จากองค์กรที่ใช้ใบลา ใบเบิกเงิน จองรถ ทุกวันนี้
พนักงาน ปตท. ไม่เพียงแต่ออนไลน์ผ่านหน้าเว็บไซต์เท่านั้น
แต่พวกเขายังไปโรงพยาบาลด้วยบัตรพนักงานเพียงใบเดียว จากแนวคิดง่ายๆ กลับทำให้องค์กรแห่งนี้
ประหยัดเงินไปแล้วมากมาย
"ก่อนจะออกไปค้าขายบนระบบออนไลน์นอกบ้าน เราควรต้องเริ่มจากในบ้านก่อน"
ไชยเจริญ อติแพทย์ ผู้ช่วย กรรมการผู้จัดการใหญ่ ศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ
บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน)
ปตท.นั้นได้ชื่อว่า เป็นองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการดำเนินงานมากที่สุดองค์กรหนึ่ง
ด้วยแรงผลักดันที่มาจากการแข่งขันกับบริษัทค้าน้ำมันข้ามชาติ และความจำเป็นที่ต้องติดต่อกับลูกค้าที่เป็นสายการบินต่างชาติ
ทำให้การนำไอทีมาใช้ออนไลน์ค้าขายกับองค์กรภายนอกถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
อย่างไรก็ตาม แม้จะใช้ติดต่อกับหน่วยงานภายนอกได้ดี แต่ภายในใช้ไม่ได้ก็เปล่าประโยชน์
ด้วยเหตุนี้ ปตท.จึงต้อง หันมาสร้างการเรียนรู้ให้กับพนักงานภายใน ที่ต้องใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์
ที่นับเป็นการเตรียมพร้อมอย่างหนึ่งของการก้าวเข้าสู่โลกแห่งอนาคต
"ทุกองค์กรต้องเข้าใจบ้านตัวเองก่อน มีคอมพิวเตอร์สวยหรู แต่ยังมีแบบฟอร์มใบลาที่เป็นกระดาษก็ไม่ได้"
ไชยเจริญ บอก และนี่เองก็เป็นจุดเริ่มทำให้ ปตท. ทำโครงการที่เรียกว่า Employee
self services หรือ ESS ขึ้นมา เพื่อสร้างการเรียนรู้ในการ ใช้อินเทอร์เน็ตให้กับพนักงานทั้ง
3,200 คน
ระบบนี้เริ่มตั้งแต่กรอกใบสมัครผ่าน เว็บไซต์ ซึ่งแต่ละวัน ปตท.จะมีผู้สมัครงาน
ไม่ต่ำกว่า 100 คนต่อวัน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแทนที่จะดูใบสมัครทีละใบ จากนั้นค้นหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามที่ต้องการ
จากระบบค้นหาข้อมูล หรือ search engine ที่เตรียมไว้ดูได้จากมหาวิทยาลัย
วิชาเอก
จุดเด่นของระบบนี้ อยู่ที่การทำเอง ภายในของตัวเอง หรือ do-it-yourself
ไม่ใช่แค่ฝ่ายไอทีภายในที่ทำระบบคอมพิวเตอร์ขึ้นมารองรับกับงานเหล่านั้น
แต่ประเด็น สำคัญคือ พนักงานทั้งหมดจะเป็นผู้สร้างฐานข้อมูลเหล่านี้ด้วยตัวเอง
ระบบ ESS ที่ว่านี้ เป็นการนำไอทีมาให้พนักงานใช้แทนกระดาษ จากเดิมที่ต้องใช้ใบเบิกอุปกรณ์
เบิกรถ ใบลาก็เปลี่ยน มาลา หรือเบิกของบนเว็บไซต์แทน ซึ่ง ปตท.เริ่มดำเนินการมาตั้งแต่
5 ปีที่แล้ว เรียกว่า เปลี่ยนพฤติกรรมของพนักงาน ที่ไม่เพียงแต่ทำให้ประหยัดกระดาษลงได้มากแล้ว
ยังทำให้ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในเรื่องการสต็อกของตามมาด้วย
อันที่จริง ไม่ได้ทำพร้อมกันทีเดียวทุกระบบจน ครบ 28 ระบบงาน (module)
ทยอยทำทีละระบบ ไชยเจริญบอกว่า ควรเริ่มที่ระบบ ที่ได้รับผลกระทบต่อพนักงานมากที่สุด
"เพราะนั่นจะ เป็นระบบที่ให้ผลต่อองค์กรมากที่สุด คือ ระบบการลา"
ในขณะที่พนักงานกรอกใบลาพักร้อน หรือลาป่วย ฐานข้อมูลจะเก็บบันทึก ข้อมูล
และคำนวณวันลา ไม่เพียงเฉพาะพนักงานจะ รู้ว่าเหลือวันลาอยู่เท่าไร แต่หัวหน้างานจะตรวจสอบได้ว่า
ลูกน้องคนนั้นควรจะอนุมัติการลาหรือไม่ เนื่องจากฐานข้อมูลเหล่านี้จะถูกอัพเดทโดยอัตโนมัติ
ระบบการลา เป็นตัวอย่างหนึ่งที่ใช้มาแล้ว 5 ปี และเป็นระบบที่ทำให้ปตท.
ประหยัดเงินไปได้แล้ว 8 แสนบาท แม้จะไม่มาก แต่เป็นสัญญาณที่ดีที่ทำให้พวกเขา
เชื่อว่าเดินมาถูกทาง
ฐานข้อมูลเบอร์โทรศัพท์ของพนักงานหรือไดเร็กเทอรีส์ ซึ่งเป็นอีกระบบหนึ่งที่
ไชยเจริญบอกว่าสอดคล้องกับสภาพภาย ในองค์กรของ ปตท.ที่มีพนักงานหมุนเวียน
อยู่ตลอดเวลา
"ทำอย่างไรจะอัพเดทข้อมูลนี้ได้ ก็ต้องเป็นคนในองค์กรทำเอง และนี่ก็คือหลักการของ
do it yourself" ไชยเจริญบอก
ประโยชน์จากการลดต้นทุนที่ว่านี้ ยังรวมไปถึงระบบการจองรถยนต์ของพนักงาน
ตามปกติแล้ว มีพนักงานจำนวน ไม่น้อยที่ต้องเดินทางออกนอกสถานที่ติดต่อลูกค้า
หรือไปโรงกลั่นน้ำมันที่ชลบุรี ระบบฐานข้อมูลการจองรถ ที่ระบุได้ทั้งชนิด
ของรถยนต์ พนักงานขับรถ ใบจองรถของ พนักงานที่ระบุเส้นทาง จุดหมายปลายทาง
ช่วงเวลาของการเดินทาง ชนิดของรถยนต์ ที่ต้องการ มีคนขับหรือไม่ ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้พนักงานคนอื่นที่ต้องการจองรถ
และ ไปในเส้นทางเดียวกันไม่ต้องเบิกรถเพิ่ม และนั่นหมายความว่า ปตท.จะสามารถประหยัดต้นทุนของการใช้รถร่วมกันของพนักงาน
ไม่ว่าจะเป็นค่าน้ำมัน ค่าเสื่อมราคาของรถยนต์
ระบบการเบิกอุปกรณ์สำนักงานที่ทำให้พนักงานสามารถเบิกอุปกรณ์กระดาษ หมึก
เครื่องใช้สำนักงาน โดยไม่จำเป็นต้อง สต็อกอุปกรณ์เหล่านี้ไว้ภายในหน่วยงาน
และอนาคตหากระบบนี้สามารถเชื่อมโยงร้านค้าหรือผู้ผลิตอุปกรณ์ นั่นก็หมายความ
ว่า ระบบซัปพลายเชนที่เกิดขึ้น จะทำให้ปตท.ไม่ต้องสต็อกอุปกรณ์เหล่านี้อีกต่อไป
"เอาแค่กระดาษอย่างเดียว เราก็ประหยัดไปได้แล้ว 8 แสนบาท แต่สิ่งที่แฝงเร้นคือ
ไม่ต้องเก็บอุปกรณ์ ไม่ต้อง สต็อกของ แต่จะไปอยู่ที่ผู้ผลิตเอง เวลานี้ ยังไม่ครบ
Loop เพราะผู้ผลิตเขายังใช้โทรศัพท์ติดต่อ ไม่ได้ออนไลน์ การมีขาเดียวก็ทำไม่ได้"
ทุกวันนี้พนักงานของ ปตท.ไม่ต้องพกเงินไปโรงพยาบาล ข้อตกลงที่ ปตท. ทำร่วมกับโรงพยาบาลบางแห่ง
ทำให้พนักงาน สามารถใช้แค่เพียงบัตรพนักงาน จากนั้นก็นำสำเนาใบเสร็จกรอกบนหน้าจอคอมพิว
เตอร์ ข้อมูลเหล่านี้จะวิ่งไปที่ระบบบัญชี ที่จะเข้าสู่ขั้นตอนของการชำระเงินระหว่าง
ธนาคารและโรงพยาบาล
ระบบล่าสุด คือ การจ่าย slip เงินเดือนออนไลน์ ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายในเรื่องของกระดาษ
เช่นเดียวกับการที่พนักงานจะแจ้งซ่อมไฟเสีย ท่อประปาแตก หรือจอง หลักสูตรฝึกอบรม
สัมมนา อ่านข่าว หรือ ตรวจสอบดูรายชื่อและจองหนังสือใน ห้องสมุดจากหน้าจอคอมพิวเตอร์บนโต๊ะทำงาน
หรือในแผนกของตัวเอง
อย่างไรก็ตาม ระบบ employee portal ยังไม่ได้ทำในลักษณะของ portal ทุกครั้งที่เข้าระบบ
พนักงานจะต้อง key password ทุกครั้ง แต่ระบบที่ถูกพัฒนาใหม่ พนักงานสามารถ
key in จากหน้าจอเพียง ครั้งเดียว จากนั้นจะเข้าสู่ระบบงานทั้ง 28 ได้ทันที
และยังอยู่ระหว่างการเชื่อมโยงกับระบบจัดการภายในองค์กร ที่อยู่ระหว่าง การปรับปรุงระบบ
ระบบ ESS เป็นส่วนหนึ่งของแผนงานการนำไอทีมาใช้ภายในองค์กร ที่เรียกว่า
E-journal ที่มีทั้งหมด 5 ขั้นตอน
"ขณะนี้เราอยู่ในขั้นที่ 2 โดยก้าวจากการใช้อีดีไอ อีเมล อินเทอร์เน็ต
มาอยู่ ในขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลงองค์กร"
เป้าหมายในอนาคตของพวกเขา การติดต่อกับองค์ภายนอก และไปถึงการเป็น virtual
office ที่จะต้องมีขึ้นในอนาคต
ทุกวันนี้ไม่เพียงแต่ลดค่าใช้จ่ายภาย ใน ที่แม้ว่าจะไม่มาก แต่อย่างน้อยองค์กร
นี้ได้ผ่านการเรียนรู้การจัดการองค์กร ที่ไม่ใช่เรื่องของเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว
"เทคโนโลยีซื้อได้ แต่ระบบจัดการภายในซื้อไม่ได้ ต้องจัดการเอง" ไชยเจริญ
บอก
