ดูเหมือนว่าหน่วยงานราชการในปัจจุบันจะมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องไม่ว่าใครจะมาเป็นรัฐบาล ถ้าท่านผู้อ่านได้มีโอกาสสัมผัสกับหน่วยงานราชการหลายๆ แห่งจะพบว่าในปัจจุบันหน่วยงานราชการจำนวนมากได้มีการพัฒนาในเรื่องของระบบการบริหารจัดการที่ค่อนข้างทันสมัยพอสมควร

องค์กรเอกชนหลายแห่งอาจจะยังล้าหลังหน่วยราชการในด้านการพัฒนาระบบบริหารจัดการภายในองค์กร จริงอยู่นะครับที่กฎ ระเบียบ หรือ กรอบข้อจำกัดต่างๆ ของระบบราชการยังคงมีอยู่ แต่หน่วยราชการต่างๆ ก็ได้พยายามที่จะพัฒนาองค์กรตนเองให้เป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูง (High Performance Organization: HPO) ผ่านทางเครื่องมือทางการบริหารจัดการต่างๆ

ปัจจุบันบรรดาเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรเอกชนชั้นนำ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนยุทธศาสตร์ (Strategic Planning) Balanced Scorecard (BSC) การบริหารความเสี่ยง (Risk Management) หรือ การบริหารความรู้ (Knowledge Management) กลายเป็นสิ่งที่หน่วยราชการเริ่มคุ้นเคยและมีประสบการณ์ในการนำมาปรับใช้กันมาระยะเวลาหนึ่งแล้ว

การนำเครื่องมือของทางเอกชนมาใช้ในระบบราชการนั้น ไม่ใช่ว่าอยู่ดีๆ จะยกมาใช้ได้เลย ก็คงหนีไม่พ้นต้องปรับให้เข้ากับระบบราชการของไทย อย่างไรก็จะนำเครื่องมือทางการบริหารใดมาใช้ก็ต้องพิจารณาที่วัตถุประสงค์ของเครื่องมือแต่ละประการด้วยนะครับว่าเครื่องมือหรือแนวคิดแต่ละประการมีหลักการและวัตถุประสงค์อย่างไร และเมื่อนำเครื่องมือหรือแนวทางการบริหารดังกล่าวมาใช้ จะช่วยพัฒนาหรือยกระดับองค์กรได้อย่างไร

ข้อวิจารณ์ประการหนึ่งที่ผมได้ยินบ่อยๆ ก็คือในช่วงสองสามปีที่ผ่านมาระบบราชการได้มีการนำเครื่องมือทางการบริหารใหม่ๆ มาใช้กันมากมาย จนทำให้ผู้ปฏิบัติเองเกิดความสับสนในเครื่องมือทางการบริหารแต่ละตัว รวมทั้งรู้สึกว่าวันๆ หมดไปกับการนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้จนกระทั่งไม่สามารถดำเนินงานประจำได้ดี

จริงๆ แล้วผมเองมองว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือทางการบริหารเหล่านี้นะครับ แต่อยู่ที่วิธีการในการนำมาใช้มากกว่าครับ ผมมองว่าปัญหาเกิดขึ้นจากการเริ่มต้นนำเครื่องมือทางการบริหารเหล่านี้มาใช้ระบบราชการ ไม่สามารถทำให้บุคลากรในระบบสามารถมองเห็นความสำคัญหรือความจำเป็นในการนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้ รวมทั้งมองไม่เห็นความเชื่อมโยงระหว่างเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ ซึ่งจริงๆ แล้วปัญหานี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะในระบบราชการนะครับ เอกชนหลายๆ แห่งที่ผมมีโอกาสเข้าไปสัมผัสก็เจอปัญหาในลักษณะเดียวกันครับ

การนำเครื่องมือทางการบริหารมาใช้ในระบบราชการส่วนใหญ่แล้วจะเกิดขึ้นจากการกำกับและผลักดันของหน่วยงานกลางในการพัฒนาระบบราชการ แต่สิ่งที่ล้มเหลวคือการทำให้ข้าราชการส่วนใหญ่เห็นว่าการนำเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ เหล่านี้มาใช้แล้วจะมีส่วนช่วยพัฒนาหรือยกระดับการดำเนินงานของส่วนราชการได้อย่างไร จริงๆ แล้วผมอยากจะชี้ให้เห็นว่าไม่ว่าจะนำเครื่องมือทางการบริหารในเรื่องใดมาใช้ ล้วนแล้วแต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการพัฒนาหรือยกระดับความสามารถในการบริหารจัดการของระบบราชการทั้งสิ้น

ผมเชื่อว่าผู้บริหารและบุคลากรในทุกองค์กรย่อมอยากจะให้องค์กรของตนเองเป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูง หรือที่ภาษาฝรั่งเขาเรียกว่า High Performance Organization (HPO) ทั้งสิ้น เพียงแต่ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรถึงจะพัฒนาองค์กรของตนเองให้เป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูงได้ เครื่องมือทางการบริหารจัดการต่างๆ ที่ส่วนราชการได้นำมาใช้ในช่วงที่ผ่านมาล้วนแล้วแต่เป็นเครื่องมือหรือกลไกที่ช่วยในการขับเคลื่อนหรือผลักดันให้ส่วนราชการมีการพัฒนาตนเองเพื่อนำไปสู่ความเป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูง หรือ เป็นองค์กรที่มีความเป็นเลิศ

โดยเครื่องมือแต่ละประการก็จะช่วยพัฒนาหรือยกระดับส่วนราชการในด้านต่างๆ กัน เช่น การวางแผนยุทธศาสตร์ ก็จะทำให้ส่วนราชการมีทิศทางในการดำเนินงานที่ชัดเจน ที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจร่วมกัน และการดำเนินงานทั่วทั้งองค์กรก็จะสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน หรือ การนำ Balanced Scorecard มาใช้ก็จะช่วยให้ส่วนราชการมีระบบที่เชื่อมโยงจากแผนยุทธศาสตร์ไปสู่แผนปฏิบัติการและงบประมาณ รวมทั้งมีระบบในการทบทวน ติดตาม ผลการดำเนินงานตามยุทธศาสตร์ ฯลฯ เชื่อว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นก็คือ ส่วนราชการรู้ว่าจะต้องนำเครื่องมือทางการบริหารมาใช้ แต่ไม่รู้ว่าเครื่องมือทางการบริหารดังกล่าวเมื่อนำมาใช้อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพแล้ว จะช่วยพัฒนาองค์กรตนเองได้อย่างไร

นอกจากนี้ปัญหาอีกประการก็คือส่วนราชการไม่สามารถมองเห็นความเชื่อมโยงหรือสัมพันธ์ระหว่างเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ หลายครั้งที่ผู้นำองค์กรต้องมีการแบ่งงานหรือกระจายเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ ให้หน่วยงานย่อยหลายๆ หน่วยงานรับผิดชอบ ดังนั้นผลที่เกิดขึ้นก็คือ หลายองค์กรจะต้องทำงานซ้ำกัน ทั้งๆ ที่เครื่องมือทางการบริหารต่างๆ ถ้ามองในเชิงองค์รวมแล้ว จะสามารถเชื่อมโยงระหว่างกันได้ แต่เมื่อถูกกระจายไปอยู่ในมือของคนละหน่วยงานแล้ว ความเชื่อมโยงในการนำเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ มาใช้ก็จะไม่เกิดขึ้น เรียกได้ว่าเป็นการนำเครื่องมือทางการบริหารมาใช้อย่างไม่มีประสิทธิภาพครับ

อย่างไรใช่ว่าการนำเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ มาใช้ในระบบราชการจะไม่ประสบความสำเร็จนะครับ ผมเจอส่วนราชการหลายแห่งที่ได้นำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จนกลายเป็นต้นแบบให้ส่วนราชการอื่นๆ หรือแม้กระทั่งองค์กรเอกชน ประเด็นสำคัญก็คือในระยะแรกส่วนราชการอาจจะเผชิญความยากลำบากหรืออุปสรรคในการนำเครื่องมือการบริหารมาใช้ แต่เมื่อใช้อย่างต่อเนื่อง และทุกคนเห็นประโยชน์ของการพัฒนาองค์กรแล้ว องค์กรย่อมจะเห็นผลจากการนำเครื่องมือทางการบริหารมาใช้

จริงๆ แล้วเจตนาแรกของผมตอนเขียนบทความในสัปดาห์นี้คือการพูดถึงเกณฑ์พัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ หรือที่เรียกว่า PMQA (Public Management Quality Award) ที่สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการได้เริ่มให้ส่วนราชการทุกแห่งใช้กันอย่างจริงจังในปีนี้ ซึ่งเกณฑ์ PMQA นั้นเป็นการปรับมาจากเกณฑ์ TQA (Thailand Quality Award) ที่สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติได้นำมาให้องค์กรเอกชนต่างๆ ใช้ในเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซึ่งทางสถาบันเพิ่มฯ เองก็ปรับมาจากเกณฑ์ MBNQA (Malcolm Baldrige Natioanl Quality Award) ของอเมริกา

ซึ่งประเด็นที่น่าสนใจก็คือเมื่อส่วนราชการนำหลักการของ PMQA มาใช้แล้ว น่าจะช่วยให้ส่วนราชการได้เห็นความเชื่อมโยงระหว่างการนำเครื่องมือทางการบริหารต่างๆ มาใช้ร่วมกันเพื่อยกระดับหรือพัฒนาองค์กร ซึ่งผมคงต้องขออนุญาตยกไปเล่าถึงในสัปดาห์หน้านะครับ