เมื่อก่อนที่นี่ใช้คนเดินเอกสารเดินเวียนไปยังแผนกต่างๆ ใครรับเอกสารก็ต้องเซ็นกำกับ แต่นับจากนี้เพียงแค่คลิกเมาส์ ใส่ข้อมูลเข้าไป ระบบใหม่ที่ติดตั้งก็จะส่งข้อมูลไปยังหน้าจอคอมพิวเตอร์ทุกฝ่ายข้อมูลออนไลน์กันทันที

“ซอยม่วงสกุล” อาจจะไม่คุ้นหูชาวบ้านหรือผู้คนที่พำนักอยู่แถวบางขุนเทียน แต่หากบอกว่าจะไป “ซอยปลากระป๋อง” หลายคนพยักหน้า และออกปากว่ารู้จักแทบจะทันทีเลยก็ว่าได้

ด้วยความที่เป็นโรงงานผลิตปลาทูน่ากระป๋องขนาดใหญ่เพียงแห่งเดียวที่ตั้งอยู่ในอาณาบริเวณของกรุงเทพมหานคร ทำให้โรงงานปลาทูน่ากระป๋องของ I.S.A.Value เป็นที่รู้จักกันดีสำหรับคนแถวนี้ และคนในวงการผลิตปลาทูน่ากระป๋อง แม้จะเปลี่ยนผ่านมือจากเจ้าของรายเก่ามาอยู่ในมือผู้ถือกรรมสิทธิ์ใหม่แล้วก็ตามที

ใช้เวลาเดินเข้าไปจนเกือบก้นซอย ผู้มาเยือนจะได้เห็นป้ายชื่อบริษัทติดอยู่ทั้งโรงงานผลิต และหน้าออฟฟิศใหม่เอี่ยมอย่างชัดเจน กลิ่นคาวปลาที่ลอยคลุ้งออกมาจากบริเวณโรงงานเป็นสัญญาณบ่งบอกว่ากำลังการผลิตคงมากพอสมควร ถึงได้ส่งกลิ่นคาวอบอวลกินบริเวณกว้างเช่นนี้

I.S.A.Value เป็นหนึ่งในบริษัทผลิตปลาทูน่ากระป๋องที่อยู่ในเครือ ของ Sea Value ที่ก่อตั้งขึ้นเมื่อ 2 ปีที่แล้ว โดยปัจจุบันมีโรงงานผลิตทั้งหมด 3 แห่ง รวมกำลังการผลิตแล้วกว่ แปดร้อยตันต่อวัน หรือ 8 แสนกิโลกรัมต่อวัน

เกือบ 100 เปอร์เซ็นต์เป็นการส่งออก และรับจ้างผลิตจากผู้ค้าในต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นสหรัฐอเมริกา แคนาดา แอฟริกาใต้ ญี่ปุ่น ออสเตรเลีย รวมถึงประเทศในสหภาพยุโรปทั้งหมด เอเชีย ตะวันออกกลาง และอเมริกาใต้ โดยบริษัทจะรับผลิตตั้งแต่เนื้อปลาทูน่าสำเร็จรูป ก่อนจัดส่งต่อให้ผู้จ้างวานไปผลิตเป็นปลากระป๋องสำเร็จรูปเอง หรือแม้แต่การรับผลิตเป็นทูน่ากระป๋องสารพัดชนิด ทั้งที่ใส่น้ำมัน ใส่น้ำเกลือ น้ำซอส น้ำปรุงรส หรือแม้แต่ปลาทูน่ากระป๋องสำหรับสัตว์เลี้ยงอย่างแมว

กำลังการผลิตที่มากถึง 400 ตันต่อวันเฉพาะใน I.S.A.Value อย่างเดียว และมีแนวโน้มจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในแต่ละปีนับจากนี้ ทำให้เอกสารในการรับออร์เดอร์ หรือแม้แต่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกำลังการผลิตทั้งหมดหมุนเวียนได้ไม่คล่องตัวอย่างที่ควรจะเป็น หลายครั้งออร์เดอร์เป็นจำนวนมากที่หลั่งไหล เข้ามาในบริษัทก่อให้เกิดความผิดพลาดในการผลิต เนื่องจากข้อมูลที่ส่งต่อไปยังกระบวนการผลิตอื่นๆ เป็นแบบกระดาษที่ต้องใช้แรงงานคนเดินถือเอกสารเวียนไปให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบเซ็นรับทุกครั้ง เมื่อมีการแก้ไขข้อมูล และส่งข้อมูลกลับไปยืนยันอีกครั้ง บางครั้งก็ยังเกิดการสูญหายในข้อมูลดังกล่าว

บริษัท I.S.A.Value จึงกลายเป็นบริษัทแรกในเครือที่ตัดสินใจจะแก้ไขปัญหาดังกล่าว และต้องการให้ระบบการสั่งสินค้าหรือส่งเอกสารออร์เดอร์ทั้งหมดคล่องตัวกว่าเดิม โดยหลังจากใช้เวลากว่าครึ่งปี บริษัทที่มีรายได้กว่า 8,000 ล้านบาทต่อปีแห่งนี้ จึงมาลงเอยที่การเสียเงินในระยะเริ่มต้นจำนวน 15 ล้านบาท ไปกับระบบ ERP หรือโซลูชั่นเพื่อการวางแผนทรัพยากรสำหรับองค์กรของไมโครซอฟท์ ที่ชื่อว่า ไดนามิคส์ เอเอ็กซ์ เวอร์ชั่น 4.0

หากพิจารณาในแง่ของรายได้แล้ว จำนวนมูลค่าการลงทุนเพียง 15 ล้านบาท เทียบกับรายได้ 8,000 ล้านบาท อาจจะเป็นเพียงเศษเสี้ยวแค่ 0.1 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น แต่หากจะบอกว่าความสำคัญของการลงทุนในระบบใหม่สำหรับองค์กรจะนำมาพร้อมกับความเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงานอีกหลายประการ รวมถึงรูปแบบของการใช้ชีวิตประจำวันของบุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ไลน์การผลิตที่จะสอดคล้องกับกระบวนใหม่ในระบบไอทีที่ติดตั้งเข้าไปใหม่ จำนวนเงินก็ดูเหมือนจะไม่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเอ่ยถึงแต่อย่างใด

ในเดือนมกราคมนี้พนักงาน 50 ชีวิต ที่เกี่ยวข้องกับระบบการรับออร์เดอร์ หรือกระบวนการผลิตทั้งหมด ตั้งแต่ฝ่ายวางแผน ฝ่ายการตลาด ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขนส่ง ฝ่ายที่ดูแลเรื่องแพ็กเกจจิ้ง หรือแม้แต่ฝ่ายโรงงานผลิตจะทำงานแบบใหม่ทั้งหมด

เริ่มจากฝ่ายวางแผนที่แต่เดิมเมื่อได้รับข้อมูลจำนวนการสั่งออร์เดอร์ของลูกค้าแบบล่วงหน้า 6 เดือนหรือ 1 ปี มาแล้วมักต้องใช้ วิธีการคำนวณด้วยมือถึงจำนวนการใช้วัตถุดิบทั้งกระบวนการ เช่น สมมุติว่าบริษัทต้องขายปลาทูน่า 400 กว่าตู้คอนเทนเนอร์ต่อวัน แต่ละตู้จะประกอบไปด้วยจำนวนของไลน์สินค้าที่แตกต่างกันออกไป และแต่ละชนิดของไลน์สินค้าก็เลือกใช้วัตถุดิบและวัสดุที่แตกต่างกันด้วย ทั้งส่วนผสม แพ็กเกจจิ้งและระบบขนส่ง ทำให้เสียเวลาในการติดต่อประสานงานในแต่ละ station หรือแต่ละแผนกกว่าจะสรุปสุดท้ายแล้วการผลิตสินค้าในแต่ละออร์เดอร์นั้นจะต้องใช้วัตถุดิบเท่าไร ก่อนส่งไปให้ฝ่ายผลิตดำเนินการต่อ

แต่เมื่อลงระบบ ERP ใหม่แล้ว ฝ่ายวางแผนแค่เพียงกรอกจำนวนตัวเลขการสั่งซื้อเข้าไปในระบบ ระบบจะช่วยคำนวณปริมาณของวัตถุดิบที่จะต้องใช้ในการผลิตนั้นๆ ให้อัตโนมัติ ซึ่งขณะเดียวกันตัวเลขดังกล่าวก็จะถูกส่งผ่านไปยังหน้าจอของฝ่ายที่เกี่ยวข้องด้วยในเวลาเดียวกัน โดยที่ไม่ต้องส่งเอกสารเวียนเหมือนก่อนหน้า หรือฝ่ายวางแผนก็ไม่ต้องมานั่งเสียเวลาคำนวณด้วยมืออีกต่อไป

เช่นเดียวกันเมื่อฝ่ายการตลาดที่จะทำหน้าที่ป้อนข้อมูลการส่งออร์เดอร์ให้กับฝ่ายอื่นๆ ซึ่งแต่เดิมต้องทำการป้อนข้อมูลเข้าไปในซอฟต์แวร์ตัวหนึ่งที่บริษัทจ้างคนนอกเข้ามาเขียน แต่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการรับออร์เดอร์ โดยที่ไม่ได้ลิงค์หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบอื่นๆ เลย

หลังจากที่ป้อนข้อมูลเสร็จ ก็จะทำการสั่งพิมพ์เอกสารการสั่งงานดังกล่าวออกมา และทำสำเนาเอกสารเป็นจำนวนมากก่อนส่งต่อไปยังแผนกต่างๆ ทั้งฝ่ายวางแผน ฝ่ายผลิต และฝ่ายที่เกี่ยวข้อง แต่เมื่อมีระบบใหม่ ข้อมูลที่ฝ่ายการตลาดป้อนเข้าไป ก็จะถูกส่งไปเก็บไว้ในฐานข้อมูล และเปิดทางให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้ในเวลาเดียวกัน โดยที่ไม่ต้องเวียนเอกสารอีกต่อไป

สมบัติ จันทร์ศศิธร รองประธานบริษัท I.S.A. Value บ่นเปรยๆ ว่า “เรามีถึงขนาดว่ามีเอกสารไปแล้ว มีใบเซ็นรับข้อมูลด้วย เพราะแต่ก่อนเอกสารไปแล้วหลายคนบอกไม่ได้รับเอกสารดังกล่าว ขณะที่บางฝ่ายอาจจะพลาดการรับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขไปบ้างก็มี บางคนยังถือข้อมูลที่เป็นมาสเตอร์อยู่ในมือ ขณะที่ Memo ที่แก้ไขแล้วกลับไม่ได้รับ ทำให้ข้อมูลที่ต้องทำงานยังเป็นแบบเดิม หลายครั้งก็ผิดพลาดในการรับผลิตได้ ยิ่งเป็นฝ่ายผลิตการที่ข้อมูลดังกล่าวหลุดไปยิ่งเสียหายในแง่ของการผลิตมากมาย”

แต่ถึงแม้อย่างนั้น สมบัติเองตั้งความหวังเอาไว้ไม่น้อยว่า หลังจากที่ทดสอบระบบไปอีกสักระยะ จนถึงกลางปีหน้า เขาและทีมงานจะสามารถแก้ไขปัญหาทั้งหมดได้จากระบบดังกล่าว และประเมินพบว่าระบบดังกล่าวทำงานได้ดี ก็มีสิทธิ์ไม่น้อยที่อาจจะต้องทยอยติดตั้งระบบใหม่ให้กับบริษัทในเครืออื่นๆ บ้าง

เพราะแม้จะเป็นบริษัทในเครือแต่ฝ่ายวางแผนและฝ่ายการตลาดที่ทำหน้าที่รับออร์เดอร์จากลูกค้า ก็เป็นศูนย์กลางเดียวกัน ก่อนกระจายข้อมูลให้กับบริษัทหรือโรงงานในเครือรับหน้าที่ผลิตต่อไป การเชื่อมโยงเข้าถึงกันทั้งหมดระหว่างบริษัทในเครือจึงเป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต้องการจะให้เกิดขึ้น

ในวันที่ “ผู้จัดการ” เข้าไปเยี่ยมชมโรงงานแห่งนี้ พนักงานที่เกี่ยวข้องเริ่มหมุนเวียนสับเปลี่ยนแผนกมาอบรมการใช้งานระบบใหม่ และหากนับวันเวลาตามที่ได้พูดคุยกับสมบัติ จนถึงวันนี้ก็เป็นวันที่พนักงานได้ทดลองใช้ระบบจริงๆ แล้ว

ที่ปรึกษาโครงการที่เข้ามานั่งศึกษากระบวนการผลิตของบริษัททั้งหมดจะทำหน้าที่ช่วยเหลือและแก้ไขการทำงานภายใต้เงื่อนไขความต้องการของบริษัทไปอีก 6 เดือนนับจากนี้ ก่อนที่จะประเมินผลการใช้งานกันอีกครั้ง

ความไม่คุ้นเคยในการใช้ระบบใหม่ เป็นสิ่งสำคัญที่หลายองค์กรจะประสบเมื่อต้องเปลี่ยนจากการใช้งานหรือทำงานด้วยมือมาเป็นระบบที่ใหญ่ขึ้น การเปลี่ยนชีวิตประจำวันจากถือเอกสารมาเป็นการเปิดหน้าจอคอมพิวเตอร์เพื่อดูข้อมูลการสั่งออร์เดอร์ เป็นสิ่งที่พนักงานที่นี่ต้องปรับตัวและหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่องค์กรอย่าง I.S.A.Value ต้อง แก้ไขให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงครั้งนี้

“เมื่อถึงเวลาที่จะโตยิ่งกว่าเดิม ก็ต้องเปลี่ยนระบบไอทีให้รองรับ และก็ต้องยอมรับเงื่อนไขความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น” เป็นคำพูดซึ่งดูเหมือนจะเหมาะกับ I.S.A.Value ที่เวลานี้ตัดสินใจเปลี่ยนจากการใช้แค่โปรแกรมสร้างตารางหรือสร้างเอกสารมาเป็นระบบที่ใหญ่กว่าอย่าง ERP ยิ่งนัก