แม้ว่าส่วนตัวสุพจน์ ธีระวัฒนชัย กรรมการผู้จัดการบริษัทโรงเบียร์ตะวันแดง
แทบไม่เคยใช้คอมพิวเตอร์มาก่อน แต่เมื่อต้องมาเป็นเจ้าของกิจการร้านอาหารขนาดใหญ่
ระบบไอทีกลับไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่สำหรับเขา เพราะคอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญ
ที่ทำให้เขาสามารถบริหารร้านอาหารขนาดใหญ่ ที่มีลูกค้าไม่ต่ำกว่าวันละ 2,000-3,000
ราย
"ร้านอาหาร ถ้าบริการไม่ดี อาหารมาช้า ต้องรอกันเป็นชั่วโมง ต่อให้อร่อยยังไงก็ไม่เอา"
สุพจน์บอก
นี่เองที่ทำให้สุพจน์มองหาเครื่องมือมาช่วยให้ร้านอาหาร สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าในทุกๆ
ด้าน ไม่เพียงแค่เบียร์ที่กลั่นกันสดๆ กลางร้านตามสูตรของเยอรมันแบบดั้งเดิม
ที่เป็นจุดขายของร้านเท่านั้น แต่ยังต้องรวมไปถึงความรวดเร็วในการให้บริการที่ต้องทันกับความต้องการ
ของลูกค้า
โจทย์เหล่านี้ถูกโยนให้กับสุธรรม ธีระวัฒนชัย น้องชายที่ร่ำเรียนทางสายงานด้านคอมพิวเตอร์มา
ตั้งแต่ระดับปริญญาตรีจนถึงดอกเตอร์ และเป็นนักวิจัยที่เคยทำงานอยู่ในเนคเทค
ที่เข้ามาช่วยสร้างระบบบริหารร้าน โดยใช้ระบบไอทีเป็นเครื่องมือตั้งแต่เริ่มต้นเปิดร้านเมื่อ
3 ปีที่แล้ว
แม้ว่าระบบไอทีที่ใช้บริหารร้านอาหารก้าวไปถึงขั้นการใช้ระบบ Touch Screen
แต่สำหรับที่นี่เป็นเพียงระบบปฏิบัติการยุคเก่าอย่างระบบ DOS ธรรมดาๆ ที่
เชื่อมโยงข้อมูลภายในร้าน แต่เมื่อพวกเขานำมาใช้อย่างเหมาะสมก็สามารถบริหารร้านอาหารขนาดใหญ่นี้ได้อย่างดี
กลไกการบริหารร้าน ที่มีระบบไอที มาประยุกต์ แบ่งออกเป็น 3 จุดหลักๆ ทันทีที่พนักงานรับออร์เดอร์อาหารจากลูกค้า
จะนำไปให้แคชเชียร์เพื่อลงบันทึกข้อมูลในคอมพิวเตอร์ ซึ่งออร์เดอร์จะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่
ตั้งแต่เลขที่นั่งโต๊ะ รหัส อาหาร รหัสบริกร รหัสแคชเชียร์ วัน เวลา จำนวน
ราคาต่อหน่วย จากนั้นจะพิมพ์ออก มาเป็นใบออร์เดอร์ ขั้นตอนที่ว่านี้เรียกว่า
print order waiter
กรณีที่เป็นเครื่องดื่ม พนักงานจะนำ ออร์เดอร์มาที่แคชเชียร์ เพื่อลงบันทึกรายการ
ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ และพิมพ์ออกมาเป็นรายการ เพื่อนำเครื่องดื่มออกจากจุดออกของและนำมาเสิร์ฟให้กับลูกค้าได้ทันที
ซึ่งจุดออกของจะออกให้เฉพาะออร์เดอร์ ที่ออกมาจากเครื่องคอมพิวเตอร์จากแคชเชียร์เท่านั้น
หากเป็นรายการอาหาร ออร์เดอร์อาหารของลูกค้าจะออนไลน์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของแคชเชียร์
ไปยังห้องครัวโดยตรง ไม่ต้องผ่านพนักงานบริกร ซึ่งครัวของที่นี่จะแบ่งออกเป็น
3 ประเภท คือ ครัวนึ่ง ครัวเผา และครัวใหญ่ ฐานข้อมูลรหัสอาหารที่แยกตามประเภทของอาหาร
จะทำให้ออร์เดอร์ถูกส่งผ่านไปตามประเภทของครัวอย่างเหมาะสมได้ทันที
ด้วยระบบเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานระหว่างพนักงานบริกร
แคชเชียร์ และครัว ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับร้านอาหารขนาดใหญ่ มีที่นั่ง
1,200 ที่นั่ง และมีลูกค้าหมุนเวียนเข้ามา 2,000-3,000 คน
กลไกที่ว่านี้นอกจากทำให้เกิดความแม่นยำ ไม่ผิดพลาด ยังรวมไปถึงความรวดเร็ว
ที่ทำให้พวกเขาสามารถให้บริการแก่ลูกค้าได้ภายในเวลา 10 นาที ซึ่งเป็นมาตรฐานที่สุพจน์กำหนดไว้
ตั้งแต่ลูกค้าสั่งออร์เดอร์จนอาหารมาถึงโต๊ะภายในเวลาอันสั้น
นอกจากนี้ ฐานข้อมูลที่ถูกบันทึก อยู่ในคอมพิวเตอร์ไม่เพียงช่วยให้เกิดความ
รวดเร็วและแม่นยำในการรับออร์เดอร์จากลูกค้า โดยใช้รหัสของข้อมูลมาเป็นตัวช่วย
แต่ยังรวมไปถึงการบริหารคลังสินค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการผลิตเบียร์ ที่ถือเป็นสินค้าหลักของร้าน
สุพจน์ยกตัวอย่าง การที่เขาไม่เพียง แต่รู้ยอดขายในแต่ละวันได้ทันที แต่ยังสามารถคาดการณ์ยอดขายในแต่ละวันได้ล่วงหน้า
"เราสามารถรู้แม้กระทั่งว่าแก้วใส่เบียร์ทรงไหนขายดี จะได้เตรียมคนล้างแก้วได้ทัน
หรือช่วงเวลาไหนลูกค้าจะเข้ามาเยอะ หรือโซนไหน พื้นที่ไหนที่ลูกค้านั่งแช่นานที่สุด"
การรับรู้ข้อมูลปริมาณการบริโภคเบียร์ของลูกค้าที่รวดเร็วจากการใช้ฐานข้อมูลเหล่านี้
จะทำให้การจัดเตรียมวัตถุดิบ เพื่อใช้ผลิตเบียร์ ที่ต้องนำเข้าจากประเทศเยอรมนี
ซึ่งต้องใช้เวลา 1 เดือนครึ่ง กว่าที่วัตถุดิบเหล่านี้จะมาถึงไทย เพื่อจัดสรรได้อย่างเหมาะสม
"เราจะรู้ได้ทันทีว่า วันนี้เราขายเบียร์ ได้เท่าไร ตัวไหนขายดีกว่าเพื่อน
เนื่องจาก เบียร์ต้องเตรียมการผลิตล่วงหน้า 1 เดือน ข้อมูลต้องส่งให้ Brew
Master ซึ่งจะต้องคำนวณได้ว่าแผนการผลิตต่อจากนี้จะเป็น อย่างไร"
ฐานข้อมูลจากระบบไอทีแบบธรรมดา ไม่ได้ช่วยในเรื่องการผลิตเบียร์เท่านั้น
แต่รวมไปถึงการจัดเตรียมวัตถุดิบที่ใช้ผลิตอาหาร ข้อมูลที่ระบุถึงจำนวนลูกค้าในแต่ละวัน
และค่าเฉลี่ยการบริโภคของลูกค้าแต่ละราย ปริมาณการขายเหล่านี้จะส่งผลถึงการจัดเตรียมวัตถุดิบให้พอเพียงกับการใช้งานในแต่ละวัน
จะมีผลต่อคุณภาพความสดของอาหาร การเตรียม กำลังคน และการบริหารต้นทุนอย่างเห็นผล
ข้อมูลที่สามารถระบุถึงช่วงเวลาหนาแน่นที่สุดที่ลูกค้าใช้บริการ และมีจำนวนเท่าใด
ช่วงเวลาไหนที่ขายดีที่สุด ผลที่ตามมาก็คือ การจัดกำลังคน วัตถุดิบ ที่ต้องถูกจัดเตรียมพร้อมไว้แล้ว
การคาดการณ์ในลักษณะนี้ ทำให้การจัดสรรวัตถุดิบถูกแบ่งตามปริมาณการขายในแต่ละสัปดาห์
ที่จะแบ่งออกเป็นช่วงศุกร์ เสาร์ จะเป็นวัตถุดิบหมวด A ซึ่งจำเป็นต้องจัดเตรียมวัตถุดิบไว้เป็นจำนวนมาก
ในขณะที่อาทิตย์และจันทร์ ซึ่งมีปริมาณน้อยที่สุด อยู่ในหมวด B ส่วนวันอังคาร
พุธ และพฤหัส จะเป็นหมวด C ซึ่งมีความต้องการรองลงมา
นั่นไม่สำคัญเท่ากับว่าข้อมูลการขายเหล่านี้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ด้านการตลาด
เช่น การทดสอบตลาดกรณีที่ออกเมนูใหม่ๆ ว่าได้รับการตอบรับแค่ไหนหรือ เมนูไหนที่ขายดี
แม้แต่การจัดกิจกรรมร่วมกับสมาชิกของโรงเบียร์ตะวันแดงที่มีอยู่ 4,000 ราย
ที่จะได้มาจากค่าความถี่ของการใช้บริการของสมาชิก
"ประเด็นสำคัญ คือ การเตรียมคน ช่วงไหนอาหารขายดี สมาชิกใช้บริการเฉลี่ยเท่าไร
ช่วงไหนพื้นที่ไหนลูกค้านั่งแช่นานที่สุด การตอบรับของเมนูใหม่ๆ มีค่าเฉลี่ยอยู่เท่าไร
เช่น ถ้าเราขายได้ 10 จาน ต่อลูกค้า 1,000 คน ก็ถือว่าโอเคแล้วสำหรับ การเริ่มต้น"
แต่กว่าระบบจะลงตัวได้ สุพจน์บอกว่า ต้องใช้เวลาปรับปรุงแก้ไขอยู่ถึง 6
เดือนเต็ม ใช้เงินไปประมาณ 5 แสนบาท เพื่อซื้อซอฟต์แวร์ คอมพิวเตอร์ และพรินเตอร์ในการสร้างระบบ
การรับพนักงาน
"ถ้าไม่มีระบบไอทีมาช่วย เราก็ไม่สามารถขยายร้านได้ขนาดนี้ ระบบ Manual
ใช้ได้ แต่ไม่ได้เรื่องความเร็ว และ ความแม่นยำ ถ้าเป็นร้านเล็กๆ ก็ทำได้
แต่ ถ้าเป็นร้านขนาดใหญ่ ระบบไอทีเป็นเรื่องจำเป็น"
ปัจจุบันโรงเบียร์ตะวันแดงอยู่ระหว่าง การศึกษาเพื่อเปลี่ยนจากระบบ DOS
มาเป็นระบบ Window เพื่อนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์มากขึ้น เช่น ระบบไดเร็กต์เมล์ไปถึงลูกค้า
เป็นเรื่องที่จะขยายต่อไป
และนี่ก็เป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จของโรงเบียร์ตะวันแดง ที่ความสำเร็จ
ของโรงเบียร์แห่งนี้ไม่ได้อยู่ที่กลิ่นอายของเบียร์เยอรมัน รสชาติอาหารแบบไทยๆ
บวกผสมด้วยบรรยากาศของวงฟองน้ำ เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการใช้ระบบไอทีมาสร้างระบบจัดการภายในอย่างเห็นผล
ก็เป็นเรื่องจำเป็นไม่แพ้กัน
