place ซึ่งเป็นการ เคลื่อนย้ายเข้าสู่ยุคที่ 3 ของระบบการจัดการสำนักงานแบบใหม่ ที่พวกเขาใช้เวลามาแล้วไม่ต่ำกว่า 4 ปีเต็ม

การเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ระบบ new work place ไม่ใช่เรื่องของการออกแบบสำนักงาน เท่านั้น สำหรับปิลันยาแล้ว มันหมายถึงการเปลี่ยนแปลงที่เป็น "paradigm" ของแนวคิด ในการจัดการสำนักงานยุคใหม่ จำเป็นที่ต้อง อาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย

งานเริ่มแรกของเธอ ก็คือ การศึกษาถึงลักษณะและรูปแบบของความต้องการในการใช้สำนักงานภายใต้เนื้อที่ของสำนักงาน ที่มีอยู่อย่างจำกัด ขั้นตอนนี้ต้องใช้เวลามาก กว่า 1 ปี เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการออกแบบ สำนักงาน

ปัจจุบัน สำนักงานของ Accenture ทั่วโลก ได้ปรับเปลี่ยนจากระบบการจัดการสำนักงานแบบดั้งเดิมไปสู่ระบบ just in time ซึ่งนับเป็นยุคที่ 2 ของการจัดการสำนักงาน แต่การเคลื่อนย้ายเข้าสู่ระบบ new work place อยู่ระหว่างการเริ่มทยอยติดตั้งในบาง ประเทศ ที่ยังมีเงื่อนไขที่แตกต่างกัน

"เราทำทุกอย่างเพื่อให้บุคลากรทำงานได้ดีขึ้น" สำหรับปิลันยาและทีมงานที่ต้องรับผิดชอบพนักงานของ Accenture ที่มีสถานะไม่ต่างไปจาก "ลูกค้า" ที่พวกเขาจะต้องพัฒนาให้เกิดความพอใจสูงสุด และมีความยืดหยุ่นในการใช้บริการ ที่ต้องตอบสนองความต้องการในลักษณะของ one stop shopping นอกเหนือไปจากทำให้สำนักงาน มีความน่าอยู่ และที่ขาดไม่ได้ก็คือ ต้องใช้ประโยชน์สูงสุด

เครื่อง laptop และแอคเคาท์อินเทอร์ เน็ต เป็นอุปกรณ์ 2 ชิ้นที่พนักงานทุกระดับจะได้รับทันทีที่เข้าทำงาน เพื่อให้สอดคล้องกับวิถีการทำงานที่ต้องเดินทางออกนอกสถานที่ตลอดเวลา ซึ่งจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูล ในการทำงานได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะนั่งทำงานอยู่ที่ไหนก็ตาม

สิ่งที่เธอต้องทำก็คือ การทำให้ พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่และทุกเวลา เป็น concept หรือหลักการที่นำไปสู่การจัดการสำนักงานแบบใหม่ ที่จำเป็นต้องมีองค์ประกอบ 3 ส่วน ที่จะเชื่อมโยงถึงกันหมด ก็คือ ระบบไอที การจัดการสำนักงานที่ถูกต้อง และมีบริการที่ตอบสนองความต้องการ ของพนักงานอย่างแท้จริง

การใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูล จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการจัดการสำนักงานในระบบ new work place "เราใช้ ดาต้าเบสหลายตัวในการเชื่อมโยงให้ครบวงจร" ของการให้บริการที่อยู่ในเว็บไซต์ work place portal ที่ถูกพัฒนาขึ้นใช้งานภายใน

ปิลันยายกตัวอย่าง ฐานข้อมูล office directory ที่บรรจุรายละเอียดเกี่ยวกับบุคลากร ทั้งหมดของ Accenture จะใช้ประโยชน์ในการติดต่อสื่อสารภายในระหว่างพนักงานด้วยกัน "การที่เรามีพนักงานมากๆ การจะรู้ ข้อมูลบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นเรื่องยาก"

สิ่งที่เกิดขึ้นจากระบบ new work place ก็คือ เมื่อพนักงานต้องบินไปประชุมใน ต่างประเทศ นอกเหนือจากจะรู้ถึง location สำนักงานของ Accenture ทั่วโลก พวกเขาจะรู้ได้ทันทีว่า ผู้ที่เขาจะประชุมร่วมด้วยนั้นเป็นใคร

ระบบฐานข้อมูลของบุคคล จึงเป็นสิ่งที่จะอำนวยความสะดวก เพราะมันไม่ได้บอกถึงประวัติของบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่เขาต้องไปพบเท่านั้น แต่สิ่งที่พวกเขาจะได้รับก็คือ จะติดต่อกับบุคคลเหล่านี้ได้ที่ไหนและได้ ตลอดเวลา ตรงกับ concept ของการทำงาน ที่ไม่ว่าอยู่ที่ไหนจะสามารถทำงานร่วมกันได้หมด

การเชื่อมโยงฐานข้อมูลที่ว่านี้ ยังเอื้อ อำนวยความสะดวก ในเรื่องของการเดินทาง เป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่นี่ ซึ่งต้องมีการเดินทางตลอดเวลา ระบบ single point contract รวบรวมข้อมูลรายละเอียดบน ฐานข้อมูลเดียวกันทั้งหมด เพื่อให้เกิดความสะดวกมากที่สุด เช่น ข้อมูลในการเดินทาง ไม่เพียงแต่ข้อมูลในเรื่องของโรงแรมที่พัก ที่อยู่ใกล้กับสำนักงาน แผนที่การเดินทาง วิธีการเดินทางแบบประหยัด

สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ เชื่อมโยงกับเว็บไซต์ อื่นๆ เพื่อความสะดวกในการจองโรงแรมและ จองตั๋วเครื่องบินผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที

ระบบ get connect เป็นหนึ่งในฐานข้อมูลที่อยู่ใน work place portal ที่จะบอกรายละเอียดเกี่ยวกับ location ที่ตั้งอุปกรณ์สำนักงานของ Accenture ในทุกประเทศ สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือระบบ printer selection ที่จะทำให้พนักงานทุกคนของ Accenture จะสามารถสั่งพิมพ์งานจากเมืองไทย เพื่อไปพิมพ์ออกที่เครื่องพิมพ์ในมาเลเซียหรือฮ่องกง

การล่วงรู้รายละเอียดเกี่ยวกับระบบงานสำนักงานที่พวกเขากำลังจะเดินทางไป ทำให้พวกเขาสามารถสั่งจองสถานที่ ห้องทำงาน ห้องประชุม แม้กระทั่งรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เช่น อาหารว่าง ได้ล่วงหน้าก่อนการเดินทาง ที่จะเกิดขึ้นภายใต้ระบบ hoteling ที่นับเป็นระบบที่สำคัญ

ฐานข้อมูลที่จำเป็นอีกด้านหนึ่งก็คือ quality executive support team (qest) จะเป็นเครื่องมือที่ให้กับทีมทางด้าน executive assistant เพื่อช่วยให้ระบบลื่นไหลไปตามขั้นตอนอัตโนมัติ

"บริษัทเราไม่มีสินค้า สินค้าของเราคือ คน" ปิลันยาบอก การให้ความรู้แก่พนักงาน เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเป็นธุรกิจที่ปรึกษา ที่ต้องมีการ update ความรู้ตลอดเวลา

ระบบ knowledge exchange ถูกจัด ทำขึ้นเพื่อให้ความรู้ในด้านต่างๆ แก่พนักงาน ผ่านระบบออนไลน์เชื่อมโยง 137 ประเทศ ด้วย ฐานข้อมูล 3,000-4,000 ประเภท ในจำนวนนั้นก็คือ case study ทั้งหมดให้กับพนักงานที่นี่สามารถเรียนรู้ได้ตลอด 24 ชั่วโมง

บรรดาพนักงานเหล่านี้ ยังจะสามารถ เข้าอบรมเพิ่มพูนความรู้จากเว็บไซต์ my learning.com เพื่อให้เราเพิ่มเติมความรู้ให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบ โดยใช้ช่วงว่าง ซึ่งมีระยะเวลาของการเรียนที่แตกต่างกันไป

แน่นอนว่า ระบบไอทีไม่ได้เป็นเครื่อง มือเดียวที่เอื้ออำนวยความสะดวก ให้กับพนักงานตามคอนเซ็ปต์ของ new work place เท่านั้น แต่เป็นสิ่งที่ต้องทำคู่ขนานกันไป การจัดการสำนักงานที่ถูกต้อง การบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ

"พื้นที่ของสำนักงาน มักจะเป็นต้นทุนจม เพราะการเช่าพื้นที่ เราต้องมีระยะเวลาในการเช่า ซึ่งถือว่าเป็นต้นทุนของการบริหาร" สำหรับปิลันยา ค่าใช้จ่ายต่อตาราง เมตรจะมีความสำคัญต่อต้นทุน เพราะหมาย ถึงต้นทุนของการดำเนินธุรกิจ

ระบบเช็กอินของพนักงานในแต่ละวัน จึงเป็น "ข้อมูล" ที่จะใช้ในการจัดการใช้พื้นที่ ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่นเดียวกับฐานข้อมูล ที่ทำให้พนักงานทำงานจากไซต์ของลูกค้าได้ เสมือนหนึ่งนั่งอยู่ในสำนักงาน

แน่นอนว่า การเปลี่ยนแปลงเช่นนี้ ย่อมมีเรื่องของวัฒนธรรมการทำงานที่ต้องเปลี่ยนแปลงไป ขนาดของห้องทำงานไม่ได้มีความหมายมากกว่าระบบการจัดการเทคโน โลยี ที่จะเป็นเครื่องสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

แต่สิ่งที่จะขาดไม่ได้ก็คือ ความจำเป็น ที่ต้องสร้าง "กติการ่วม" นโยบาย clean desk policy ก็เป็นส่วนหนึ่งที่จะต้องถูกใช้เพื่อให้สอดคล้องกับระบบจัดการสำนักงานในระบบ hoteling ที่ต้องมีการเช็กอิน และเช็กเอาต์ เมื่อสิ้นสุดการใช้ห้อง

ในอนาคตการเปลี่ยนแปลงระบบการ บริหารสำนักงานของบริษัทที่ปรึกษาแห่งนี้ยังไม่ได้หยุดอยู่เพียงเท่านี้ เพราะสิ่งที่พวกเขา ต้องก้าวต่อไป ก็คือ การจัดการสำนักงานในรูปแบบใหม่ มีชื่อว่า flexible work place ซึ่งจะเป็นเรื่องของการใช้เทคโนโลยีเป็น "ตัวนำ" พวกเขาเชื่อว่าวิธีนี้จะทำให้ประสิทธิ ภาพการทำงานดีขึ้น

สิ่งที่พวกเขาต้องทำ ก็คือ บริการและ เทคโนโลยีที่จะต้องเดินไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อให้เครือข่ายของการให้บริการ สามารถก้าวไปสู่การสื่อสารข้อมูลเคลื่อนที่ ที่จะต้องใช้ประโยชน์ได้จากทุกที่ เพื่อให้พนักงานทุกคนทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ในสถานที่แห่งใด mobile office อย่างแท้จริง

"พวกเขาสามารถโทรศัพท์จากสนาม บิน เพื่อประชุมทางโทรศัพท์กับทีมงานที่อยู่ในประเทศอื่นได้" ปิลันยายกตัวอย่าง ผลตอบรับที่จะเกิดขึ้นจากระบบจัดการสำนัก งานเช่นเดียวกับการที่พนักงานจะสามารถทำงานได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นไซต์งานของ ลูกค้า หรือแม้แต่ที่บ้าน

สำหรับ Accenture แล้วความสะดวก ที่จะได้รับจากการจัดการสำนักงานที่มีประสิทธิภาพ ย่อมหมายถึง "ความรวดเร็ว" ที่พนักงานจะได้รับและจะส่งผลสะท้อนกลับ ไปที่การให้บริการแก่ลูกค้าที่จะรวดเร็วขึ้นตามไปด้วย

แน่นอนว่า การมีเครื่องมือที่เอื้ออำนวย จะส่งผลสะท้อนกลับไปยังการใช้ประโยชน์ในเรื่องของกำลังคน ที่จะถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บริหารต้นทุนของการดำเนินงาน การมีพื้นที่เหลือโดยไม่ถูกใช้ประโยชน์จะไม่เกิดขึ้นที่สำนักงานแห่งนี้ เช่นเดียวกับทีมงาน และนี่ก็คือความหมายของ moblie office ที่ไม่ได้เป็นแค่การจัดการสำนักงาน แต่คือประสิทธิภาพของการทำงาน