การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ แม้กิจการที่มีขนาดไม่ใหญ่โตนัก แต่ก็สามารถช่วยลดต้นทุนและขั้นตอนการให้บริการได้อย่างเป็นรูปธรรม

ป้ายสีเขียวขนาดเล็กที่อยู่เหนือศีรษะขึ้นไปไม่กี่เมตรแสดงชื่อ "จรัสพล คลินิก" พร้อมกระจกหน้าร้านที่ติดคำบรรยายสรรพคุณของคลินิกเอาไว้มากมายหลายข้อ มิได้โดดเด่นมากพอที่จะชักชวนให้ผู้คนที่เดิน ผ่านไปมาแถวนั้นให้เข้ามารับไอเย็นจากเครื่องปรับอากาศภายในร้าน หรือเสวนากับผู้ที่นั่งอยู่ด้านใน หากมิได้รู้จัก คุ้นเคย หรือนัดหมายกิจธุระเอาไว้ก่อนล่วงหน้าอย่าง "ผู้จัดการ" ในเย็นวันหนึ่งของต้นเดือนที่ผ่านมา

พนักงานต้อนรับภายในคลินิกกล่าวสวัสดีพร้อมกับเชื้อเชิญให้เข้าพบกับชายวัยกลางคนในชุดขาวคุ้นตาที่นั่งรอผู้มาเยือนในห้องขนาดเล็ก ซึ่งกั้นจากห้องโถงของอาคาร พาณิชย์ไม่กี่ชั้น ใต้สถานีรถไฟฟ้าบีทีเอส สะพานควาย พอมองเห็นว่าเป็นที่ทำงานของเขา

จรัสพล ธินทระ ชายในชุดขาวที่รั้งฐานะทั้งแพทย์ผู้รักษา และเจ้าของคลินิกลุกขึ้นกล่าวทักทายอย่างเป็นกันเองในทันทีเมื่อ "ผู้จัดการ" พ้นประตูห้องทำงานเข้าไปพบ

กว่า 8 ปีแล้วที่แพทย์ผู้นี้เปิดคลินิกผิวหน้าและเส้นผมขึ้นมาในย่านนี้ เพื่อให้บริการแก่ลูกค้าขาประจำและขาจรที่ต้องการรักษาข้อผิดพลาดหรือความผิดปกติอันเกิดขึ้นบนใบหน้าหรือเส้นผมของตน

แม้คลินิกไม่ได้ขยายใหญ่โตจนมีสาขาที่สองหรือสามตามมา แต่ก็เห็นคุณค่าของการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยบริหารจัดการภายในคลินิกเล็กๆ ของตน เพื่อลดต้นทุนการดำเนินการหรือแม้แต่ช่วยเอื้อให้เกิดความสะดวกในการทำงาน แทบไม่ต่างอะไรกับที่คลินิกดังๆ บางแห่งทำ หรือโรงพยาบาลขนาดยักษ์ในไทยให้ความสำคัญอยู่

ด้วยความชอบส่วนตัว แพทย์เจ้าของคลินิก ตัดสินใจจัดทำเว็บไซต์ www.clinicneo.co.th เว็บไซต์ที่สร้างขึ้นด้วยตนเอง หลังจากลงทุนเข้าชั้นเรียนออกแบบเว็บไซต์ด้วยตนเอง เมื่อ 6 ปีที่ผ่านมา หลังเปิดทำการคลินิกได้เพียงสองปีเท่านั้น

ปัจจุบัน www.clinicneo.co.th กลายเป็นเว็บไซต์ส่วนตัวของคลินิก ที่ให้ความรู้เกี่ยวกับผิวหน้า เส้นผม หรือความงามของเรือนร่างแก่คนทั่วไป ขณะเดียวกันยังบวกเพิ่มส่วนของการนำเสนอบริการและสินค้าทั้งหมดของคลินิก การสั่งซื้อสินค้าผ่านทางเว็บไซต์ สอบถามการรักษา และนัดหมายเข้าพบแพทย์ของคลินิกผ่านทางอีเมล โดยไม่ต้องยกหูโทรศัพท์ไปนัดหมายแบบเดิมๆ

กิจวัตรประจำวันของแพทย์เจ้าของคลินิกอีกอย่างหนึ่ง นอกเหนือจากการตรวจรักษาคนไข้ที่นัดหมายหรือเดินเข้ามาในคลินิกก็คือ การเข้าไปหาข้อมูลใหม่ๆ มาเพิ่มเนื้อหาเข้าไปในเว็บไซต์ด้วยตนเอง เช่นเดียวกันกับตอบคำถามสมาชิกและคนไข้ที่ส่งมาถามทางอีเมล หรือแสดงความคิดเห็นเอาไว้ในกระดานแสดงความคิดเห็นของเว็บไซต์

แม้กระทั่งการรับออร์เดอร์สินค้าที่สั่งเข้ามาผ่านเว็บไซต์ในแต่ละวันจากสมาชิกที่ไม่อยากเสียเวลาเข้ามาซื้อยาบางอย่างด้วยตนเอง ก่อนส่งต่อให้พนักงานในคลินิกทำการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าทั้งในประเทศและต่างประเทศในเวลาต่อมา

ไม่เพียงแต่คลินิกเล็กๆ แห่งนี้จะนำสมัยด้วยการเปิดเว็บไซต์ขึ้นมาเป็นของตัวเองเท่านั้น แต่ยังยอมตัดสินใจที่จะลงทุนเป็นมูลค่านับแสนบาทไปกับการพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อบริหารจัดการฐานข้อมูลคลินิกขึ้นมา เพื่อหวังที่จะลดต้นทุนการดำเนินการทุกอย่างที่ไม่จำเป็นในคลินิกให้ได้อีกด้วย

นายแพทย์จรัสพลบอกกับ "ผู้จัดการ" ว่า โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บริหารจัดการฐานข้อมูลดังกล่าว ถือเป็นหัวใจสำคัญของการ บริหารจัดการคลินิกแห่งนี้ไปเสียแล้ว เนื่องจากช่วยทำให้การทำงานทุกอย่างในคลินิกของเขาสะดวกขึ้นกว่าเก่าเป็นอย่างมาก ทุกครั้งที่เขาเข้ามาประจำคลินิกในช่วงเย็นของทุกวัน หลังจากเลิกงานประจำในหน่วยงานแห่งหนึ่งแล้ว จะต้องเปิดคอม พิวเตอร์ เพื่อใช้งานร่วมกันกับการให้คำปรึกษา หรือตรวจรักษาคนไข้ไปด้วย นอกจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องแรกจะใช้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงตลอดเวลาเพื่อคอยดูเว็บไซต์ของคลินิกโดยเฉพาะแล้ว เครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องจะใช้เปิดโปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูลของคลินิกด้วย

เขาสามารถเปิดโปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูลขึ้นมาในหน้าจอ เพื่อดูว่าตอนนี้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ของคลินิกรับคนไข้หรือลูกค้าคนไหนให้เข้ามาพบในห้องตรวจของเขาบ้าง แสงไฟกะพริบสีแดงในซอฟต์แวร์จะคอยเตือนว่ามีลูกค้าเขามารอคิวกี่คนแล้วในเวลานั้น

เมาส์คอมพิวเตอร์ในมือของเขาเลื่อนไปตรงชื่อคนไขที่เข้ามาเป็นคิวแรก ก่อนคลิกที่ชื่อและตรวจดูประวัติการรักษาที่ผ่านมาของคนไขรายนั้น ประวัติการใช้หรือการแพ้ยา ภาพถ่ายการรักษาครั้งก่อนหน้าทั้งหมด ซึ่งถูกบันทึกด้วยกล้องถ่ายภาพดิจิตอลและเก็บเอาไว้ในฐานข้อมูล ถูกแสดงขึ้นมาด้านข้างประวัติการรักษาของคนไข้ ทำให้เขาสามารถศึกษารายละเอียดการรักษาทั้งหมดก่อนที่จะพบตัวคนไขในห้องทุกครั้ง

เทียบกับขั้นตอนก่อนหน้านี้ หลังจากที่พนักงานรับคนไข้มาแล้ว ต้องเดินไปค้นประวัติการรักษาจากตู้เอกสารขนาดมหึมา ก่อนนำมาจัดส่งให้ในห้องทำให้ทั้งคนไข้และแพทย์ต้องรอเป็นเวลาหลายนาที ซึ่งคิดในเชิงมูลค่าการดำเนินกิจการแล้ว ย่อมไม่ส่งผลดีต่อคลินิกแต่อย่างใด

ในโปรแกรมการทำงานเดียวกันยังรองรับการเปิดดูฐานข้อมูลยาทั้งหมดของคลินิก จำแนกตามประเภท รวมถึงคลังยาและสินค้าของคลินิก ตารางนัดหมายคนไข้ในแต่ละวัน ฐานข้อมูลบริษัทเจ้าของยาและผลิตภัณฑ์ พร้อมที่อยู่ติดต่อเพื่อการสั่งซื้อและที่สำคัญที่สุดก็คือ ฐานข้อมูลของลูกค้า หรือคนไข้ทั้งหมดที่เคยมาใช้บริการในคลินิก

ขณะที่ข้อมูลสถิติของการรักษาทั้งหมดในแต่ละวันจะรวบรวมเอาไว้ในเมนูรายงานประจำวัน อาทิ เพศ และอายุของคนไข้ สถานภาพการเป็น คนไข้ว่าเป็นคนไข้เก่าหรือใหม่ ประเภทการเข้ารับการรักษาช่องทางที่คนไข้รู้จักคลินิกและตัดสินใจเข้ามารักษา แม้กระทั่งมูลค่าของรายได้ในแต่ละวัน ก่อนสะสมจากสถิติของวันเป็นสัปดาห์ เดือน และปีในที่สุด

ข้อมูลที่ได้เขาใช้เพื่อการทำตลาดโดยเฉพาะ เช่นเดียวกันกับการเก็บสถิติของคนไข เพื่อทำกิจกรรมลูกค้าสัมพันธ์หรือ CRM ในกิจกรรมหรือธุรกิจอื่น คลินิกเองใช้ข้อมูลทั้งหมดเพื่อประกอบการตัดสินใจทำโปรโมชั่นสินค้าผ่านหน้าคลินิกและเว็บไซต์ การลดราคาให้ตรงกับช่วงของความต้องการ ตลอดจนการตัดสินใจลงทุนซื้อเครื่องมือ และยาเพิ่มเติมเพื่อให้สอดคล้องความต้องการของลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย

ในแต่ละวันข้อมูลรายได้ทั้งหมดยังถูกส่งเข้าไปในโปรแกรมบริหารจัดการต้นทุน ที่เรียกว่า General Ledger หรือที่รู้จักการในชื่อ G/L System ที่ติดตั้งเอาไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เดียวกัน เพื่อวิเคราะห์ว่าแต่ละวันนั้นมีเงินสดย่อยเข้ามาเท่าไร และแบ่งแยก เป็นต้นทุนการดำเนินการของคลินิกเป็นอะไร บ้าง

ทั้งต้นทุนจากส่วนลด หรือการทำโปรโมชั่นในช่วงนั้น ค่าแรงพนักงาน หรือแพทย์เวร ก่อนแสดงผลเป็นกำไร หรือกลายเป็นขาดทุนในวันนั้นๆ ผ่านหน้าจอในทันทีที่คลิก การแสดงผลออกมาเช่นเดียวกัน G/L System รองรับการประมวลการดำเนินกิจการในรูปแบบของการคำนวณต้นทุนทั้งหมดเป็นสัปดาห์ เดือน หรือปี เพื่อให้คลินิกได้เห็นภาพรวมของ การดำเนินกิจการของตัวเองได้ด้วย

พื้นที่ใช้สอยของคลินิกเพิ่มขึ้นทันทีที่ซอฟต์แวร์ถูกนำมาใช้งาน เนื่องจากเอกสารประวัติการรักษาของคนไข้ ฟิล์มภาพถ่ายการ รักษาก่อนและหลัง และแฟ้มผลการดำเนินกิจการของคลินิกที่แต่เดิมอยู่ในรูปแบบของกระดาษทั้งหมดได้เปลี่ยนเป็นรูปแบบของเอกสารดิจิตอลในระบบบริหารจัดการคลินิกผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทั้งสองอย่างนั่นเอง เช่นเดียวกันกับค่าหมึกพิมพ์เอกสารที่ต้องเสียไปเป็นจำนวนมากในแต่ละเดือนก็หายไปอย่างสิ้นเชิง เพราะสามารถเปิดเอกสารดูผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ได้ทันที

เสียงคนไข้ที่กำลังสนทนากับพนักงานหน้าเคาน์เตอร์ของคลินิกเล็ดลอดเข้ามาในห้องเล็กน้อยเป็นเชิงเตือนให้ "ผู้จัดการ" ต้องจบการสนทนากับแพทย์เจ้าของคลินิกแห่งนี้ไปกลายๆ ก่อนร่ำลา และเดินออกมาจากไอเย็นของเครื่องปรับอากาศของคลินิกในเวลาต่อมา

"ผู้จัดการ" เชื่อว่า แม้วันนี้จรัสพล คลินิกจะเล็กด้วยขนาดของกิจการ และพื้นที่ใช้สอย แต่กลับเป็นกิจการเล็กที่กลายเป็น ต้นแบบที่ยิ่งใหญ่ให้กับใครบางคนที่ยังคงสิ้นเปลืองไปกับสิ่งเล็กๆ แต่รวมกันเป็นจำนวนมหาศาลได้ดีไม่น้อยเลยทีเดียว