ด้วยสภาพการแข่งขันของธุรกิจน้ำมัน และภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ ที่ลุกลามไป ทั่วเอเชีย ได้กลายเป็นปัจจัยเร่ง ที่ทำให้บริษัทน้ำมัน ที่มีอายุเก่าแก่กว่า 50 ปี ซึ่งมีฐานการลงทุนส่วนใหญ่ในแถบเอเชีย แอฟริกา ตะวันออกกลาง มากกว่า 60 ประเทศ ยกเว้นสหรัฐอเมริกา และยุโรปต้องลุกขึ้นมาปรับปรุงสร้างมาตรฐานบริการขึ้นใหม่ ปรากฏการณ์ ที่รับรู้กันไปทั่ว ก็คือ การปรับโฉมใหม่สถานีบริการน้ำมัน ดั้งเดิม ที่ไร้สีสั น ให้กลายมาเป็นปั๊มน้ำมัน ที่มีรูปลักษณ์ทันสมัย เลือกใช้สีสัน ที่ต้องการสะท้อนถึงมาตรฐานใหม่ให้กับบริการ

คาลเท็กซ์ก็เหมือนกับธุรกิจทั่วไป ที่ต้องการสร้างความเป็นต่อ ภายใต้ สภาวะการแข่งขัน ที่คุกรุ่นคาลเท็กซ์เชื่อมั่นว่า การนำเอาระบบ Supply chain management มาปฏิรูปการสั่งสินค้ากับซัปพลายเออร์ จะทำให้ธุรกิจน้ำมันอย่างคาลเท็กซ์ มีชัยเหนือคู่แข่งได้ไม่ยาก

การเปลี่ยนสภาพของการสั่งซื้อ สินค้าของคาลเท็กซ์ ที่กว่าจะได้สิ่งของมาใช้งาน จะต้องส่งใบสั่งซื้อมายังแผนก จัดซื้อ ซึ่งจะต้องไปคัดเลือกหาซัป พลายเออร์มาประมูล เพื่อให้ได้ราคาดีที่สุด ซึ่งบางครั้งก็ได้ราคาถูก แต่คุณภาพไม่ดี บริการไม่ดี กว่าจะได้สินค้าแต่ละครั้งจึงต้องใช้ทั้งเวลา และต้นทุน ทั้งค่าแรง กระดาษ ค่าโทรศัพท์

ยิ่งไปกว่านั้น การสั่งซื้อของคาลเท็กซ์ ในแต่ละประเทศ ก็อาจจะได้ราคา ที่แตกต่างกัน ทั้งๆ ที่เป็นซัปพลายเออร์ หรือผู้ผลิตรายเดียวกัน อันเนื่องจากการทำงาน ที่ไม่ได้ประสานกัน ยิ่งไปกว่านั้น ก็คือ การขาดข้อมูลที่แท้จริง

ไมค์ มาห์น ผู้จัดการทั่วไป ฝ่ายจัดซื้อระหว่างประเทศ ที่เดินทางมา สัมมนา เพื่อเตรียมความพร้อมในการนำ ระบบ Supply chain management บอกว่าความคล่องตัว ที่จะเกิดขึ้นจะทำให้ต้นทุนค่าใช้จ่ายภายในองค์กรใน การติดต่อกับซัปพลายเออร์ลดลง (lower cost advantage) รวมถึงลดเวลา ในการติดต่อสั่งซื้อให้สั้นลง ทั้งหมดนี้จะเป็นหัวใจสำคัญเป็นสิ่งที่ธุรกิจในโลก ปัจจุบันต้องการมากที่สุด

ไม่ใช่แค่คาลเท็กซ์เท่านั้น ที่เห็นถึงความสำคัญของระบบนี้ หลายธุรกิจใน เวลานี้ก็พยายามสร้างระบบซัปพลายเชน แมเนจเม้นท์ขึ้นมาใช้งานภายใน ระบบ Supply chain management เป็นคำตอบ ที่คาลเท็กซ์ใช้เวลา 15 เดือน เต็มในการศึกษา และทำออกมาเป็นแม่แบบ ที่จะนำมาใช้กับสาขาของ

คาลเท็กซ์ ทุกประเทศในภูมิภาคเอเชีย แอฟริกา ตะวันออกกลาง คาลเท็กซ์ ก็เหมือนกับธุรกิจอื่นๆ ที่มองเห็นถึงอิทธิพลของอินเทอร์เน็ต การศึกษาถึงประโยชน์ในการนำอิน เทอร์เน็ตมาใช้ภายในธุรกิจด้วยกัน หรือ business to business จากการนำเอาระบบสั่งซื้อสินค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายลงได้มากมาย จากตัวเลขของงานวิจัย

การใช้เวลาเกือบ 60 ปีเต็ม กับการลงทุนในประเทศแถบเอเชีย และ แอฟริกา รวมถึงตะวันออกกลางมา เพียงพอสำหรับ ที่จะทำให้คาลเท็กซ์ รู้ดีว่า ความท้าทายของการนำระบบนี้มาใช้ไม่ได้อยู่ ที่เรื่องของเทคโนโลยี เพราะระบบการบริหารงานภายในที่นำเอาระบบเอสเอพีมาใช้เป็นเวลากว่า 3 ปี ไม่เป็นปัญหาสำหรับการเชื่อมโยงการทำงานของสาขาต่างๆ ที่กระจายกันอยู่ ใน 63 ประเทศ

แต่เป็นเงื่อนไขจากภายนอก เรื่องของระบบโครงสร้างพื้นฐานของระบบ สื่อสาร ข้อจำกัดในการแพร่หลายของอินเทอร์เน็ต ระบบอัตราแลกเปลี่ยน เงินตรา ที่แตกต่างกัน อัตราภาษี ความยุ่งยากในการขนส่งสินค้าทั้งหมดนี้ คือ ความยุ่งยาก ที่เกิดขึ้นกับประเทศในเอเชีย แอฟริกา และตะวันออกกลาง ซึ่งเป็นโจทย์สำคัญ คาลเท็กซ์จะต้องตอบโจทย์เหล่านี้ด้วยระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์ ที่จะต้องถูกสร้างขึ้นมาให้สอดคล้องกับข้อจำกัดเหล่านี้

แผนการทำงานของระบบ ซัปพลายเชนของคาลเท็กซ์ ที่ทำขึ้นภายใต้ข้อจำกัดเหล่านี้จะครอบคลุม 3 ระบบหลัก คือ ระบบการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ (eProcurement) ระบบการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (ePayment) และระบบการรับ และจัดส่งสินค้า (eLogistics) ซึ่งเป็นทั้ง 3 ส่วน หลักๆ ที่จะต้องทำพร้อมๆ กันไปจะขาดส่วนใดส่วนหนึ่งไม่ได้

ปั ญหา ที่แล้วมาของการสั่งซื้อสินค้าด้วยวิธีแบบเก่า ก็คือ การขาดข้อมูลของผู้ผลิตสินค้า การขาดการเข้าถึงข้อมูลที่ดี ที่จะสามารถเข้าถึงแหล่งซัปพลายเออร์ ที่ตรงกับความต้องการที่แท้จริง ในบางครั้งก็ต้องผ่านพ่อค้าคนกลางแบบไม่รู้ตัว ทำให้ต้นทุนราคาสูงขึ้น

ถึงแม้ว่าหลายบริษัท รวมทั้งคาลเท็กซ์เองจะสร้างระบบจัดซื้อ ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อควบคุมดูแล และควบคุมต้นทุน แต่การขาดข้อมูล ขาดการประสานงานระหว่างสาขา แต่มันก็ไม่ได้ทำให้ปัญหานี้หมดไป การสั่งซื้อสินค้าของคาลเท็กซ์ ในแต่ละประเทศ ที่บางครั้งได้มาจาก แหล่งผู้ผลิตเดียวกัน แต่กลับได้ราคาแตกต่างกัน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการขาดการประสานงานข้อมูลภายในเรื่องเหล่านี้

คาลเท็กซ์ เชื่อว่า eProcurement หรือ ระบบการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์ คือ คำตอบของปัญหาเหล่านี้ โดยเลือกเอาระบบของอารีบา ซึ่งเป็นผู้ให้บริการ และโซลูชั่นด้าน อี-คอมเมิร์ซมาใช้งานโดยจะต่อเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลของคาลเท็กซ์ ที่ทำงานด้วยระบบของเอสเอพี

ไมค์บอกว่า สิ่งแรกของระบบ นี้ ก็คือ การใช้งานจะต้องง่าย และทำได้รวดเร็ว นั่นก็คือ การคลิ๊กจากหน้าจอ เพื่อเรียกดูข้อมูล และสามารถสั่งซื้อสินค้าทันที เพื่อแก้ปัญหาความยุ่งยากในการสั่งซื้อ และหลักการที่สำคัญ ของระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์ ที่ทำงานอยู่บนรากฐานของ web base การเข้าถึงข้อมูลจึงทำได้ง่าย ด้วยเบลาเซอร์ธรรมดาๆ

ขณะเดียวข้อมูลสินค้าของซัปพลายเออร์ จะถูกนำมาจัดทำในรูปแบบของแค็ตตาล็อกออนไลน์ เพื่อให้คาลเท็กซ์ทุกประเทศสามารถติดต่อกับซัปพลายเออร์ได้เหมือนกัน เท่าเทียม กัน ไม่ต้องผ่านพ่อค้าคนกลาง ซึ่งซัปพลายเออร์ ที่จะเข้ามาอยู่ในระบบนี้ได้จะต้องได้รับการตรวจสอบในเรื่องราคา เพื่อสร้างความมั่นใจแล้วในระดับหนึ่ง

นั่นหมายความว่า ต่อจากนี้พนักงานของคาลเท็กซ์จากสาขาต่าง ๆ ใน 63 ประเทศ จะสามารถเข้าถึงข้อมูล สามารถเรียกดูข้อมูล ตรวจรายละเอียด สินค้า ราคาของสินค้าจากซัปพลายเออร์ ที่มีข้อมูลอยู่ในแค็ตตาล็อกออนไลน์ ได้เหมือนๆ กัน และพนักงาน ที่มีอำนาจ ในการสั่งซื้อ จะสามารถสั่งซื้อ จากหน้าจอคอมพิวเตอร์ได้ทันที ไม่ต้องผ่าน ขั้นตอนการสั่งซื้อ ที่ยุ่งยากอีก ต่อไป ซึ่งในการสั่งซื้อจะต้องมีแบบฟอร์ม ที่แน่ชัด เพื่อทำให้การสั่งซื้อมีความผิดพลาดน้อยที่สุด

"ปัจจุบันคาลเท็กซ์ มีซัปพลายเออร์ ที่สั่งซื้อสินค้าเป็นประจำ และคราวละมากๆ อยู่ 7,000-8,000 ราย ซึ่งในอนาคตซัปพลายเออร์เหล่านี้ จะต้องเพิ่มขีดความสามารถในการจัดส่งสินค้า บริหาร และจัดเก็บสินค้าให้กับเรา ซึ่งจะทำให้คาลเท็กซ์ลดต้นทุนเหล่านี้ลงได้" ไมค์ มาห์น กล่าว

จุดสำคัญอีกอย่างหนึ่ง ของ eProcurement คือ สามารถตรวจสอบได้ว่า สินค้า ที่สั่งซื้อมาอยู่ ที่จุดใดแล้ว จากหน้าจอคอมพิวเตอร์ ที่วางอยู่บนหน้าโต๊ะทำงาน เนื่องจากระบบจะถูก เชื่อมโยงไปยังระบบฐานข้อมูลภายใน รวมถึงระบบการจัดส่งสินค้า และระบบการชำระเงิน

ถึงแม้ว่า การทำงานของระบบ eProcurement จะทำงานอยู่บนพื้นฐาน ของระบบอินเทอร์เน็ต แต่ด้วยข้อจำกัดของจำนวนการใช้อินเทอร์เน็ต ระบบการสั่งซื้อยืดหยุ่น การสั่งซื้อจึงอาจทำได้ด้วยการส่งแฟกซ์ หรือ ด้วยระบบ อีดีไอได้ด้วยแทน ที่จะต้องสั่งผ่านจากหน้าเว็บไซต์เท่านั้น

ความพร้อมของซัปพลายเออร์ เป็นอีกสิ่งหนึ่ง ที่ต้องคำนึงถึง กรณีของคาลเท็กซ์ประเทศไทย ก็เช่นกัน ซัปพลายเออร์หลัก 50 กว่ารายเท่านั้น ที่ถูกเชิญมาร่วมในงานสัมมนาเมื่อวันที่ 30 มีนาคม ที่คาลเท็กซ์จัดขึ้น เพื่อชี้แจงถึงการนำระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์มาใช้

สิ่งที่ซัปพลายเออร์เหล่านี้ต้องทำก็คือ การจัดทำแค็ตตาล็อกออนไลน์ ซึ่งคาลเท็กซ์ตั้งเป้าหมายไว้ว่า ภายในสิ้นปีนี้จะต้องมีซัปพลายเออร์ 700- 800 รายที่ทำแค็ตตาล็อกออนไลน์เสร็จสมบูรณ์

"ซัปพลายเออร์ ไม่ต้องออกแบบ แค็ตตาล็อกเอง เพราะเราจะมี format ของเราอยู่แล้ว เพียงแต่เขาต้องป้อนข้อมูลให้กับเรา อย่างน้อยต้องออนไลน์ เข้ามา ที่ระบบของเรา เพื่ออัพเดทข้อมูล รายละเอียดของสินค้าหรือราคา"

นอกเหนือจากประโยชน์ ที่คาลเท็กซ์จะได้รับจากระบบนี้ ที่จะทำให้ เวลา ที่สั้นลง ความยุ่งยากในการสั่งซื้อ ที่จะหมดไป ขจัดปัญหาเรื่องคนกลาง ในทำนองเดียวกัน ซัปพลายเออร์จะได้รับประโยชน์จากระบบนี้ เพราะแค็ตตาล็อกออนไลน์ ที่ขึ้นไปอยู่บนเครือข่ายนี้ เท่ากับเป็นหน้าร้าน ที่จะถูกเปิดไปยังสาขาของคาลเท็กซ์ในสาขาอื่นๆ ให้สามารถสั่งซื้อเข้ามาได้ทันทีเช่นเดียวกับคาลเท็กซ์ในประเทศไทย

"เราสามารถทำให้ซัปพลายเออร์ ที่อาจเป็นแค่ผู้ผลิตรายเล็กๆ สามารถนำเสนอสินค้า และบริการของตัวเอง เข้าถึงลูกค้าคาลเท็กซ์ทั่วโลก นี่คือ สิ่งที่เราต้องขอบคุณซัปพลายเออร์ของเราด้วย" ไมค์กล่าว

แต่การสั่งซื้อสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ เป็นแค่ส่วนหนึ่งของการลดขั้นตอน ความ ยุ่งยากในการสั่งซื้อสินค้าเท่านั้น ที่ยังต้องอาศัยกระบวนการอื่นๆ เพื่อทำให้ระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์ มีความสมบูรณ์ครบถ้วน

และปัญหาสำคัญของการสั่งซื้อสินค้าข้ามประเทศ ก็คือ การที่ผู้ซื้อต้องเปิดแอลซี (Letter of Credit) กับธนาคาร เพื่อเป็นหลักประกันการสั่งซื้อ สินค้า ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องเสียเวลา และ ค่าใช้จ่าย ที่เป็นค่าธรรมเนียมเป็น จำนวนมากให้กับแบงก์

คาลเท็กซ์แก้ปัญหาในเรื่องเหล่านี้ด้วยการเชื่อมโยงระบบนี้เข้ากับธนาคาร ที่จะทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการจัดการเรื่องเหล่านี้ คาลเท็กซ์เรียกระบบในส่วนนี้ว่า ePayment

ระบบนี้นอกจากจะไม่ต้องเปิดแอลซีให้ยุ่งยากแล้วจะครอบคลุมไปถึงภาษี ในการนำเข้าสินค้า ที่แบงก์จะจัดสรรไปให้กับรัฐบาลของแต่ละประเทศ ที่สั่งซื้อสิน ค้าข้ามประเทศทันที ไม่ต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้อีกต่อไป รวมถึงการชำระเงินค่าสินค้าให้กับซัปพลายเออร์ แบงก์กลางนี้จะโอนเงินให้ กับผู้ผลิตสินค้าทันที ที่สินค้าไปถึงเครือข่ายในการจัดส่งสินค้า ซึ่งจะเป็นส่วนของ eLogistic

eLogistics จะเป็นจิ๊กซอว์ตัวสุดท้าย ที่จะทำให้ระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์มีภาพสมบูรณ์ ตัวแทนขนส่งสินค้าจะถูกเลือกมา เพื่อทำหน้าที่ในการขนส่งสินค้า โดยในแต่ละประ เทศ คาลเท็กซ์จะเปิดจุดรับสินค้า (shop) ที่จะรับสินค้าจากซัปพลายเออร์ และจากนั้น จะเป็นหน้าที่ของตัวแทนขนส่งสินค้า ที่จะทำหน้าที่ในการขนส่งสินค้า โดยที่ผู้ผลิตหรือซัปพลายเออร์ไม่ต้องรับผิดชอบในเรื่องเหล่านี้เลย เพียงแค่นำสินค้ามาส่ง ที่จุดรับสินค้าเท่านั้น

"วิธีการนี้จะทำให้ซัปพลายเออร์ ไม่ต้องยุ่งยากในเรื่องขนส่งสินค้า ยิ่งถ้าเป็นซัปพลายเออร์ ที่เป็นบริษัทท้องถิ่นรายเล็กๆ ด้วยแล้ว การจะให้เขาไปจัดส่งสินค้า คงเป็นไปไม่ได้ แต่ถ้าเป็นวิธีนี้ จะทำให้เขามีโอกาส ที่จะขายสินค้าได้" ไมค์กล่าว

และทันที ที่สินค้าส่งไป ที่จุดรับสินค้าของคาลเท็กซ์ แบงก์ตัวกลางจะโอนเงินให้กับซัปพลายเออร์ รายนั้น ทันที ขณะที่พนักงานคาลเท็กซ์ ที่สั่งสินค้าจะรู้ทันทีว่าสินค้า ที่สั่งจะได้รับภายในวันไหน

การสั่งซื้อของพนักงานคาลเท็กซ์ จึงมีข้อกังวลเพียงแค่ การคีย์คำสั่งให้ ถูกต้องในใบสั่งซื้อบนหน้าจอ หลังจากคำสั่งซื้อถูกส่งออกไปให้กับซัปพลายเออร์ ข้อมูลเหล่านี้อีกส่วนหนึ่งจะถูกก๊อบปี้เก็บไว้ในเว็บไซต์ของอารีบา

ชาร์ลี วิลลาเซเนอร์ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อประจำภูมิภาคเอเชีย บอกว่า คาลเท็กซ์จะเข้าสู่ระบบนี้อย่างเต็มรูปแบบภายในไตรมาส ที่ 3 โดยจะมีซัปพลายเออร์ 700 รายที่มีสินค้าอยู่ในอิเล็กทรอนิกส์แค็ตตาล็อก ที่จะใช้งานในสาขาคาลเท็กซ์ 5 ประเทศในเอเชีย คือ ฟิลิปปินส์ สิงคโปร์ มาเล เซีย ไทย และฮ่องกง รวมถึงแอฟริกาใต้

เขาบอกว่า ความท้าทายของการติดตั้งระบบนี้ในประเทศไทยอยู่ ที่โครงสร้างพื้นฐานไอที ที่มีระดับ ที่แตกต่างกัน สองคือ ข้อจำกัดในเรื่องของภาษาอังกฤษ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นจุดเล็กๆ ของปัญหาเมื่อเทียบกับผลที่จะได้รับจากระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์

จะว่าไปแล้วแนวคิด และสิ่งที่ทำให้คาลเท็กซ์มั่นใจกับการนำระบบซัปพลายเชนแมเนจเม้นท์มาใช้งาน ส่วนหนึ่งน่าจะมาจากการมีบริษัทแม่ คือ เชฟรอน คอร์ปอเรชั่น และบริษัทเท็กซาโก อิงค์ บริษัทน้ำมันรายใหญ่ ที่มีฐาน ที่มั่นในสหรัฐอเมริกา

"เชฟรอน เขามีธุรกิจ ที่เรียกว่า petrocosm ซึ่งทำระบบ electronic marketplace เหมือนกับ ที่เราทำอยู่ เราจะส่งคนไปดูงาน ศึกษางานทางด้านนี้ เพื่อกลับมาทำเรื่องแค็ตตาล็อก อิเล็กทรอนิกส์"

และนี่เอง ที่ระบบทั้ง 3 ส่วนนี้จะต้องทำพร้อมๆ กันไป และเมื่อระบบ ทั้ง 3 ส่วนนี้เสร็จ สมบูรณ์ก็จะนำไปสู่โครงสร้างของการทำธุรกิจ ที่ เรียกว่า electronic marketplace ซึ่งจะเป็นเสมือนพิมพ์เขียวของระบบซัปพลายเชน แมเนจเม้นท์

ในภาวะ ที่ทุกธุรกิจต่างแสวงหาโอกาสทางธุรกิจ ที่มาพร้อมกับอิน เทอร์เน็ต คาลเท็กซ์เองก็เช่น กัน ระบบนี้จึงไม่ได้ใช้งานแค่ภายในเท่านั้น แต่ยัง เปิดโอกาสให้บริษัทน้ำมัน และบริษัทอุตสาหกรรมอื่นๆ ใช้บริการได้โดยชำระค่าบริการตามอัตราการใช้งาน หรือพูดง่ายๆ ก็คือ แอพพลิเคชั่น เซอร์วิส โพรไวเดอร์ (ASP)