เดอะแวลลูซิสเตมส์ เป็นอีกธุรกิจอีกรายที่มองเห็นความสำคัญของการนำระบบบิสซิเนส
ทู บิสซิเนสมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมพร้อมสำหรับการแข่งขันในอนาคต
กวันนี้ผู้ประกอบธุรกิจคอมพิวเตอร์ไม่ได้เผชิญหน้ากับคู่แข่งขันในประเทศเท่านั้น
แต่ต้องเจอกับคู่แข่งขันบริษัทข้ามชาติ ผู้ผลิตจากต่างประเทศที่เข้ามาเปิดสำนักงาน
รวมถึงบริษัทค้าส่งคอมพิวเตอร์ข้ามชาติที่มีเครือข่ายอยู่ในหลายๆ ประเทศและมีอำนาจการต่อรองสูง
ถึงแม้ว่ายอดขายจะเพิ่มขึ้น แต่ผลกำไรที่ลดต่ำลง ซึ่งณรงค์ อิงค์ธเนศ
กรรมการผู้จัดการ มองเห็นสัญญาณอันตรายเหล่านี้มาตั้งแต่ 3-4 ปีที่แล้ว ก่อนวิกฤติเศรษฐกิจจะเกิดไม่นาน
ณรงค์ ตัดสินใจผ่าตัดองค์กรนำระบบไอทีมาใช้กับการจัดการธุรกิจ จากเดิมที่ระบบบัญชีเป็นแผนกเดียวที่ทำงานอยู่บนคอมพิวเตอร์
ก็นำไอทีมาใช้กับระบบงานภายในทั้งหมด เขาเรียกระบบนี้ว่า sale information
management หรือ SIM เช่น การสั่งซื้อ การบริหารสต็อก จะเข้าไปอยู่ในระบบออนไลน์
เดอะแวลลูซิสเตมส์เองก็เป็นหนึ่งดีลเลอร์ของซิสโก้ซิสเต็มส์ ที่ต้องเปลี่ยนวิธีการสั่งซื้อสินค้าจากระบบเดิมมาผ่านระบบออนไลน์
ซึ่งเดอะแวลลูเองก็มองเห็นประโยชน์จากการสั่งซื้อสินค้าแบบใหม่
ความพร้อมในเรื่องของการจัดการองค์กรภายในที่ผ่านระบบออนไลน์ บวกกับการที่ต้องปรับปรุงองค์กรเพื่อรองรับกับการแข่งขันที่จะเกิดขึ้น
ความจำเป็นในการบริหารคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ ให้สินค้าไปถึงมือดีลเลอร์เร็วที่สุด
เพราะสิ่งที่ตามมาคือค่าใช้จ่ายของธุรกิจที่จะลดลงจากการไม่ต้องเสียค่ากระดาษ
และเวลาที่รวดเร็วขึ้น ณรงค์เชื่อว่าการค้าแบบออนไลน์จะเอื้อประโยชน์ในเรื่องเหล่านี้
ณรงค์ไม่ได้มองประโยชน์จากการนำอินเตอร์เน็ตมาใช์ในเรื่อง อี-คอมเมิร์ซ
ที่ยังต้องอาศัยเวลาอีกหลายป ีตราบใดที่ยอดผู้ใช้อินเตอร์เน็ตของเมืองไทยยังมีน้อย
และพฤติกรรมการซื้อของลูกค้าก็ยังชอบต่อรองราคา ยังไม่สอดคล้องกับการซื้อขายผ่านออนไลน์ซึ่งราคาจะถูกกำหนดไว้แล้ว
ในขณะที่ระบบบีทูบีที่ธุรกิจจะนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที
"สำหรับผมแล้ว บิสซิเนส ทู บิสซิเนส น่าจะเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการใช้งานมากกว่า
เพราะการให้ดีลเลอร์ 500 รายหันมาสั่งซื้อสินค้าบนอินเตอร์เน็ตย่อมง่ายกว่าการให้ผู้บริโภคปลายทางหันมาซื้อของผ่านออนไลน์"
เป้าหมายของแวลลูที่วางไว้คือ ทำอย่างไรที่จะทำให้สินค้าถึงมือดีลเลอร์ภายใน
3 ชั่วโมง
เมื่อองค์กรภายในของแวลลูถูกปรับสภาพให้เป็นระบบออนไลน์ การต่อปลั๊กออกไปสู่ระบบข้างนอก
นำเอาระบบบีทูบีมาเพื่อเชื่อมระบบการทำงานเข้ากับ ดีลเลอร์ทั้ง 500 กว่าราย
เริ่มทดลองใช้ตั้งแต่พฤศจิกายนของปีที่แล้ว ซึ่งก็เป็นเพียงแค่การเพิ่มเติมอุปกรณ์
บางตัว ระบบซอฟต์แวร์ ลงทุนเช่าคู่สายความเร็วสูง (ลีสไลน์) เพื่อเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินเตอร์เน็ตเท่านั้น
"การทำระบบบีทูบี สิ่งที่สำคัญคือระบบงานภายในต้องเป็นระบบออนไลน์ เพราะการสั่งซื้อทุกอย่างจะเป็นออนไลน์ทั้งหมดและต้องเรียลไทม์
ราคาสินค้า และระบบสต็อกทุกอย่างจะเป็นระบบออนไลน์"
เพราะทันทีที่ดีลเลอร์เลือกซื้อสินค้าและกดคำสั่งซื้อเสร็จสิ้น ออร์เดอร์ของดีลเลอร์จะถูกส่งผ่าน
(link) เข้ามาที่ระบบ SIM ซึ่งข้อมูลส่วนหนึ่งจะส่งผ่านไปยังคลังสินค้าที่ตั้งอยู่ถนนพระราม
9 เพื่อจัดส่งสินค้าไป ซึ่งใบออร์เดอร์ที่มาจากออน ไลน์จะแตกต่างไปจากออร์เดอร์ปกติ
ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้จะเป็นไปโดยอัตโนมัติดีล เลอร์ไม่ต้องโทรศัพท์คอนเฟิร์มอีก
ยกเว้นดีลเลอร์รายใดที่มีปัญหาเรื่องวงเงินเครดิตไม่พอกับราคาสินค้าที่สั่งข้อมูลจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี
เพื่อตกลงกับลูกค้าอีกครั้งก่อนจะอนุมัติต่อไป
ข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำระบบบีทูบี ข้อมูลภายในเว็บของแวลลูจะเป็นข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับตัวสินค้าและราคา
20,000 รายการ ที่ดีลเลอร์จะสามารถเข้ามาดูได้ตลอดเวลา รวมถึงรายการโปรโมชั่นต่างๆ
ในนั้น และสินค้าที่อยู่ในสต็อก
ส่วนที่สองจะเป็นส่วนที่เกี่ยวข้อง กับการสั่งซื้อ จะมีข้อมูลเกี่ยวกับตัวดีลเลอร์
ประวัติการสั่งซื้อ วงเงินเครดิตที่จะสามารถสั่งซื้อได้ ในขณะที่ดีลเลอร์อื่นไม่สามารถเห็นด้วย
"สมัยก่อนลูกค้าไม่รู้ว่าวงเงินเครดิตตัวเองเท่าไหร่ ใช้ไปเท่าไหร่
เหลือเท่าไหร่ แต่เวลานี้จะสามารถเช็กดูได้ อย่างเวลาสั่งซื้อสินค้า จะรู้เลยว่าเหลือเครดิตเท่าไหร่ก็จะแก้ไขได้ทัน
ถ้าเป็นเมื่อก่อน กว่าจะรู้ว่าเครดิตไม่ถึงก็จะถึงวันนัดส่งของก็สายแล้วลูกค้าที่รออยู่ก็แย่"
ในแง่ของดีลเลอร์เองก็ต้องปรับระบบการทำงานใหม่หมด จันทร์ทิพย์ องค์ภัทร
ผู้อำนวยการบริษัทภัทรโปรเกรส ดีลเลอร์รายหนึ่งของบริษัทเดอะ แวลลูซิสเตมส์
เล่าว่าหากเป็นระบบเดิม การสั่งซื้อสินค้าของดีลเลอร์แต่ละครั้งจะต้องผ่านขั้นตอนตั้งแต่การทำหนังสือผู้บริหารอนุมัติ
จากนั้นต้องส่งแฟกซ์รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จะสั่งซื้อมาให้แวลลู และต้องโทรศัพท์ไปคอนเฟิร์มอีกครั้ง
เพื่อกำหนดการส่งของ ในแง่แวลลูเองเมื่อได้รับออร์เดอร์แล้ว จะต้องคีย์ข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์
เพื่อเตรียมสินค้าไว้ส่งให้ดีลเลอร์ จากนั้นจึงออร์เดอร์ไปที่คลังสินค้า
ทั้งหมด นี้จะเสียค่าใช้จ่ายทั้งค่าโทรศัพท์ ถ่ายเอกสาร
ดังนั้นเมื่อเปลี่ยนเป็นการสั่งซื้อผ่านระบบออนไลน์แล้ว สิ่งที่ดีลเลอร์จะได้รับก็คือ
การประหยัดค่าใช้จ่าย และเวลาในการสั่งซื้อสินค้า
"ระบบนี้อย่างน้อยประหยัดค่าโทรศัพท์ไปได้ 3 ครั้งไม่ต้องเสียค่าถ่าย
เอกสาร และประหยัดเวลาไม่ต่ำกว่าชั่วโมง และยังเพิ่มความสะดวกให้ดีลเลอร์
สามารถขยายเวลาในการสั่งซื้อได้ด้วย ซึ่งแต่เดิมจะต้องสั่งก่อน 5 โมงเย็นเท่า
นั้น ของจึงจะได้พรุ่งนี้ แต่ถ้าเป็นระบบ นี้จะสั่งได้ถึงก่อน 8 โมงเช้า"
จันทร์ทิพย์ กล่าวในฐานะของดีลเลอร์ที่เปลี่ยนไปใช้การสั่งซื้อผ่านระบบออนไลน์
อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ว่าระบบบีทูบีจะเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน หรือมีข้อมูลที่ครบถ้วนตามต้องการแต่ยังมีดีลเลอร์บางส่วนที่ยังไม่พร้อมที่จะเปลี่ยนมาสั่งซื้อด้วยระบบออนไลน์
การเปลี่ยนมาใช้ระบบบีทูบีนั้นดีลเลอร์จำเป็นต้องลงทุนซื้อคอมพิวเตอร์
เป็นสมาชิกอินเตอร์เน็ต และที่สำคัญจะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมของดีลเลอร์ที่สั่งซื้อผ่านโทรศัพท์
หรือการส่งแฟกซ์ ซึ่งดีลเลอร์สามารถต่อรองราคาได้ ้และต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่
ให้หันมาสั่งซื้อผ่านหน้าจอที่มีตัวเลขของราคาที่กำหนดมาตายตัวย่อมไม่ใช่เรื่องง่าย
"เรื่องนี้ผู้ใหญ่จะต้องเข้าใจและให้ความสำคัญ เพราะต้องเปลี่ยนระบบการทำงานภายในด้วย
ซึ่งแต่เดิมคนที่ใช้อินเตอร์เน็ตได้ อาจจะเป็นเจ้าของเท่านั้น แต่ระบบนี้จะต้องให้ฝ่ายจัดซื้อเขาใช้ด้วย
ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญ" จันทร์ทิพย์กล่าว
ปัจจุบันดีลเลอร์ทั้งหมด 548 รายสมัครสมาชิกระบบบีทูบีแล้ว แต่ในจำนวน
นี้มี 243 รายที่เข้ามาดูข้อมูล และ มี 128 ราย ที่สั่งซื้อสินค้าผ่านออนไลน์
"ต้องยอมรับว่าระบบบีทูบีไม่ได้แทนที่ระบบสั่งซื้อแบบเดิมได้ทั้งหมด
แต่เป็นตัวเสริม คือดีลเลอร์ยังใช้วิธีเก่าได้ ในเวลาเดียวกันเราก็มีวิธีใหม่ให้ใช้
ขึ้นอยู่กับความสะดวกของลูกค้า แต่เราพยายามผลักดันให้มาใช้ออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ
และลดการใช้แบบเก่าลง" ณรงค์กล่าว
วิธีที่แวลลูใช้สร้างแรงจูงใจให้กับดีลเลอร์ก็คือ การที่ต้องหาโปรโมชั่นให้ส่วนลดแก่ลูกค้า
5% ที่สั่งซื้อสินค้าผ่านออนไลน์ นอกจากนี้จะมีราคาโปรโมชั่นให้กับดีลเลอร์ที่สั่งซื้อสินค้าผ่านออนไลน์เท่านั้นที่จะได้ส่วนลด
รวมถึงการทำโปรโมชั่นพิเศษให้กับลูกค้าที่สั่งซื้อสินค้าผ่านออนไลน์จะสามารถสะสมแต้มได้
คือทุกครั้งที่ลูกค้าสั่งซื้อสินค้าผ่านออนไลน์ 10,000 บาทจะสะสมแต้มได้
1 แต้ม และเมื่อสั่งซื้อสินค้าครบ 10 แต้ม หรือ 1 แสนบาท จะสามารถแลกอินเตอร์เน็ตไปใช้ฟรี
10 ชั่วโมง
นอกจากใช้อินเตอร์เน็ตฟรีแล้ว อนาคตจะมีการสะสมคะแนนนำไปแลกซื้อสินค้า
หรือห้องพักในโรงแรมสถานที่ท่องเที่ยว รวมถึงการแบ่งสมาชิกออกเป็นเกรดของการใช้งาน
ยิ่งสั่งซื้อของผ่านระบบออนไลน์มากขึ้นเท่าใด ดีลเลอร์รายนั้นจะได้รับสิทธิมากขึ้นเท่านั้น
สิทธิพิเศษกับการได้รับสินค้าก่อนดีลเลอร์รายอื่น หากดีลเลอร์ที่สั่งซื้อสินค้าผ่านออนไลน์จะได้รับสินค้าก่อนดีลเลอร์รายอื่น
เป็นกลเม็ดอีกข้อที่แวลลูนำมาใช้เพื่อสร้างแรงจูงใจให้ดีลเลอร์ยอมเปลี่ยนพฤติกรรมการสั่งซื้อสินค้า
ยอดการสั่งซื้อสินค้าผ่านเว็บ แม้จะมีตัวเลขไม่มากแต่ตัวเลขก็ขยับเพิ่มจากในช่วงเดือนแรกที่ใช้มีเพียงแค่
1% ของยอดขายรวม เริ่มขยับเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆ เป็น 1.6%, 3% และ 5% ในเดือนล่าสุด
ซึ่งคิดเป็นเงินประมาณ 10 ล้านบาท
ณรงค์บอกว่าการสั่งซื้อผ่านระบบออนไลน์ในช่วงต้นยังไม่สามารถแทนที่ระบบเก่าทั้งหมดแต่เป็นส่วนเสริม
ดีลเลอร์ยังคงใช้ระบบเก่าได้ แต่ก็จะพยายามผลักดันให้ลูกค้ามาใช้ระบบออนไลน์แทนที่ระบบเดิม
"การเปลี่ยนแปลงใช่ว่าจะเห็นผลทันที ต้องใช้เวลาอย่างน้อย 6 เดือน ซึ่งก็ยังไม่เห็นผลเต็มที่
แต่หลังจากระบบทุกอย่างเข้าที่มีการจูงใจ จากนั้นการเติบโตจะเป็นแบบก้าวกระโดด"
การสั่งซื้อผ่านออนไลน์ยังคงจะเหมาะกับสินค้าราคาไม่แพง และวงเงินไม่มากนักระดับวงเงินไม่เกิน
50,000 บาท แต่หากเป็นออร์เดอร์จำนวนมากๆ จะใช้วิธีการสั่งซื้อแบบเดิม คือต้องติดต่อผ่านพนักงานขายของเดอะแวลลูซิสเตมส์
"ถ้าเป็นออร์เดอร์ใหญ่ๆ ต้องโทรมาคุยก่อน ที่เราทำระบบนี้เพราะเราต้อง
การให้พนักงานเอาเวลาไปทำอย่างอื่น ไปคิดว่าจะขยายตลาดยังไง ออนไลน์เป็นระบบที่ไม่ต้องใช้พนักงานมาดูแล
จะเหมาะกับสินค้าที่ออร์เดอร์ไม่มาก ไม่เกิน 10,000 บาท ทุกวันนี้พนักงานขาย
ต้องดูแลลูกค้าออร์เดอร์ 10,000ผ บาท กับ ออร์เดอร์ 1 ล้านบาทก็ไม่ต่างกัน"
จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ณรงค์พบว่าการนำระบบบีทูบีมาใช้ระบบ งานภายในจะต้องมีความพร้อมผู้บริหาร
สูงสุดจะต้องให้ความสำคัญ เนื่อง จากเป็นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการ ทำงานใหม่
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการสร้างทีมงานขึ้นมาดูแลเป็นพิเศษ
อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบไม่ได้เกิดจากระบบงานภายใน และเป็นเรื่องของดีลเลอร์ที่จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง
ต้องสร้างแรงจูงใจให้มีการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม เพราะนั่นจะทำให้การลงทุนสูญเปล่า
ไม่ต่างจากการสร้างถนนแล้วไม่มีรถวิ่ง
"สิ่งที่สำคัญเลย ระบบออนไลน์เราต้องใช้ให้เต็มที่ ทุกครั้งที่ลูกค้ามาใช้ระบบเราจะเก็บข้อมูลไว้ว่า
ลูกค้าต้องการดูอะไรบ้าง จะได้หาข้อมูล หรือโปรแกรมใหม่มาให้ตลอดเวลาหลายคนมองว่าเป็นการทำออนไลน์แล้ว
คือ การลดค่าใช้จ่ายอย่างเดียวแต่จริงๆ แล้วช่วงปีสองปีแรกลืมไปได้เลย ต้องเป็นระยะยาวเพราะต้องใช้เงินลงทุนช่วงแรกเยอะ
ถ้ายิ่งใช้เยอะใช้บ่อยต้นทุนในการทำธุรกิจจะลดลง"
นอกจากนี้การใช้ง่าย และจะต้องมีข้อมูลทุกอย่างที่ลูกค้าต้องการ และสามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา
24 ชั่วโมง รวมถึงการติดตามดูพฤติกรรมในการเรียกดูข้อมูลของดีลเลอร ์เพื่อนำมาจัดทำโปรแกรมให้เหมาะสมกับความต้องการ
สำหรับณรงค์แล้ว การขายผ่านออนไลน์ไม่สามารถลดค่าใช้จ่ายลงได้ทันที
ต้องใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 2 ปี แต่การนำออนไลน์มาใช้ก็ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ลดขั้นตอนการทำงาน และที่สำคัญสิ่งเหล่านี้คือการเตรียมพร้อมที่จะรับมือสำหรับการแข่งขันในอนาคต
