- เรียนรู้ผ่าน 2 องค์กรผู้สร้างความสำเร็จด้วยระบบจัดการความรู้
- "เอ็นโอเคฯ" ผสานหลายเครื่องมือบริหารสู่วัฒนธรรมช่างคิด
- "โรงเรียนเพลินพัฒนา" ผนึกกำลังทุกฝ่ายแชร์ความชำนาญใน-นอกห้องเรียน
- แนะประเมินผลด้วยความสุข แล้วความสำเร็จตามเป้าหมายจะตามมา

ด้วยภาวะเศรษฐกิจและปัจจัยภายนอกอันผันผวนที่ส่งผลกระทบต่อผู้บริหารธุรกิจในปี พ.ศ. 2552 ต้องเตรียมรับมือ การสร้างระบบจัดการอันแข็งแกร่งภายในย่อมเป็นเรื่องจำเป็น ซึ่งคงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า ความรู้ มีส่วนมหาศาลจะนำพาองค์กรสู่เป้าหมาย

การจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management (KM) เป็นอีกเครื่องมือที่ช่วยการจัดการความรู้ที่ฝังในตัวบุคคลให้ผู้อื่นได้รับรู้และพัฒนาสู่ความสำเร็จ ซึ่งบริษัท เอ็นโอเค พรีซิชั่น คอมโพเนนท์ (ประเทศไทย) จำกัด เป็นตัวอย่างที่มีกระบวนการจัดการโดยนำกระบวนการทำงานหลายๆแนวคิดมาผสมจนเกิดความกลมกลืน ขณะที่โรงเรียนเพลินพัฒนา คืออีกต้นแบบที่ได้พิสูจน์แล้วว่าการจัดการความรู้ไม่จำกัดอยู่แค่ในห้องเรียน

ทั้งสององค์กรถ่ายทอดการจัดการความรู้ ผ่านงานสัมมนา "เปลี่ยนกระบวนทัศน์ พัฒนาวัฒนธรรมการเรียนรู้" ซึ่งจัดขึ้นโดยสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) เพื่อให้องค์กรอื่นๆ ได้เรียนรู้

จุดเริ่มต้นสู่ความรู้สร้าง "องค์กร" ให้เป็น "บ้าน"

"ความสำเร็จไม่อาจเกิดขึ้นได้หากไม่มีการนำกระบวนการจัดการอันหลากหลายมาปรับใช้ให้กลมกลืนกับกระบวนการพัฒนาทักษะอื่นๆ" แนวคิดดังกล่าวทำให้ บริษัท เอ็นโอเค พรีซิชั่น คอมโพเนนท์ (ประเทศไทย) จำกัด ผู้ผลิต Hard Disk Drive ซึ่งเป็นองค์กรที่เพิ่งจะเริ่มจัดการความรู้ขององค์กรได้เพียง 3-4 ปี แต่สามารถผลิตผลงานด้านนวัตกรรมให้กับองค์กรอย่างรวดเร็ว เห็นได้จากการเติบโตโดยเฉลี่ยของบริษัทอยู่ที่ 30% ต่อปี และคาดว่าในปี พ.ศ. 2552 จะเติบโตมากกว่าเดิม 2 เท่า

สุรพงษ์ ศุภจรรยา กรรมการบริหาร บริษัท เอ็นโอเค พรีซิชั่น คอมโพเนนท์ (ประเทศไทย) จำกัด เล่าว่า ก่อนที่จะเริ่มมีการจัดการความรู้ภายในองค์กรบริษัทพยายามสร้างทักษะผ่านกระบวนการทำกิจกรรม Keizen , 5ส , MIC และ TPM ซึ่งผลที่ได้มาเป็นการสร้างทักษะเพียงรายบุคคลหรือในระดับแผนกเท่านั้น ไม่มีการจัดการทักษะความชำนาญของแต่ละแผนกให้เป็นที่รับรู้ร่วมกันทั้งองค์กร ซึ่งจะเป็นผลดีต่อการแก้ปัญหาที่ต้องใช้ความรวดเร็ว ขณะเดียวกันการบริหารองค์กรให้เกิดความยั่งยืนได้ต้องมีการจัดการความรู้ที่เป็นระบบและง่ายแก่การค้นคว้า และข้อมูลเหล่านั้นต้องถูกถ่ายถอดให้กับบุคลากรในองค์กรได้รับรู้

สุรพงษ์มองว่า บริษัทเปรียบเสมือนบ้านหลังที่สอง ที่ต้องให้ความรักและความอบอุ่นในการทำงานซึ่งเมื่อสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นย่อมเอื้ออำนวยให้เกิดการถ่ายถอดความรู้ขึ้นภายในองค์กร โดยจะก่อให้เกิดนวัตกรรมขององค์กรที่เกี่ยวเนื่องในการถ่ายถอดความรู้จากการปฏิสัมพันธ์อย่างง่ายๆ ผ่านวัฒนธรรมองค์กร เช่น วัฒนธรรมข้อแรกที่ถือว่าเป็นพื้นฐานคือ กล่าวคำทักทาย แต่งกายเรียบร้อย และตรงต่อเวลา ซึ่งการปฏิบัติต้องเริ่มจากผู้ที่เป็นหัวหน้าต้องเป็นต้นแบบกล่าวทักทายลูกน้องก่อนเนื่องจากพื้นฐานของวัฒนธรรมคนไทยเป็นคนขี้เกรงใจทำให้บุคคลที่อายุน้อยกว่าไม่กล้าทักทายผู้ใหญ่ก่อน

สุรพงษ์ กล่าว่า ในบริษัทแม้จะมีความเข้มงวดในการรักษามาตรฐานของวัฒนธรรมองค์กรเพียงไร แต่ก็ยังมีคนที่ไม่ปฏิบัติตามแนวคิดเหล่านั้นซึ่งผู้บริหารต้องพยายามสร้างสภาพแวดล้อมให้เกิดความเชื่อเดียวกันเช่น อาจมี 80% ซึ่งเชื่อในวัฒนธรรมองค์กรที่จะเป็นส่วนช่วยให้อีก 20% หันมามีความคิดแบบเดียวกัน

กระตุ้นความคิดด้วยวัฒนธรรมองค์กร

แต่สิ่งที่เป็นปราการสำคัญของการสร้างการเรียนรู้ในองค์กรหลายแห่งคือ การสร้างการยอมรับการเปลี่ยนแปลง หมายความว่า สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อจะสร้างการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในหน่วยงานต้องเป็นกรอบการทำงานที่ก่อให้เกิดความสะดวกสบายกว่าแบบเดิม เนื่องจากหากการเปลี่ยนแปลงใหม่ที่จะเกิดขึ้นเป็นการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานที่ลำบากมักจะเกิดการต่อต้าน ดังนั้น ผู้บริหารต้องถามความคิดเห็นของลูกน้องก่อนทุกครั้งเพื่อให้เกิดการยอมรับ โดยอาจจะผ่านการโฆษณาประชาสัมพันธ์ในหน่วยงานเพื่อหาข้อยุติ ขณะเดียวกันจะเป็นการทำความเข้าใจเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในกระบวนการทำงานในอนาคต

เมื่อมีการยอมรับในความเปลี่ยนแปลงแล้ว ผู้บริหารในแต่ละหน่วยงานต้องมีการกำหนด สโลแกน ของกระบวนการทำงานเพื่อเป็นกรอบอย่างชัดเจนซึ่งจะเป็นสิ่งตอกย้ำให้เกิดการสร้างสรรค์และพัฒนาเพื่อทำให้บรรลุเป้าหมาย และต้องมีการกำหนดระยะเวลาของการทำงานอย่างชัดเจน เมื่อมีการประเมินว่าผ่านเกณฑ์แล้ว ต้องพัฒนาทักษะและกระบวนการคิดในขั้นที่สูงขึ้นต่อไป

ตัวอย่างเช่น ในฝ่ายบริหารเองมีการกำหนดกรอบของการบริหารไว้ว่า Anytime Anywhere คือ เวลาไหน และตรงไหนก็ได้ ที่เป็นจุดเริ่มต้นในการบริหารเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงในการทำงานของส่วนนั้น ซึ่งพอผ่านมา 3 ปี มีการปรับเปลี่ยนสโลแกนใหม่เป็น Anyone คือ ใครๆ ก็ทำได้ เพื่อขยายแนวคิดของการบริหารจัดการไปสู่วงกว้างมากขึ้น

"ในการบริหารงานสิ่งที่เป็นพลังอันยิ่งใหญ่ในการจัดการคือ ต้องสร้างฝันให้กับทุกคนคิดเป็นไปในแนวทางเดียวกันซึ่งจะเป็นผลให้เกิดการพัฒนาและมีความสุขในการที่จะทำฝันเหล่านั้นให้เป็นจริง"

สุรพงษ์ เล่าว่า ทุกปีจะต้องมีการเรียกประชุมผู้บริหารของแต่ละแผนกเพื่อให้ทุกคนเรียบเรียงความฝันภายในหน่วยงานให้ได้ 20-30 ข้อ ซึ่งเมื่อผู้บริหารได้รับรู้สิ่งเหล่านี้ต้องพยายามมาวิเคราะห์โดยนำความฝันมาสร้างเป็นกลยุทธ์ของการบริหารองค์กรในภาพรวม และเชื่อว่าสิ่งที่เป็นความฝันย่อมจะเป็นจริงได้หากผู้บริหารใส่ใจและเอาใจใส่อย่างจริงจังและต้องติดตามผลอย่างใกล้ชิด

ขณะเดียวกันในการกำหนดกลยุทธ์เพื่อจัดการความรู้ ผู้บริหารต้องคำนึงถึงพนักงาน ลูกค้า ผู้ถือหุ้น ผู้มาติดต่อกับบริษัท และสังคม เพื่อให้นโยบายที่จะก่อให้เกิดการจัดการความรู้เป็นประโยชน์กับผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่าย ซึ่งหากส่งผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้เสียผู้ร่างนโยบายต้องยุติแนวทางเหล่านั้นทันที

ทุกกิจกรรมที่จัดขึ้นต้องมีการวัดผลทุกครั้ง เพราะบริษัทถือว่าการทำกิจกรรมเหมือนกับการทำงานซึ่งเวลาของการจัดการเรียนรู้ต้องอยู่ในเวลางานเพราะหากบริษัทมีการกำหนดกิจกรรมอยู่นอกเวลางานย่อมส่งผลกระทบต่อชีวิตครอบครัวของพนักงาน ซึ่งการเป็นผู้บริหารที่ดีต้องปฏิบัติตามแนวทางของท่าน อ. ปัญญานันทภิขุ ที่ว่า ทำให้สนุก มีความสุขเมื่อทำงาน เมื่อไม่มีความเครียดผลงานที่ออกมาย่อมมีคุณภาพ

สุรพงษ์ ยังกล่าวถึงความยั่งยืนในการจัดการความรู้ ที่นอกจากการประเมินการทำงานแล้วบริษัทฯ มีกระบวนการพัฒนาโดยให้องค์กรที่สนใจเข้ามาเยี่ยมชมกระบวนการทำงาน แม้ว่าบริษัทฯ ต้องเสียค่าใช้จ่ายปีละ 300,000 บาท แต่มองว่าเงินที่ต้องเสียไปนั้นคุ้มค่า เพราะจะทำให้เกิดการตรวจสอบการทำงานภายในอยู่ตลอดเวลา เมื่อบริษัทมีการจัดการที่ดี ผู้มาเข้าชมย่อมบอกต่อแบบปากต่อปากซึ่งจะเป็นการประชาสัมพันธ์ที่คุ้มค่ากว่าการลงโฆษณาผ่านสื่อต่างๆ ขณะเดียวกันจะเป็นกระบวนการกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ให้กับบุคลากรภายในคิดนวัตกรรมใหม่ๆ ขึ้นเรื่อยๆ

จัดการความรู้เกิดได้ทุกที่นอก-ในห้องเรียน

ทนง โชติสรยุทธ์ ผู้บริหารระดับสูง บริษัท ซีเอ็ดยูเคชั่น จำกัด (มหาชน) เคยเล่าถึงอุดมคติของการทำธุรกิจที่เน้นสร้างรากฐานความรู้ ส่งผลให้บริษัทในเครือและร้านหนังสือของเขาประสบความสำเร็จอย่างงดงาม แต่ในทางตรงกันข้าม กลับพบว่า แม้ธุรกิจจะเติบโตจนขึ้นอันดับ 1ของผู้ประกอบการในธุรกิจนี้ก็ตาม แต่สัดส่วนของผู้ซื้อหนังสือส่วนใหญ่นิยมหนังสือประเภทดาราหรือเนื้อหาเบาสมอง เป็นตัวชี้วัดว่าการจัดการความรู้ของคนไทยยังน้อยมาก

แต่ความล้มเหลวในการจัดการความรู้ของเด็กไทยทำให้ ทนง ยอมควักกระเป๋าร่วมกับหุ้นส่วนกว่า 70 ราย ก่อตั้ง โรงเรียนเพลินพัฒนา ที่มีเป้าหมายคือ “สร้างชุมชนการเรียนรู้ผ่านกระบวนการทางวัฒนธรรม” โรงเรียนเพลินพัฒนาเปิดสอนตั้งแต่ชั้นอนุบาล-มัธยมปลาย ปัจจุบันได้รับการยอมรับว่าเป็นต้นแบบของการจัดการ KM

วิมลศรี ศุษิลวรณ์ รองผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรการเรียนรู้ โรงเรียนเพลินพัฒนา กล่าว่า ตั้งแต่ปีแรกๆ โรงเรียนก็สามารถพัฒนากระบวนการจัดการความรู้ในชั้นเรียนได้ตรงตามเป้าหมาย แต่การมองไปที่ตัวเป้าหมายนี้เองทำให้การจัดการในองค์กรไม่เกิดความสุข

"องค์การแห่งการเรียนรู้ เป็นองค์การที่มีการปรับตัว และเรียนรู้อยู่เสมอ เด็กจะเป็นอย่างที่เราเป็นมากกว่าจะเป็นอย่างที่เราสอน ขณะที่ครูต้องทำตัวเป็นแบบอย่างที่ดี และนักเรียนก็เป็น "ครู" ของครูด้วย เพราะครูได้เรียนรู้จากการอยู่กับนักเรียนและผู้ปกครองทุกวัน จึงต้องพยายามทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขึ้นในทุกๆ กระบวนการทำงานของโรงเรียน และมีความต่อเนื่องจนเกิดเป็นวัฒนธรรมของโรงเรียน"

วิมลศรี พบว่า การวางรากฐานเพื่อสร้างดอกผลแห่งการจัดการความรู้จะต้องถอดความเป็นโรงเรียนออกให้หมด ซึ่งครูเองอาจไม่ใช่เป็นคนคอยสั่งนักเรียนอย่างเดียวแต่ต้องให้นักเรียนได้คิดสิ่งที่อยากทำเพื่อสร้างความคิดสร้างสรรค์ในการจัดการความรู้ตามแบบที่ต้องการ ขณะเดียวกันทุกฝ่ายที่มีส่วนร่วมต้องมีจุดยืนอันชัดเจนเช่น ผู้ปกครองอาจจะเข้ามาช่วยเหลือโรงเรียนโดยผ่านโครงการ"ห้องเรียนพ่อแม่" เพื่อแลกเปลี่ยนการเรียนรู้ในความสามารถที่ผู้ปกครองมีอยู่กับนักเรียน ซึ่งจะเป็นการบริหารจัดการอีกแบบหนึ่งโดยใช้ระบบเครือญาติเข้ามาช่วยให้ผู้เรียนรู้มีความผ่อนคลายและยอมรับข้อมูล

จากแนวคิดดังกล่าว ผู้คนที่เกี่ยวข้องจะเกิดการเรียนรู้ทุกวัน โดยไม่ต้องเข้าห้องเรียน เพียงเข้าร่วมสัมมนาหรือฟังการเสวนาฯ หรือการแวะทักทาย พูดคุยกันตอนเช้าและตอนเย็น เล่าเรื่องราวดีๆ และชวนกันไปร่วมกิจกรรมทั้งภายนอกและภายในโรงเรียนด้วยกันจะก่อให้เกิดการเรียนรู้ที่มีอยู่สม่ำเสมอ จึงเรียกได้ว่าเป็นวัฒนธรรมของชุมชน ที่พร้อมจะถ่ายทอดไปสู่กลุ่มคนรุ่นใหม่ที่ก้าวเข้ามาในชุมชนแห่งการเรียนรู้ผ่านกระบวนการทางวัฒนธรรม

อย่างไรก็ดี วิมลศรี กล่าวถึงกระบวนการจัดการเรียนรู้ของครูว่า แต่เดิมการประชุมเพื่อจัดการความรู้ของครูมักจะพูดแต่เรื่องที่เป็นปัญหาก่อนทุกครั้งทำให้ผู้ร่วมประชุมเกิดความตึงเครียด จึงหันมาปรับกระบวนการเรียนรู้ใหม่ โดยจัดห้องประชุมให้สบายๆ จากแต่เดิมต้องนั่งประชุมเป็นการนอนประชุมกันเป็นวงกลมและสร้างบรรยากาศด้วยการจุดเทียนหอมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดความผ่อนคลาย และให้ทุกคนพูดถึงสิ่งที่ประสบความสำเร็จก่อนที่จะพูดถึงข้อผิดพลาด เมื่อบุคลากรมีภาวะทางจิตใจที่มีความสุขย่อมเปิดใจในการเรียนรู้

"การประเมินผลเราจะเน้นการวัดถึงความสุขของการทำงานเป็นเรื่องแรกเพราะเมื่อคนที่ถูกประเมินจิตใจผ่องใสคนที่ทำงานด้วยย่อมมีความสุขไปด้วย ซึ่งสุดท้ายจะส่งผลให้งานมีคุณภาพ"

วิมลศรี กล่าวทิ้งท้ายว่า การจัดการความรู้ที่ประสบความสำเร็จจุดเริ่มต้นคือ การสร้างบรรยากาศไม่ให้เกิดความตึงเครียดหรือเกร็งเกินไป