หลังจากที่ประเทศญี่ปุ่นพ่ายแพ้สงครามโลกครั้งที่สอง ญี่ปุ่นซึ่งอยู่ในสภาพที่สูญสิ้นทุกสิ่งทุกอย่าง ปัจจัยการผลิตทุกประเภทไม่อยู่ในฐานะที่จะเอื้ออำนวยต่อการพัฒนาประเทศได้แต่ชาวญี่ปุ่นก็มิได้ท้อถอยช่วยกันทำงานเพื่อเพิ่มผลผลิตของประเทศให้สูงขึ้น

จะเห็นได้ว่าในระยะ 30 ปีหลังนี้ประเทศญี่ปุ่นมีอัตราการขาดงานต่ำ อัตราการเข้าออกจากงานประมาณครึ่งหนึ่งของบริษัทอเมริกันพนักงานของบริษัทญี่ปุ่นจะมีความผูกพันกับบริษัทสูง

จากการที่ประเทศญี่ปุ่นประสบความสำเร็จเป็นอย่างมากในการบริหารงาน จึงทำให้การบริหารงานระบบญี่ปุ่นเป็นที่สนใจแก่คนทั่วไปทั้งในแง่ของการจ้างงานแบบตลอดชีพ การตัดสินใจแบบมีส่วนร่วม เป็นต้น

ปัจจัยต่างๆ เหล่านี้เป็นเพียงลักษณะพิเศษลักษณะหนึ่งของการบริหารงานระบบญี่ปุ่นเท่านั้นซึ่งจะมีความแตกต่างไปจากระบบการบริหารงานระบบอื่นๆ ทั้งในแง่ของโครงสร้างขององค์กรและกระบวนการในการบริหาร โดยเฉพาะกระบวนการในการบริหารนี้

การบริหารงานระบบญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญเป็นอย่างมากในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใน 3 ลักษณะคือ

รูปแบบของการบริหาร

ปรัชญาการบริหารงานระบบญี่ปุ่นนั้นจะให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใน 3 ลักษณะคือ

การสร้างทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร วิธีการนี้จะทำให้ได้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพที่องค์กรต้องการและเป็นการชักจูงให้เขาอยู่กังองค์กรนานๆ

ปรัชญาการบริหารงานของบริษัทที่เน้นให้ความสนใจถึงความต้องการของพนักงานและการทำงานเป็นทีม

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการจ้างงานแบบตลอดชีพ เริ่มตั้งแต่การคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติที่บริษัทต้องการไปจนถึงชีวิตการเป็นพนักงาน และเมื่อถึงเวลาปลดเกษียณ

ปรัชญาการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั่วๆ ไปนี้ จะถ่ายทอดต่อไปเรื่อยๆ ภายในองค์กรซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับก็จะรับมาปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะเป็นเทคนิคพิเศษของการจัดการโดยเน้นให้ความสำคัญที่การพัฒนาทักษะของพนักงานอย่างต่อเนื่อง การเลื่อนตำแหน่งจะมีความสำคัญอันดับรองลงมา พนักงานจะถูกประเมินผลการทำงานในลักษณะของการทำงานเป็นทีมมากกว่าตัวบุคลมีการติดต่อสื่อสารแบบเปิด การให้ความช่วยเหลือและการให้รางวัล การตัดสินใจจะใช้วิธีให้ทุกคนมีส่วนร่วม โดยจะมีการให้ข้อมูลแก่ทุกคนที่เกี่ยวข้อง แล้วนำมาปรึกษาหารือกันก่อนที่จะทำการตัดสินใจผู้บังคับบัญชาจะให้ความสนใจในตัวของพนักงานทุกๆ คน

กลยุทธ์ในการบริหาร

องค์กรเป็นเสมือนตลาดแรงงานภายใน ในองค์กรของญี่ปุ่นขนาดใหญ่ๆ จะเป็นประเพณีว่าจะมีการว่าจ้างพนักงานผู้ชายตั้งแต่จบจากสถาบันการศึกษาใหม่ๆ และคาดว่าเขาจะอยู่ทำงานกับองค์กรไปจนปลดเกษียณ นโยบายการจ้างงานแบบตลอดชีพจะไม่ใช้กับสุภาพสตรีผู้ซึ่งจะออกจากงานเมื่อแต่งงาน แรงงานหญิงจะเป็นการทำงานชั่วคราว หรือการทำงานเป็นช่วงเวลาตามภาวะเศรษฐกิจที่นายจ้างจะขยายหรือลดกำลังแรงงาน แต่ในขณะเดียวกันองค์กรจะรักษาอัตรากำลังแรงงานชายเอาไว้ บางครั้งในภาวะที่เศรษฐกิจตกต่ำจริงๆ เท่านั้นจึงจะมีการเลิกจ้างพนักงานประจำซึ่งจะเป็นแรงงานชาย

องค์กรของญี่ปุ่นได้ลงทุนอย่างมากในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และพยายามดึงดูดให้พนักงานอยู่บริษัทนานๆ โดยการให้ค่าตอบแทนที่สูงๆ เมื่อพนักงานมีอายุมากขึ้น ในขณะเดียวกันพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมจากองค์กร เขาก็จะเกิดความภูมิใจและจะตระหนักถึงความเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

พนักงานญี่ปุ่นหนุ่มๆ เมื่อเข้าทำงานใหม่ๆ จะได้รับค่าจ้างค่อนข้างต่ำ และค่าตอบแทนนี้จะเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ ตามอายุงาน ส่วนใหญ่พนักงานตามองค์กรใหญ่ๆ พนักงานเก่าๆ จะมีค่าจ้างสูงกว่าพนักงานใหม่ๆ ถึง 200-400 เปอร์เซ็นต์ในการขึ้นค่าจ้างประจำปีจะมีการนำอายุงานเข้ามาพิจารณาด้วย สวัสดิการต่างๆ จะให้โดยคำนึงถึงอายุงานด้วย เนื่องจากองค์กรของญี่ปุ่นจะบริหารเรื่องค่าตอบแทน โดยนำอายุการทำงานเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย และการจ้างงานจะจ้างตั้งแต่จบการศึกษาใหม่ๆ แต่ถ้าได้คนที่มีประสบการณ์ก็จะไม่มีการนับค่าประสบการณ์ให้เหมือนกับระบบตะวันตก สวัสดิการต่างๆ ก็จะเริ่มคิดกันใหม่จึงทำให้พนักงานไม่อยากจะออกจากงานและไม่สามารถหางานใหม่ได้ด้วย

ประกาศปรัชญาการบริหารงานขององค์กรออกมาอย่างชัดแจ้ง

พนักงานระดับบริหารของบริษัทญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะเขียนปรัชญาการบริหารงานขององค์กรปิดประกาศไว้ให้พนักงานทุกคนได้รับทราบ ปรัชญาเหล่านี้ ส่วนใหญ่จะอธิบายองค์กรว่าเหมือนกับครอบครัวหนึ่ง ซึ่งพนักงานทุกคนขององค์กรจะเป็นส่วนหนึ่งของครอบครัว ซึ่งแต่ละองค์กรจะมีลักษณะพิเศษแตกต่างกันออกไป

ปรัชญาการบริหารงานแบบครอบครัวนี้จะเป็นแบบการให้ความสนิทสนมกลมเกลียวการทำงานเป็นทีม เป็นต้น คำว่า “ครอบครัว” จะเน้นถึงความเป็นกลุ่มหนึ่งของสังคมซึ่งจะมีการระมัดระวังในการเลือกสมาชิก และไม่ต้องการให้มีใครพ้นจากครอบครัวไปถึงแม้ว่าเขาจะไม่เป็นที่พอใจของครอบครัวก็ตาม การอบรมให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน จะก่อให้เกิดความจงรักภักดีซึ่งจะลดการเคลื่อนย้ายไปอยู่กับองค์การอื่นๆ ได้

ในการสร้างความผูกพันกับคอรบครัว จะแสดงออกมาทางนโยบายของทางองค์กรเช่นการหลีกเลี่ยงการเลิกจ้าง การจัดสวัสดิการให้มากเท่าที่จะให้ได้ องค์กรจะต้องพยายามสร้างภาพลักษณ์ต่อพนักงานว่า องค์กรมีความมั่นคง เพราะถ้าไม่สามารถสร้างได้จะพบว่าจะเป็นไปได้ยากในการสร้างการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือ ในการแบ่งผลกำไรมาให้พนักงานบริษัทจะจัดสรรมาให้อย่างเต็มที่ทั้งในรูปของค่าจ้างและสวัสดิการต่างๆ เป็นต้น

เน้นกระบวนการอบรมสั่งสอน

การจ้างงานแบบตลอดชีพจะมีนโยบายเน้นการพัฒนาความสามัคคีเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันภายในองค์กร ในการทำงานช่วงแรกๆ ผู้ที่จบการศึกษามาใหม่ๆ จะไม่รู้สึกโดดเดี่ยวเพราะว่าโครงสร้างของการดำรงชิวิตภายในองค์กรจะพร้อมเสมอที่จะรับสมาชิกใหม่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกโดยทั่วๆ ไป ก็คือบุคลิกภาพของพนักงานใหม่จะต้องคล้ายๆ หรือเข้ากันได้กับพนักงานเก่าๆ ผู้สมัครจะถูกคัดออกในขบวนการคัดเลือก ถ้าเขาแสดงออกมาว่าเขาเป็นคนที่เข้ากับใครไม่ค่อยได้ หรือมาจากครอบครัวที่ไม่อบอุ่น การตัดสินใจที่จะรับพนักงานใหม่จะกระทำเมื่อแน่ใจว่าเขาผู้นั้น จะอยู่กับองค์กรตลอดไป บางครั้งพนักงานบริหารระดับสูงๆ จะเข้ามาร่วมสัมภาษณ์ด้วย และบางครั้งจะมีการเชิญอาจารย์ที่โรงเรียนมาสัมภาษณ์ด้วย

กระบวนการอบรมสั่งสอนสำหรับพนักงานใหม่จะเริ่มตั้งแต่โครงการปฐมนิเทศซึ่งจะใช้เวลาประมาณ 6 เดือน โครงการนี้จะให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับปรัชญาการดำเนินธุรกิจขององค์กร ลักษณะงานในหน่วยงานต่างๆ ขององค์กร ลักษณะการบริหารงานขององค์กร ก็เพื่อที่จะทำให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้าได้กับทั้งพนักงานเก่าและองค์กร พนักงานใหม่จะถูกคาดหวังว่าเขาก็เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ในการปฏิบัติงานการสอนงานให้พนักงานใหม่จะกระทำโดยผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานที่มีอาวุโสสูงกว่า ซึ่งการสอนงานในเรื่องวิชาชีพจะถูกให้ความสำคัญน้อยกว่าการอบรมให้เขาเข้ากับคนอื่นๆ ในหน่วยงานได้ และเมื่อพนักงานใหม่ปฏิบัติงานไปชั่วระยะเวลาหนึ่งก็จะมีการโยกย้ายเพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้งานใหม่ๆ และรู้จักเพื่อนใหม่ๆ มากขึ้น การโยกย้ายนี้จะเป็นส่วนหนึ่งของโครงการเพิ่มพูนประสบการณ์ในระยะยาวเพื่อการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต

วิธีการในการบริหาร

การโยกย้ายและเลื่อนตำแหน่งอย่างช้าๆ

การจ้างงานตลอดชีพจะมีผลทำให้การเลื่อนตำแหน่งทำได้ช้าลง เพราะการเลื่อนตำแหน่งจะทำได้เพียง 2 กรณีคือ องค์กรขยายตัว และเมื่อมีพนักงานเก่าปลดเกษียณไป ข้อจำกัดในเรื่องการเลื่อนตำแหน่งนี้ทำให้การโยกย้ายงานมีความจำเป็นมากสำหรับองค์กรของญี่ปุ่น ในการมอบหมายให้พนักงานไปรับผิดชอบงานใหม่ๆ จะมีผลทางอ้อมให้พนักงานในระดับเดียวกันได้รู้จักกันมากขึ้น การยอมรับกันอย่างไม่เป็นทางการก็จะเกิดขึ้นซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากต่อการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต

ในการเลื่อนตำแหน่งจะพิจารณาปัจจัยสองประการคือ ผลการปฏิบัติงานในอดีตและอายุการทำงาน พนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งจะได้รับผลประโยชน์เพิ่มทั้งในด้านการเงินและการยอมรับ สำหรับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานเด่นๆ แต่ยังไม่อาวุโสพอ ถึงแม้ว่าเขาจะหมดโอกาสในการเลื่อนตำแหน่งแต่เขาก็จะถูกมอบหมายให้มีความรับผิดชอบสูงขึ้นได้ การโยกย้ายงานบ่อยๆ จะทำให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมได้เรียนรู้งานใหม่ๆ เพิ่มขึ้น พนักงานจะถูกฝึกให้เป็นผู้รอบรู้อย่างกว้างๆ มากกว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะสาขาวิชาชีพใดสาขาวิชาชีพหนึ่ง ระบบการจ้างงานแบบตลอดชีพและการฝึกอบรมพนักงานให้เป็นรู้รอบรู้อย่างกว้างๆ จะเป็นเครื่องมือที่จะช่วยลดการย้ายงานระหว่างองค์กรได้

การประเมินผลจากคุณสมบัติและพฤติกรรม

การประเมินผลงานจะไม่ประเมินเฉพาะผลการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่จะประเมินจากบุคลิกภาพและพฤติกรรมบางอย่าง เช่น ความคิดสร้างสรรค์ วุฒิภาวะทางอารมณ์ ความร่วมมือกับคนอื่นๆ ภาวะความเป็นผู้นำ การตัดสินใจ เป็นต้น การประเมินผลงานนี้จะต้องทำอย่างมีเหตุผลและสามารถอธิบายให้พนักงานเข้าใจได้ว่าผลการปฏิบัติงานของเขาเป็นอย่างไร มีจุดเด่น จุดบกพร่องอย่างไร

การประเมินผลงานจะให้ความสนใจไปยังผลงานของกลุ่มด้วย การคบค้าสมาคมในหมู่เพื่อนจะทำให้เห็นถึงความสามารถและศักยภาพของพนักงานเมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่นๆ ในกลุ่ม

ความสำคัญของการทำงานเป็นทีม

การบริหารระบบญี่ปุ่นจะเน้นให้ความสำคัญของการทำงานเป็นทีม งานจะถูกมอบหมายให้กับกลุ่มมากกว่าปัจเจกบุคคล การสร้างความสามัคคีในกลุ่มจะเกิดขึ้นได้ โดยการกระจายความรับผิดชอบไปยังสมาชิกกลุ่มทุกๆ คน ในการแก้ปัญหาจะใช้กลุ่มมากกว่าผู้เชี่ยวชาญ เพราะจะเป็นการสร้างขวัญกำลังใจและเพิ่มความเป็นผู้นำของพนักงาน

กลุ่มงานต่างๆ ในองค์กรจะมีขอบเขตจำกัดตามความรับผิดชอบของกลุ่มเท่านั้น โดยจะมีบริษัทเป็นผู้คอยประสานงานกิจกรรมระหว่างกลุ่มและควบคุมการฝึกอบรมต่างๆ การประเมินผลงานของกลุ่มจะประเมินจากขนาดของกลุ่ม จำนวนครั้งของการย้ายงาน จำนวนและความเร็วของการผลิต เป็นต้น การทำงานเป็นทีมนี้ไม่เพียงแต่จะเป็นปรัชญาในการบริหารเท่านั้นแต่จะมีผลพลอยได้ทำให้พนักงานมีความรู้กว้างขึ้น ซึ่งจะสามารถทำงานแทนกันได้เมื่อมีใครมาหยุดงานไป

การสื่อข้อความแบบเปิด

องค์กรของญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะใช้การติดต่อสื่อสารแบบ face-to-face โดยผ่านทางกลุ่มงานต่างๆ โดยเปิดโอกาสให้สมาชิกของกลุ่มแสดงความคิดเห็นได้ทุกโอกาส พนักงานบริหารของญี่ปุ่นจะกันบริเวณที่ทำงานของตนส่วนหนึ่งเอาไว้ เพื่อใช้เป็นที่สำหรับร่วมปรึกษาหารือกับเพื่อนและผู้ใต้บังคับบัญชา ในโรงงานโฟร์แมนจะอยู่ใกล้ชิดกับพนักงานในการปฏิบัติงานตลอดเวลา แม้กระทั่งผู้จัดการโรงงานก็จะใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่กับพนักงานมากกว่านั่งโต๊ะทำงานในสำนักงาน

การติดต่อสื่อสารแบบเปิดนี้จะรวมถึงการติดต่อสื่อทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรและไม่เป็นลายลักษณ์อักษร การโยกย้ายพนักงานจะมีส่วนช่วยให้ติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการกระจายไปทั่วทั้งองค์กรได้

การมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

การตัดสินใจใดๆ ที่จะเกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้บริหารจะยังไม่ทำการตัดสินใจลงไปจนกว่าจะได้ร่วมปรึกษาหารือกับพนักงานเสียก่อนว่าเขามีความคิดเห็นกันอย่างไร ในกรณีที่มีความเห็นขัดแย้งกันก็จะใช้วิธีการอธิบายหาเหตุผลให้ฝ่ายที่ไม่เห็นด้วยคล้อยตามเสียก่อน เมื่อทุกคนในกลุ่มเห็นคล้อยตามกันแล้ว การตัดสินใจก็จะทำไปตามมติของกลุ่มและสมาชิกกลุ่มก็จะเต็มใจปฏิบัติตามซึ่งการกระทำตามวิธีการเหล่านี้ให้ได้ผลนั้น จะต้องมีการสื่อข้อความและการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันในหมู่พนักงานเป็นอย่างดีเสียก่อน

ให้ความสนใจในตัวพนักงาน

การติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ นอกจากจะมีส่วนช่วยในการตัดสินใจแล้ว ยังจะทำให้พนักงานเห็นด้วยว่าผู้บังคับบัญชาของเขาเอาใจใส่ให้ความสนใจในตัวเขามากน้อยขนาดไหน ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นจะใช้เวลาจำนวนมากในการพูดคุยกับพนักงาน ซึ่งความสัมพันธ์อันนี้จะช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจถึงความต้องการและปัญหาของพนักงานทุกคน ซึ่งปัญหาหรือความต้องการใดๆ ที่เป็นของคนส่วนใหญ่ พวกบริหารก็จะไม่ละเลยเข้าไปช่วยเหลืออย่างเต็มใจ พนักงานก็จะรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเมื่อเขามีปัญหาองค์กรก็ให้ความสนใจและเข้ามาช่วยเหลือ

ในด้านสวัสดิการต่างๆ ของบริษัท จะจัดให้มีในหลายๆ ลักษณะ ทั้งด้านกีฬาบันเทิงและด้านวัฒนธรรมต่างๆ สวัสดิการนี้ไม่เพียงแต่จะให้เฉพาะตัวพนักงานเท่านั้น สวัสดิการบางอย่างยังให้ครอบคลุมไปถึงครอบครัวด้วย เช่น ทุนการศึกษาบุตร การประกันสุขภาพครอบครัว บ้านพักอาศัย เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อจะสร้างแนวความคิดที่ว่าพนักงานและครอบครัวของพนักงานก็เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ซึ่งองค์กรจะต้องเข้ามาดูแลเมื่อประสบภาวะเดือดร้อน

การบริหารงานระบบญี่ปุ่นนั้นจะมุ่งเน้นให้ความสำคัญเป็นอย่างมากในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในแง่ของการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานกับองค์กร ว่าเปรียบเสมือนครอบครัวเดียวกัน ต้องพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน เมื่อพนักงานร่วมมือกันปฏิบัติงานจนองค์กรประสบความสำเร็จเจริญก้าวหน้าเติบโตขึ้นไปเรื่อยๆ องค์กรก็มีข้อผูกพันที่จะต้องแบ่งปันผลประโยชน์ที่องค์กรได้รับกลับมาให้พนักงานทุกๆ คน ทั้งในส่วนของความมั่นคง การยอมรับ การมีส่วนร่วม ความปลอดภัยในการทำงาน และผลประโยชน์ตอบแทนต่างๆ ทุกๆ โอกาสที่จะทำได้ ถึงแม้จะอยู่ในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำฐานะทางการเงินของบริษัทไม่ดีก็ตาม