กราฟข้อมูลบนแผ่นใส ที่อยู่บนฝาผนังทั้ง 4 ด้าน มีลักษณะคล้ายกับแผงบังคับบนเครื่องบินที่นักบินพาเครื่องบินไปสู่เป้าหมาย เช่นเดียวกับห้องนี้ ที่ผู้บริหารจะใช้เป็นเครื่องมือสร้างสภาพแวดล้อม เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจดำเนินธุรกิจที่เห็นผล

ใครจะคาดคิดว่า ห้องสี่เหลี่ยมเล็กๆ มีโต๊ะประชุม ประดับประดาด้วยจอบรรจุแผ่นใส ใช้คอมพิวเตอร์ควบคุม จะเป็นที่มาของการตัดสินใจกำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจสำคัญๆ ขององค์กรธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ปัญหาส่วนแบ่งตลาดที่ลดลง ลูกค้าไม่พอใจ ผลที่ตามมาก็คือ ยอดรายได้ หรือผลกำไรที่เพิ่มขึ้น

นี่เองที่ทำให้หลายองค์กรเชื่อว่า Management Cockpit จะเป็นสภาพแวดล้อมที่จะช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นเครื่องมือ ที่เชื่อมโยงกับทฤษฎี Balance Scorecard ที่กำลังเป็นที่นิยมอยู่ในเวลานี้

"หัวใจของ Balance Scorecard มีแผนอย่างเดียวไม่ได้ ต้องเอามาใช้จริงว่า ทำได้หรือเปล่า ทุกอย่างต้องแปลเป็นดัชนี ชี้วัดการดำเนินงาน หรือ KPI ทำนองเดียวกัน เมื่อแผนงานหรือแปลงเป็นดัชนีชี้วัด KPI แล้ว ก็ต้องทำให้เกิดการรับรู้ ส่วนแบ่งตลาดเริ่มตก ห้องนี้จะทำหน้าที่บอกอาการ หลักๆ ขององค์กรให้ผู้บริหารทราบ ก่อนปัญหาจะลุกลามจนแก้ไขไม่ทัน" ดร.ธีรยุส วัฒนาศุภโชค ผู้ช่วยผู้อำนวยการโปรแกรม MBA คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

สองปีที่แล้ว ทีมอาจารย์เกือบ 10 คน จากจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย บินไปดูงาน 3 สัปดาห์ จุฬาฯ ก็ได้กลายเป็นมหาวิทยาลัยแรกของไทย และเป็นองค์กรธุรกิจแห่งที่ 2 ที่ได้ชื่อว่า เป็นเจ้าของห้อง Management Cockpit ที่คณะพาณิชย ศาสตร์และการบัญชี เพื่อใช้ในหลักสูตร MBA ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย รวมถึงการรับเป็นที่ปรึกษาให้กับองค์กรธุรกิจหลายแห่ง

ที่มาของห้องนี้ จึงไม่ได้เกิดขึ้นมาแบบโดดๆ แต่เป็นการเชื่อมโยงคอนเซ็ปต์ Balance Scorecard ทฤษฎีการจัดการสมัยใหม่ที่ใช้เป็นตัววัดผลงานที่สำคัญ (Key Performance Indicators) หรือ KPI เข้าช่วยเพื่อให้แผนงานที่วางไว้บรรลุผลได้จริง แทนที่จะเป็นแค่แผนงาน และนั่นหมายความว่า ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจได้ทันท่วงที

"ใครไม่รู้ข้อมูลเท่ากับปิดแพ้ได้เลย เพราะถ้าไม่รู้ตัวเอง การแข่งขันก็ลำบาก พอดีมาเชื่อมโยงกับเรื่องของ Balance Scorecard และ KPI ซึ่งกำลังเป็น hot issue ที่อยู่ในความสนใจของผู้บริหารหลายองค์กรก็เริ่มให้ความสนใจ"

แต่ด้วยข้อจำกัดในการรับรู้ของคนที่ไม่เท่ากัน จำเป็นต้องอาศัยความฉลาดของสภาพแวดล้อมเข้ามาช่วยจัดการ ดร.ธีรยุส บอกถึงที่มาของห้อง Management Cockpit ที่เปรียบเสมือนเป็นเครื่องมือที่จะ ช่วยให้การวัดผลของแผนงานต่างๆ ที่วาง ไว้ ให้ง่ายๆ จากแผนภาพข้อมูลที่บันทึกอยู่บนแผ่นใส 108 แผ่น ที่ติดตั้งอยู่บนฝาผนัง

ห้องนี้จึงเป็นการประยุกต์ระหว่างเรื่องของระบบไอที การที่ต้องมีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล ประมวลผล และจัดเก็บข้อมูล ที่จำเป็นต้องถูกนำมาใช้อย่างเห็นผล และส่วนสำคัญที่ขาดไม่ได้ก็คือ ตัวข้อมูลที่จะถูกนำมาแสดงผล

"ไม่ใช่ข้อมูลทุกอย่างจะนำมาแสดง" ดร.ธีรยุสบอกว่าหัวใจสำคัญของห้องนี้อยู่ที่ข้อมูลที่ถูกเลือกใช้จะต้องเป็นข้อมูลที่สำคัญ หลักการของ KPI จึงถูกนำมาใช้ เพื่อให้การตัดสินใจแก้ไขปัญหาได้ ตรงจุด

หลังจากได้ข้อมูลที่มาจากหลักการของดัชนีชี้วัดผลการดำเนินงาน หรือ KPI แล้ว การนำข้อมูลมาบรรจุในแผ่นใส 108 แผ่น บนกำแพงทั้ง 4 ด้าน ก็ไม่ใช่ทำขึ้นได้ทันที เพราะกำแพงแต่ละด้านหรือแม้แต่ "สี" ที่เลือกใช้ก็สะท้อนถึงความหมายและความจำเป็นที่แตกต่างกัน

กำแพงสีดำ black wall จะแสดงถึงแผนการดำเนินงานว่าบรรลุวัตถุประสงค์ ที่ตั้งไว้หรือไม่ แต่จะดูผลอย่างเดียวไม่ได้ จะต้องมีตัวชี้วัดอื่นๆ มาเกี่ยวข้อง และนั่น ก็คือที่มาของ blue wall กำแพงสีน้ำเงิน ที่บอกถึงปัจจัยภายในองค์กรที่จะมีผลต่อ black wall เช่นเรื่องของคน

แต่การทำธุรกิจยุคนี้จะมองแต่ปัจจัยภายในด้านเดียวไม่ได้ ยังมีปัจจัยภายนอก อย่างเรื่องของตัวแปรด้านเศรษฐกิจ ส่วนแบ่งตลาดของคู่แข่งขัน ที่จะอยู่ในกำแพงสีแดง หรือ red wall และยังมีเรื่องของ simulator ในการนำข้อมูลมาทำให้เกิดการรับรู้อย่างง่ายๆ คือ เงื่อนไขสำคัญของห้องนี้

แผนภูมิแบบแท่ง หรือเส้นกราฟ ที่หากดูผิวเผินแล้ว ไม่ต่างไปจากห้องนักบินที่อยู่บนเครื่องบิน ซึ่งยึดหลักการของการรับรู้ของสมองคน ก็มาจากแนวคิดเหล่านี้ ศาสตราจารย์แพททริค จอร์จ ซึ่งเป็นแพทย์ ผู้เชี่ยวชาญในการผ่าตัดสมอง เป็นผู้คิดค้น ระบบนี้ขึ้น

"สมองคนมีการรับรู้ที่จำกัด รับรู้ทั้งหมดไม่ได้ กราฟิกง่ายๆ จึงเป็นเรื่องที่จำเป็น" ดร.ธีรยุสบอก "และนี่คือสาเหตุว่า ทำไมภาพกราฟิกที่เห็นจึงดูคล้ายกับการจำลองห้องนักบินมาใช้ บนแผงเครื่องบินมีระบบเป็นร้อย แต่ทำไมนักบินคนเดียวถึงควบคุมได้"

และนี่จึงเป็นที่มาของแผนภูมิ ในรูป ของเกย์วัดน้ำมัน ที่ใช้บอกถึงยอดขาย ทันทีที่ยอดขายต่ำกว่าเป้าหมาย เกย์วัดน้ำมันสีแดงจะปรากฏอยู่บนแผ่นใส ที่ผู้บริหารทั้งหมดในห้องจะเห็นพร้อมๆ กัน และนำไปสู่การตัดสินใจแก้ไขปัญหาในทันที แต่หากเกย์วัดน้ำมันชี้ไปที่สีเขียว แสดงว่า ยอดขายเป็นไปได้ หรือหากตกอยู่ในโซนสีเหลือง ก็ต้องเข้ามาดูว่าถึงจุดไหน

"ธุรกิจใดจะใช้ได้ผลแค่ไหนไม่ใช่ เรื่องของเทคนิค แต่เป็นเรื่องของข้อมูล ที่ต้องรู้ว่า ตัวเองมีอะไรดี อะไรไม่ดี"

ไม่เพียงเฉพาะยูบีซีเคเบิลทีวี ที่เป็นธุรกิจแรกที่ลงทุนติดตั้งแล้ว ธนาคารกรุงไทย ก็กำลังเป็นธุรกิจแห่งที่ 2 ที่อยู่ระหว่างติดตั้งห้อง Management Cockpit ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการแปรรูปองค์กรของธนาคารกรุงไทย

ทุกวันนี้ห้อง Management Cockpit ไม่เคยว่างเว้นผู้คนที่มาดูงาน ตราบใดที่ข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะที่ข้อมูลท่วมท้น หรือไม่รู้จักใช้ข้อมูลที่ดีพอ งานนี้พูดง่ายๆ ก็คือ แม้จะมีข้อมูลอยู่ในมือ แต่หากขาดการจัดการข้อมูลที่ดีก็เปล่าประโยชน์