ก่อนจะเจรจาเรื่องธุรกิจกับบริษัทญี่ปุ่น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเรียนรู้ลักษณะเฉพาะตัวของนักธุรกิจญี่ปุ่น เพื่อเป็นการหาทางหนีทีไล่ในการต่อรองอันจะชักนำไปสู่ความสำเร็จในกาจะซื้อขายในที่สุด

พื้นฐานและค่านิยม

- นักธุรกิจญี่ปุ่นมีความสามารถพิเศษในการเก็บความรู้สึก ชาวต่างชาติที่ติดต่อซื้อขาย
กับญี่ปุ่นจะไม่มีทางจับได้ว่าขณะนั้นคู่เจรจาของเขาอารมณ์เสีย ไม่ว่าจะไม่พอใจอย่างไรความรู้สึกนั้นจะถูกซ่อนเร้นอย่างมิดชิดยากที่จะสังเกตได้ โดยเฉพาะคู่สนทนาเป็นชาวตะวันตก

- ไม่ชอบการแสดงอำนาจระหว่างการเจรจา แต่ปรารถนาที่จะผูกไมตรี นักธุรกิจญี่ปุ่นมี
ความสามารถในการประนีประนอมให้การเจรจาลุล่วงไปโดยไม่มีใครเสียหน้า

- นิยมทำงานเป็นทีมมากกว่าทำงานคนเดียว ด้วยเหตุนี้นักธุรกิจญี่ปุ่นจึงประสบความ
สำเร็จในเชิงธุรกิจอย่างน่าทึ่ง ในขณะที่อเมริกันอ้างความสำเร็จว่าเกิดจากความสามารถเฉพาะตัว ญี่ปุ่นกลับเชื่อว่าความสำเร็จของเขาเกิดจากการทำงานร่วมกันช่วยกันคิด และร่วมกันตัดสินใจโดยใช้ระบบที่มีแบบแผนของการทำงานเข้าช่วย

- ไม่ชอบตอบปฏิเสธ แม้แต่ตอบปฏิเสธก็ยังพูดให้ผู้ฟังมีความรู้สึกเหมือนตอบรับ เจอ
แบบนี้นักธุรกิจตะวันตกก็ค่อนข้างจะมึนงงและสับสน ต้องใช้เวลานานในการเรียนรู้ บางครั้งบางคราวเมื่อเป็นเรื่องที่จะต้องปฏิเสธโดยสิ้นเชิงนักธุรกิจญี่ปุ่นก็จะเรียกใช้วิธีอ้อมแอ้มไว้ก่อนแล้วค่อยบอกย้อนหลังแทน คู่เจรจาของญี่ปุ่นพึงตระหนักไว้ว่าสำหรับญี่ปุ่น คำว่า Yes ไม่ได้หมายความถึงการยอมรับ เช่นเดียวกับคำว่า No ก็ไม่ได้หมายความว่า No เสมอไป

- เกลียดการโต้แย้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรู้ว่าฝ่ายตนเป็นฝ่ายถูก นิสัยนี้ทำให้คนที่
เจรจาด้วยเกิดความเข้าใจผิด

- ให้เกียรติและอ่อนน้อมต่อคู่เจรจา ญี่ปุ่นถือเรื่องการให้เกียรติกันเป็นเรื่องสำคัญ และ
เชื่อว่าจะนำไปสู่การตกลงที่ราบรื่น แม้ในกลุ่มคนชาติเดียวกัน ญี่ปุ่นก็ยังนิยมความมีแบบแผนและการให้เกียรติซึ่งกันและกัน เช่น เมื่อเอ่ยถึงบุคคลที่สามก็มักเรียกชื่อตำแหน่งแทนชื่อ และแม้แต่เพื่อนสนิทกันก็ยังเรียกชื่อหลังแทนที่จะเรียกชื่อแรก

- การเจรจาต้องมีระบบ คนญี่ปุ่นถือว่าการพบปะครั้งแรกเป็นหัวใจของการเริ่มต้นใน
การเจรจาธุรกิจที่จะต้องทำให้แขกประทับใจ การพบปะครั้งต่อมาพิธีตองต่างๆ อาจจะลดลง แต่จะให้ความรู้สึกอบอุ่นเป็นกันเองมากขึ้น

- งานเลี้ยงรับรองเป็นเรื่องหลักของนักธุรกิจญี่ปุ่น ญี่ปุ่นถือว่าการรู้จักคู่สนทนาให้มากที่
สุดเป็นความจำเป็นอย่างยิ่งในการติดต่อซื้อขาย เพราะฉะนั้นแทนที่จะเริ่มการเจรจาในบรรยากาศที่เป็นทางการ ก็นิยมพาลูกค้าออกไปดื่มกิน และหาความสำราญต่างๆ อย่างเต็มที่ในขณะเดียวกันก็แอบสังเกตทีท่าของคู่เจรจาไปด้วย วิธีการนี้ทำให้ญี่ปุ่นประสบความสำเร็จมานักต่อนัก

- ทำงานหนัก และนิยมงานอดิเรก แม้จะทำงานแต่เช้ามืดและกลับดึก คนญี่ปุ่นก็ยัง
เจียดเวลาไว้สำหรับงานอดิเรกซึ่งนอกจากจะเป็นการพักผ่อนคลายความเครียดแล้ว งานอดิเรกนี้ยังนำมาเป็นข้อสนทนาในระหว่างเพื่อนร่วมงานและลูกค้าได้อีกด้วย

- ชอบข้อมูลที่มีเอกสารอ้างอิง คนที่มาเจรจากับญี่ปุ่น ควรจัดหารเอกสารที่สำคัญที่จำ
เป็นต้องใช้มาให้ครบ นักธุรกิจญี่ปุ่นเชื่อถือข้อมูลที่มีหลักฐานมากกว่าการเจรจาที่เลื่อนลอย

- ตรงต่อเวลา แม้ในการเจรจาในระยะต้นๆ จะมีการยืดเยื้อ อันเกิดจากการประเมินผล
ข้อมูลต่างๆ อย่างสุขุม แต่ชาวญี่ปุ่นก็สามารถควบคุมการเจรจาให้เสร็จสิ้นตามกำหนด บางครั้งญี่ปุ่นอาจจะตอบปฏิเสธอย่างสุภาพโดยการแกล้งถ่วงเวลาเพื่อให้คู่เจรจารู้ว่าข้อเสนอที่ส่งไปนั้นยังไม่เป็นที่น่าพอใจ

- คุ้มครองอุตสาหกรรมภายในประเทศ รัฐบาลญี่ปุ่นมีข้อจำกัดเกี่ยวกับสินค้าขาเข้า
เนื่องจากคนญี่ปุ่นมีความชาตินิยมสูง เพราะฉะนั้นถ้าจะส่งสินค้าเข้าไปในญี่ปุ่นจำเป็นต้องศึกษาลู่ทางด้านการตลาดและกฎข้อบังคับต่างๆ ให้ดี

- ทนายความมีบทบาทสำคัญในการทำสัญญา ถ้าหากเป็นการตกลงซื้อขายกันภายใน
ประเทศข้อเสนอจะต้องส่งผ่านไปยังแผนกกฎหมายเพื่อขอคำแนะนำและรับรอง แต่ถ้าเป็นการเจรจาที่ทำกันนอกประเทศ ญี่ปุ่นจะนำทนายความเข้าร่วมรับฟังด้วย ทั้งนี้เพราะว่านักธุรกิจญี่ปุ่นมีความรอบคอบในเรื่องลายลักษณ์อักษรและข้อตกลงต่างๆ เป็นอย่างมาก

- มีกลยุทธ์ในการเจรจา ได้แก่ สร้างความสัมพันธ์ระยะยาว หลีกเลี่ยงการเผชิญความ
ขัดแย้ง ส่งตัวแทนที่มีความรอบคอบและมีความสามารถไปเจรจาหลังจากหารือกันเรียบร้อยแล้ว

- ตัดสินใจร่วมกันอย่างมีระบบ ในทีมญี่ปุ่นทุกคนมีสิทธิ์ออกความเห็น ข้อเสนอจะได้รับ
พิจารณาโดยผ่านไปตามลำดับขั้นเพื่อเลือกเอาข้อที่ดีที่สุด ทันทีที่มีการตัดสินใจเป็นทางการแล้วก็จะลงมือดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

จากลักษณะซึ่งแสดงบนพื้นฐานและค่านิยมดังกล่าวข้างต้น พอจะได้ข้อสรุปได้ว่า นักธุรกิจญี่ปุ่นนั้น เป็นคู่เจรจาซึ่งจะประมาทไม่ได้ นอกจากจะมีการทำงานกันเป็นทีมซึ่งเป็นการระดมความคิดทำให้มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุดแล้ว สิ่งซึ่งทำให้ญี่ปุ่นได้เปรียบในการเจรจาธุรกิจแต่ละครั้งคือความสามารถในการใช้ภาษาที่สร้างความสับสนให้ผู้ฟังได้ดี ไม่ชอบตอบปฏิเสธ แม้แต่ตอบปฏิเสธก็ยังจงใจให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกเหมือนตอบรับ เช่น…”ครับ ผมจะทำทุกอย่างเท่าที่ผมจะมีอำนาจทำได้ แต่ถ้าผมไม่สามารถจะทำให้ภารกิจเสร็จสมบูรณ์ได้ ผมหวังว่าคุณจะเข้าใจผม” …ข้อความประโยคนี้ แปลว่า No ทั้งๆ ที่ขึ้นต้นด้วย Yes

ลักษณะเด่นอีกอย่างหนึ่งของชาวญี่ปุ่นคือความอ่อนน้อมถ่อมตน แต่ในขณะเดียวกันพึงตระหนักไว้เลยว่า ญี่ปุ่นมีความสามารถทำให้คู่เจรจารู้สึกได้รับการยกย่องและได้รับมิตรภาพอันแสนอบอุ่น นั้นไม่ได้หมายความว่าญี่ปุ่นจะยอมเป็นฝ่ายเสียเปรียบ ตรงกันข้าม พวกเขาพอใจที่จะนิ่งเงียบอย่างเอาเชิงเมื่อรู้ว่าตนเป็นฝ่ายถูก และพร้อมที่จะประนีประนอมรอมชอมกับคู่สนทนา เพื่อให้การเจรจาเป็นไปอย่างราบรื่นและลุล่วงตามเป้าหมายที่วางไว้โดยไม่ให้คู่เจรจารู้สึกว่าเสียหน้าหรือถูกเอาเปรียบ คำขอโทษ และขอบคุณเป็นคำที่ญี่ปุ่นพูดได้คล่องขึ้นใจเช่นเดียวกับใบหน้าที่เก็บซ่อนความรู้สึไว้อย่างดี

ดังนั้นเพื่อความไม่ประมาทและเพื่อให้การเจรจาได้ผลตามที่คาดหวังไว้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีล่าม หรือตัวกลางในการเจรจาธุรกิจ

ดังที่ได้กล่าวแล้วว่า ญี่ปุ่นมีความสามารถในการสร้างความสับสนให้ผู้ฟังเพราะฉะนั้นแม้ในทีมของญี่ปุ่นจะมีผู้ที่สามารถใช้ภาษาของผู้เจรจาได้ ก็ไม่ควรไว้ใจเพราะอาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดพลาดคลาดเคลื่อนได้ การใช้ล่ามในการเจรจาธุรกิจจึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม

ตรงกันข้าม ควรเรียนรู้ถึงวิธีการต่างๆ ในการใช้ล่ามให้เกิดประโยชน์ที่สุดได้แก่.-

- สรุปเรื่องทั้งหมดให้ล่ามฟังให้เข้าใจเสียก่อน

- พูดช้าๆ ชัดๆ

- พยายามหลีกเลี่ยงคำที่เข้าใจยาก

- อธิบายใจความสำคัญที่ต้องการหลายๆ ประเด็น เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง

- ไม่ควรพูดนานเกิน 2 นาที เพื่อให้ล่ามได้จดใจความสำคัญและแปลให้คู่เจรจาฟัง

- จำนวนนับของญี่ปุ่นต่างจากประเทศอื่น ถ้าจะพูดถึงตัวเลขเกินหลักหมื่น ควรเขียน
บนกระดานดำ

- บางครั้งล่ามอาจจำเป็นต้องใช้ดิกชันนารีเพื่อให้เกิดความแม่นยำและถูกต้องยิ่งขึ้น

- ในข้อความบางประโยคที่ซับซ้อน เข้าใจยาก ควรให้เวลาล่ามได้ซักถามให้ชัดเจน
เพื่อขจัดข้อสงสัยและเกิดความเข้าใจถ่องแท้

- อย่าขัดจังหวะล่ามในขณะที่แปลเพราะจะทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน

- หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคยาวๆ ปฏิเสธซ้อนปฏิเสธ ใช้ประโยคที่เข้าใจง่าย

- อย่าใช้คำฟุ่มเฟือยเพราะจะทำให้ใจความสำคัญตกหล่น

- ในการประชุม ควรเขียนประเด็นสำคัญๆ ไว้บนกระดานดำ เพื่อให้สองฝ่ายเข้าใจสอด
คล้องกัน

- บันทึกข้อตกลงไว้เพื่อเป็นหลักฐาน

- ไม่ควรให้ล่ามแปลนานเกิน 2 ชั่วโมงโดยไม่มีการหยุดพัก

- ถ้าการประชุมจะดำเนินการไปทั้งวันควรใช้ล่าม 2 คน เพื่อสับเปลี่ยนกัน

- การแปลภาษาอังกฤษเป็นญี่ปุ่น ใช้เวลามากกว่าแปลญี่ปุ่นเป็นภาษาอังกฤษ

- บางครั้ง ล่ามอาจแปลโดยสรุปข้อความซึ่งใช้เวลาน้อยกว่าผู้พูด นั้นไม่ใช่เรื่องผิดปกติ

- ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในการแปลเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้เป็นปกติวิสัย

- ถ้าคู่เจรจาแสดงความไม่เข้าใจหรือลังเลใจ ให้ถามล่ามว่ามีปัญหาอะไรและควร
ดำเนินการอย่างไร

- ควรให้เวลากับล่ามหลังจากการเจรจาสิ้นสุดลงแล้ว เพราะล่ามอาจสังเกตเห็น
ประเด็นสำคัญๆ ที่หลงเหลืออยู่ระหว่างการเจรจา เนื่องจากล่ามเป็นผู้เก็บรายละเอียดต่างๆ ซึ่งชาวต่างประเทศที่เป็นคู่เจรจากับญี่ปุ่นอาจหลงลืม การทบทวนประเด็นสำคัญๆ กับล่ามจะช่วยให้ข้อผิดพลาดต่างๆ ลดน้อยลง

ขั้นตอนในการเจรจา

เพื่อให้การเจรจาซื้อขายกับญี่ปุ่นลุล่วงไปด้วยดี ควรรู้ถึงกระบวนการต่างๆ ในหัวข้อดังต่อไปนี้

- การเริ่มเจรจา ควรมีการสร้างความคุ้นเคยกับทีมเจรจาก่อน ตัวแทนที่จะเข้าเจรจากับ
ญี่ปุ่นควรเดินทางไปแต่เนินๆ แล้วใช้เวลาศึกษาลู่ทางต่างๆ รวมทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าต่างๆ

ญี่ปุ่นนิยมทำงานกันเป็นทีม เพราะฉะนั้นตัวแทนที่จะไปเจรจาควรมีมากกว่าหนึ่งคน หรือหากจะส่งผู้แทนเพียงคนเดียว ต้องมีการส่งจดหมายแนะนำตัวไปล่วงหน้า และเน้นว่า ตัวแทนที่ส่งมานี้ เป็นผู้มีอำนาจเด็ดขาดในการตัดสินใจในฐานะที่เป็นผู้บริหารระดับสูงของบริษัท แต่อย่างไรก็ตามการไปเป็นทีมย่อมสร้างความรู้สึกน่าเชื่อถือให้ญี่ปุ่นมากกว่า และผู้ร่วมทีมควรเป็นคนที่เกี่ยวข้องโดยตรง เช่น ฝ่ายควบคุมสินค้า ผู้จัดการฝ่าย ฝ่ายการตลาด เป็นต้น

- การจัดสถานที่ในการเจรจา โดยปกติญี่ปุ่นนิยมนั่งทางฝั่งเดียวกันหมดโดยเรียงลำดับ
ตามตำแหน่ง หัวหน้าทีมเจรจาทั้งสองฝ่ายควรนั่งตรงกันข้ามกัน ที่นั่งหัวท้ายของทั้งสองด้านควรสำรองไว้ให้ล่าม หรือผู้จดรายงานการประชุม ในห้องควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการติดต่อธุรกิจ เช่น โทรศัพท์ รวมทั้งควรมีการเสิร์ฟกาแฟอย่างสม่ำเสมอด้วย

- นามบัตรจำเป็นอย่างยิ่งในการเจรจาวันแรก เพื่อคู่เจรจาจะได้รู้ถึงสถานภาพของกันและกัน นามบัตรควรพิมพ์เป็น 2 ภาษา คือภาษาอังกฤษ และภาษาญี่ปุ่น ในโรงแรมญี่ปุ่นจะมีบริการพิมพ์นามบัตรภายใน 24 ชั่วโมง การโค้งคำนับเมื่อส่งนามบัตรให้ญี่ปุ่นถือว่าเป็นการแสดงคารวะ จึงเป็นมารยาทที่นิยมทำกันมาก

- Presentation ในที่ประชุม

ควรเตรียมข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการเจรจาให้มากที่สุดเพราะชาวญี่ปุ่นให้ความสนใจในรายละเอียดต่างๆ เช่น วัตถุประสงค์หรือแผนการดำเนินงานทั้งในระยะสั้น และระยะยาว การเพิ่มขึ้นหรือลดลงของยอดขาย และการแก้ปัญหาเกี่ยวกับความไม่แน่นอนของอนาคตเพราะนั่นหมายถึงความมั่นคงของตลาดในต่างประเทศ

เครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์รวมทั้งเอกสารเผยแพร่ของบริษัทจำเป็นมาก เพราะจะช่วยให้ปัญหาด้านสื่อสารต่างๆ หมดไป ญี่ปุ่นจะได้ใช้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมในการตัดสินใจ และถือว่าการใช้เครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์เป็นการแสดงถึงความเอาใจใส่อย่างจริงจังในการเจรจาธุรกิจ ถ้าใช้ฟิล์มหรือสไลด์ในการ Present ควรเตรียมไว้ 1 ชุดเพื่อให้ญี่ปุ่นนำไปแสดงแก่ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมด้วย

การเงียบชั่วขณะหลังการนำเสนอข้อมูลในที่ประชุม ไม่ได้แสดงว่าคุณกำลังถูกแอนตี้ แต่ในขณะที่เงียบนี้ ญี่ปุ่นใช้เวลาในการไตร่ตรอง

ถ้าหากญี่ปุ่นเป็นฝ่าย Present ไม่ควรถามขัดจังหวะในขณะที่ผู้พูดกำลังพูดอยู่เพราะถือว่าเป็นการเสียมารยาทอย่างแรงถึงกับจะทำให้เสียความสัมพันธ์กันเลยทีเดียว

ช่วงพักระหว่างการเจรจา ควรใช้เวลานี้ทบทวนหัวข้อต่างๆ ที่กล่าวไปแล้ว รวมทั้งปรึกษาหารือกับทีมของคุณเกี่ยวกับแนวทางที่จะ Present ต่อไป หรืออาจหารือกับล่ามในเรื่องที่พูดไปแล้วและเรื่องที่กำลังจะพูดต่อไป เพื่อให้เข้าใจเรื่องราวทั้งหมดได้ดี

ถ้ามีความขัดแย้งเกิดขึ้นระหว่างการเจรจาซึ่งอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ ที่สำคัญคือต้องมีการติดต่ออย่างต่อเนื่องเพื่อคลี่คลายสถานการณ์ โดยสอบถามหาสาเหตุแห่งความขัดข้องจากนักบริหารระดับต่ำลงมา แล้วทำเรื่องเสนอแก้ไขส่งขึ้นไปใหม่ การใช้บุคคลที่สามซึ่งมีควมสัมพันธ์ใกล้ชิดกับคู่เจรจายังเป็นที่นิยมอยู่

ข้อควรจำในการเจรจากับญี่ปุ่น

- ในระยะต้นๆ ของการเจรจา อย่านำรายละเอียดเข้ามาเกี่ยวข้องมากนัก ควรเป็นเรื่อง
หลังจากที่การเจรจาครั้งแรกลุล่วงไปด้วยดีแล้ว

- ญี่ปุ่นไม่ชอบการยัดเยียดขายไอเดียหรือสินค้า เพราะถือว่าสินค้าที่ดีควรจะแสดงออก
ด้วยตัวของมันเอง

- อย่าขัดจังหวะในขณะที่ผู้อื่นกำลังพูดเพราะญี่ปุ่นถือว่าเป็นการหยาบคาย

- มารยาทในการเจรจาเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ต้องพยายามให้บรรยากาศเป็นพิธีรีตอง
อย่าขออนุญาตถอดเสื้อนอก หรือขอเรียกชื่อต้นของคู่เจรจาเพราะญี่ปุ่นถือว่าไม่มีความจริงใจและไม่ให้เกียรติ

- นำข้อมูลเกี่ยวกับโครงการที่จะเสนอ และเกี่ยวกับบริษัทของคุณมาแสดงในที่ประชุม
ให้มากที่สุด เอกสารเพื่อการแพร่เป็นสิ่งที่มีประโยชน์มาก

- ไม่ควรบินเดี่ยวไปเจรจากับญี่ปุ่น เพราะญี่ปุ่นนิยมการทำงานเป็นทีมและถือว่าเป็น
เครื่องหมายของความเอาการเอาการ แต่ต้องแน่ใจว่ากลุ่มตัวแทนที่ส่งไปมีความเหมาะสมและสามารถตัดสินใจได้

- อย่าเรียกร้องให้มีการตัดสินใจในที่ประชุมเนื่องจากญี่ปุ่นทำงานเป็นทีม ทีมต้องการ
เวลาสำหรับรวบรวมความคิดเห็นของแต่ละคนรวมทั้งปรึกษาหารือด้วย

- บางครั้งญี่ปุ่นอาจถามถึงศาสนา และความเห็นในทางการเมืองของคุณและบริษัท
ของคุณ นั่นเป็นสิ่งที่จะช่วยให้คนญี่ปุ่นเกิดความเชื่อมั่นมากขึ้น อย่าถือว่าเป็นเรื่องละเมิดสิทธิส่วนตัว

- เมื่อมีการขัดข้องในหัวข้อที่กำลังเจรจาอยู่ อย่าดึงดันที่จะแก้ไขในขณะนั้น แต่ควร
เลี่ยงไปพูดถึงหัวข้ออื่นก่อนแล้วจึงย้อนกลับมาใหม่

- ควรรักษาความสัมพันธ์อันดีกับล่ามไว้ เพราะล่ามเป็นผู้ที่จะช่วยรายงานความก้าว
หน้าของการเจรจาหรือหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งต่างๆ ให้คุณ

- พยายามพูดช้าๆ และอย่าพูดถึงตัวเลขมากๆ เพื่อแสดงภูมิเกี่ยวกับโครงการของคุณ
ตัวเลขนั้นญี่ปุ่นจะศึกษาได้ภายหลัง

- ต้องมีความอดทน และเตรียมพร้อมที่จะอธิบายข้อข้องใจของคู่เจรจาด้วยความจริง
ใจและเต็มใจ

หวังว่าข้อมูลทั้งหมดที่นำเสนอมานี้ คงจะช่วยเป็นแนวทางสำหรับการซื้อขายกับญี่ปุ่นได้ อย่างน้อยก็การเจรจาครั้งต่อไป…