การปรับโครงสร้างองค์กรของเมืองไทยประกันชีวิต ที่เริ่มต้นมาเมื่อต้นปีนี้ เป็นการปรับโครงสร้าง โดยที่ผังองค์กร (Organization Chart) ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
"ผังองค์กรของเมืองไทยประกันชีวิต เคยมีการปรับใหญ่ให้เป็นแนวระนาบลงมาครั้งหนึ่งแล้ว
เมื่อตอนทำ Re-Engineering ในปี 2540" สาระ ล่ำซำ บอกกับ "ผู้จัด การ" (รายละเอียด
ดูแผนภูมิ "ผังองค์กรเมืองไทยประกันชีวิต")
การปรับโครงสร้างครั้งล่าสุด มีวัตถุประสงค์เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับ
การรุกในธุรกิจ โดยการกระจายอำนาจการตัดสินใจลงไปสู่ผู้บริหารระดับล่างมากขึ้น
เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานของเจ้าหน้าที่ระดับล่างให้มีมากขึ้น
สาระได้ให้นิยามของการปรับโครง สร้างครั้งนี้ว่า "เป็นการเปลี่ยนจากลักษณะ
เดิมที่เป็น Functional ให้มาเป็น Matiix"
"โครงสร้างจากเดิมที่เรียกว่าเป็นระบบ functional ตอนนี้ทำเป็น matiix
คือ structure มันเยอะมาก คือแทนที่จะทำเป็น top down อย่างเดียว มันกลายเป็น
across the board เป็น matiix across the board ได้ใน level เดียวกัน โดยการคุยกัน"
สาระสำคัญที่สาระนำมาใช้ในการปรับโครงสร้างเพื่อกระจายอำนาจการตัดสินใจครั้งนี้
คือการนำระบบคณะทำงาน (Committee) เข้ามาใช้
ก่อนการปรับโครงสร้าง รูปแบบการทำงานภายในองค์กรเมืองไทยประกันชีวิต แต่ละสายงานจะปฏิบัติหน้าที่ไปตาม
แผนงาน หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้
"ทุกปีเราจะมีการพูดคุยเพื่อกำหนด แผนยุทธศาสตร์และเป้าหมายขององค์กร ซึ่งระดับผู้อำนวยการฝ่ายแต่ละคนเข้าก็จะเห็นเป้าหมายเดียวกันแล้วว่าใน
1 ปี และ 3 ปีข้างหน้า เราจะเดินไปอย่างไร หลังจากนั้นแต่ละฝ่ายเขาก็จะไปกำหนดกลยุทธ์ที่จะทำให้เดินไปถึงเป้าหมายนั้น
และกลยุทธ์นี้ก็จะมีการปรับหรือทบทวนกันทุกไตรมาส โดยมีฝ่ายวางแผนเป็นคนคอยกำกับอีกทอดหนึ่ง"
ซึ่งลักษณะนี้ทำให้การทำงานของแต่ละสายงานยังขาดการประสาน และเชื่อมโยงงานซึ่งกันและกันเท่าที่ควร
แต่ในโครงสร้างใหม่ จะมีการตั้งคณะทำงานขึ้นเพื่อกำกับการทำงานในแต่ ละด้าน
คณะทำงานเหล่านี้จะเป็นผู้เชื่อม โยงการปฏิบัติหน้าที่ของแต่ละสายงานให้สอดประสานซึ่งกันและกัน
และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน โดยมีเป้าหมายรวมที่บริษัท ตั้งไว้เป็นจุดหมายหลัก
โครงสร้างของคณะทำงานแต่ละชุด จะประกอบด้วยผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทุกๆ
ฝ่าย เข้ามารวมเป็นคณะเดียวกัน คณะทำงานแต่ละชุดจะนำข้อมูลของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ
มาพูดคุย ประสาน งาน และการตัดสินใจขั้นสุดท้าย จะสิ้นสุด ลงได้ในชั้นของคณะทำงาน
"อย่างเช่นในเมืองไทยประกันชีวิต เรามีฝ่ายขายรายปี ก็จะมี committee รายปี
ใน committee รายปี จะไม่ใช่เป็น แค่แม่ทัพของฝ่ายขาย แต่จะบวกไปด้วยฝ่ายการตลาดที่เกี่ยวข้อง
คนที่เกี่ยวข้อง อาจเป็นฝ่ายประชาสัมพันธ์ แล้วทุกอย่างก็เบ็ดเสร็จอยู่ใน
committee กรรมการผู้จัดการเองบางเรื่องจะเข้ามา handle ส่วนบางเรื่องเราถือว่าเป็นอำนาจของ
committee handle ได้อยู่แล้ว และอำนาจในจุดนี้ level ของ committee ในจุดนี้
มันเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ หรือลดลงก็ได้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม"
ในโครงสร้างใหม่ เมืองไทยประกัน ชีวิตได้ตั้งคณะทำงานขึ้นมาทั้งสิ้น 19
ชุด เพื่อดูแลงาน 19 ด้าน
เปรียบไปแล้วคณะทำงานก็เป็นเหมือนเส้นประ ที่ทำให้การปฏิบัติงานของ แต่ละสายสามารถเชื่อมโยงและประสานซึ่งกันและกัน
หรืออีกทางหนึ่ง คณะทำงาน ก็คือองค์กรที่เข้ามาคั่นกลางระหว่างระดับผู้ปฏิบัติงานระดับล่างขึ้นไปถึงระดับฝ่าย
ทำหน้าที่กลั่นกรองและตัดสินใจเรื่องงานต่างๆ โดยไม่จำเป็นต้องขึ้นไปถึงผู้บริหารระดับกรรมการผู้จัดการ
หรือรองกรรมการ ผู้จัดการ ให้เป็นผู้ตัดสินใจด้วยตนเอง
