การประชุมโดยทั่วไปแล้วเป็นเรื่องน่าเบื่อจนกระทั่งวิทยาลัยธุรกิจแห่งหนึ่งถือว่า เป็นความเลวร้ายของหน้าที่การเป็นผู้จัดการ

ปีเตอร์ ดรักเกอร์ ปรมาจารย์ด้านการบริหารถึงกับเคยกล่าวไว้ว่า ผู้จัดการที่ใช้เวลาเกินกว่า 25 %ให้หมดไปกับการประชุม ถือว่าเป็นสัญลักษณ์ของการจัดองค์กรที่เลว

ข้อเสนอแนะต่อไปนี้จะช่วยท่านจัดการประชุมได้อย่างถูกต้อง ใช้เวลาน้อย และได้ผลมากที่สุด!

การประชุมก็คือสื่อกลางในการปฏิบัติงานด้านการจัดการ

คุณลองคิดดูให้ดีๆ แล้วจะเห็นว่าหน้าที่ส่วนใหญ่ของผู้จัดการในการประชุมก็คือ การให้ข่าวสารข้อมูลและวิธีการดำเนินงานของบริษัทไปยังลูกน้อง ผู้จัดการจะตัดสินใจและช่วยคนอื่นๆ ในการลงมติ งานระดับบริหารที่กล่าวถึงทั้งสองอย่างนี้ พูดง่ายๆ ก็คือเป็นการพบปะกันระหว่างบุคคลหรือการประชุมนั่นเอง

หัวใจสำคัญที่สุดของการประชุมอยู่ที่การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

มีการประมาณการกันว่าค่าจ้างและค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ของบุคคลระดับผู้จัดการ (ในสหรัฐฯ) ตกประมาณชั่วโมงละ 100 ดอลลาร์ หรือประมาณ 2,300 บาท

ดังนั้นการประชุมที่มีคนระดับผู้จัดการจำนวน 10 คน เข้าร่วมประชุมพร้อมกันสักสองชั่วโมง บริษัทก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายถึง 2,000 ดอลลาร์หรือ 46,000 บาท เท่ากับราคาเครื่องถ่ายเอกสารหนึ่งเครื่องหรือตั๋วเครื่องบินเดินทางข้ามมหาสมุทรแอตแลนติก ซึ่งต้องขออนุมัติล่วงหน้าจากเจ้าหน้าที่ระดับบริหารชั้นสูง!

แต่ผู้จัดการก็เรียกประชุมเพื่อใช้เงินของบริษัท 2,000 ดอลลาร์ในเพียงชั่วพริบตาเดียวและถ้าหากการประชุมนั้นไม่ใช่เรื่องจำเป็นหรือดำเนินไปอย่างไร้ความหมาย บริษัทก็จะเสียเงิน 2,000 ดอลลาร์ฟรีๆ

เราควรต้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับธรรมชาติของการประชุมเสียก่อน

งานหลักของผู้จัดการในการประชุมที่กล่าวมาข้างต้นมีสองอย่างคือ

หนึ่ง แจ้งข่าวสารข้อมูล และสอง การตัดสินใจ

เราสามารถแยกรายละเอียดของการประชุมออกได้เป็นสองประเภท:

ประเภทแรกเรียกง่ายๆ ว่า การประชุมเพื่อปฏิบัติงาน การประชุมแบบนี้จะมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารจากการพบปะกันอย่างต่อเนื่องและมีหมายกำหนดการประชุมเป็นระยะๆ

ประเภทที่สองเรียกว่า การประชุมเพื่อมอบหมายงาน เป็นการประชุมเพื่อแก้ปัญหา จะมีการตั้งคณะกรรมการพิเศษศึกษาเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะและจะประชุมกันเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นเท่านั้น และจำเป็นต้องมีการตัดสินใจทำอย่างหนึ่งอย่างใดเพื่อแก้ปัญหานั้นๆ

การประชุมเพื่อปฏิบัติงานยังแบ่งออกเป็น 3 แบบ คือ

หนึ่ง แบบเดี่ยวต่อเดี่ยว

สอง การประชุมพนักงาน

และสาม การทบทวนการปฏิบัติงาน

การประชุมแบบเดี่ยวต่อเดี่ยวนั้นเป็นการประชุมระหว่างหัวหน้างานกับลูกน้องโดยการเจรจาพูดคุยกันถึงปัญหาหนึ่งปัญหาใดโดยเฉพาะ รวมทั้งสถานการณ์ในการปฏิบัติงาน ฝ่ายหัวหน้างานจะต้องสอนงานให้กับลูกน้อง

ในขณะเดียวกันลูกน้องก็ต้องบอกหัวหน้าให้ทราบถึงรายละเอียดของงานที่ตนเองกำลังปฏิบัติอยู่และปัญหาต่างๆ ที่เขาวิตกกังวลว่าจะเกิด

ถ้าจะถามว่าควรจะมีการประชุมแบบเดี่ยวต่อเดี่ยวบ่อยครั้งแค่ไหน

คำตอบที่ได้ก็คือว่าขึ้นอยู่กับลูกน้องของคุณมีความคุ้นเคยในงานที่เขาทำแค่ไหน? มีประสบการณ์เฉพาะอย่างนานเพียงไร? (โดยไม่ต้องคำนึงถึงประสบการณ์อื่นๆ) ถ้าลูกน้องของคุณเป็นพนักงานใหม่ มีประสบการณ์น้อย การพบปะแบบเดี่ยวต่อเดี่ยวก็ควรกระทำบ่อยๆ อาจจะสัปดาห์ละครั้ง แต่ถ้าเขาปฏิบัติงานมานานก็อาจจะพบปะกันห่างออกไปเป็นสองหรือสามสัปดาห์ต่อครั้ง

เมื่อพูดถึงระยะเวลาที่การประชุมแบบเดียวต่อเดี่ยวว่าควรใช้เวลาสักเท่าใด?

คุณก็ต้องถามตัวเองว่าปัญหานั้นร้ายแรงเพียงไร? ถ้าเป็นปัญหาใหญ่ แน่ละ คุณก็ต้องใช้เวลาเกินกว่า 15 นาทีแน่ๆ โดยทั่วไปแล้วการประชุมแบบนี้ไม่ควรต่ำกว่าหนึ่งชั่วโมง

การประชุมแบบนี้ควรจะมีขึ้นที่ไหน? ถ้าเป็นไปได้ที่ที่ เหมาะที่สุดก็คือ ในบริเวณที่ทำงานของลูกน้อง เพราะหัวหน้าจะรู้ว่าลูกน้องทำงานเป็นอย่างไรได้อย่างง่ายๆ ด้วยการไปดูที่ทำงานของเขาว่ามีความเป็นระเบียบเรียบร้อยแค่ไหน? ใช้เวลาในการหาเอกสารช้าหรือเร็วเพียงใด? ถูกขัดจังหวะในการทำงานบ่อยครั้งแค่ไหน?

จุดประสงค์ที่สำคัญของการประชุมแบบเดี่ยวต่อเดี่ยวก็คือ ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาเป็นผู้กำหนดหัวข้อการประชุมทั้งหมด

เหตุผลก็คือ ต้องมีใครสักคนเป็นคนเตรียมการประชุมครั้งนี้ และถ้าหากว่าหัวหน้ามีลูกน้อง 8 คน ก็ต้องเตรียมการประชุมด้วยตนเองถึง 8 ครั้ง แต่ถ้าให้ลุกน้องแต่ละคนเป็นผู้เตรียมเองแต่ละคนก็จะใช้เวลาเตรียมเพียงครั้งเดียว

หัวหน้าต้องสั่งให้ลูกน้องเตรียมหัวข้ออย่างคร่าวๆ เพื่อเป็นการบังคับให้เขาคิดล่วงหน้าว่าจะมาปรึกษาหารือเรื่องอะไรบ้าง? และการเตรียมหัวข้อยังทำให้หัวหน้ารู้แต่แรกว่ามีเรื่องอะไรบ้างที่จะต้องพูดคุยกัน? จะต้องใช้เวลาสักเท่าไร? ถึงจะได้เนื้อหาครบถ้วนในแต่ละจุด

หัวข้อที่จะนำมาพูดคุยกันแบบเดี่ยวต่อเดี่ยว ควรจะมีอะไรบ้าง? ก็มีตัวเลขในการประกอบการรวมทั้งเครื่องชี้ต่างๆ ที่จะแสดงให้รู้ว่าธุรกิจดำเนินการไปด้วยดีมากน้อยแค่ไหน? รวมทั้งอัตราที่มีใบสั่งซื้อเข้ามา ปริมาณการผลิตโครงการต่างๆ และควรจะเน้นหนักถึงปัญหาที่มีเค้าว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต

การประชุมแบบนี้ ควรจะรวมหัวข้อเกี่ยวกับความสำคัญของการบริหาร ซึ่งเกิดขึ้นตั้งแต่การประชุมคราวก่อน เช่นปัญหาการจ้างงาน ปัญหาการจัดองค์กร การวางแผนล่วงหน้า

สิ่งสำคัญที่สุดที่ควรพูดถึงในการประชุมก็คือ ปัญหาต่างๆ ที่ลูกน้องมีความกังวลใจหรือสงสัยซึ่งมักจะมองกันไม่ค่อยเห็นเพราะปัญหาต่างๆ เหล่านี้ต้องใช้เวลาในการค้นหา พิจารณาและแก้ไข

ในการประชุมแบบเดี่ยวต่อเดี่ยวหัวหน้าต้องพยายามทุกวิถีทางที่จะกระตุ้นให้ลูกน้องพูดถึงการทำงานของเขา และปัญหาต่างๆ ที่ทำให้เขากังวลใจ เพื่อที่จะได้ให้คำแนะนำที่ถูกต้อง ถ้าหากว่าลูกน้องของคุณคิดว่าได้พูดหมดทุกปัญหาแล้ว คุณก็ต้องตั้งคำถามเขาขึ้นมาสักคำถามหนึ่ง เพื่อให้ความคิดของเขาไหลออกมาอย่างต่อเนื่อง จนกระทั่งทั้งสองฝ่ายรู้สึกเข้าใจปัญหาอย่างลึกซึ้ง

มีข้อแนะนำบางประการเพื่อให้การประชุมแบบเดี่ยวต่อเดี่ยวดำเนินไปอย่างได้ผลก็คือประการแรกทั้งหัวหน้าและลูกน้องควรจะมีสำเนาหัวข้อการประชุมที่จะมาพูดคุยกันและทั้งสองฝ่ายต้องมีการจดบันทึกเพื่อไม่ให้จิตใจเลื่อนลอยไปสู่สิ่งอื่น ถึงแม้ว่าหลังการประชุมแล้ว คุณจะไม่อ่านมันอีกเลยก็ตาม นอกจากนี้ยังช่วยย่อข้อมูล ข่าวสารต่างๆ เพราะขณะที่เราจดบันทึกนั้น เราจะจดอย่างย่อๆ ตามเหตุและผล หัวข้อที่นำมาประชุมนั้นผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาต้องนำไปปฏิบัติ ดังนั้นการจดบันทึกคำแนะนำของหัวหน้าก็เหมือนกับเป็นข้อผูกมัดว่าเขาต้องเอาไปปฏิบัติจริงๆ และตัวหัวหน้าเองก็สามารถใช้บันทึกนั้นเป็นเครื่องช่วยจำในการติดตามงานในการประชุมครั้งต่อไป

ทั้งหัวหน้าและลูกน้องอาจจะประหยัดเวลาโดยการจัดแฟ้มไว้เก็บเรื่องราวที่สำคัญและรีบด่วนบางเรื่องไว้เพื่อนำมาพิจารณากันอีกครั้งหนึ่งในการประชุมคราวหน้าเพื่อประหยัดเวลาในการติดต่อสื่อสาร

หัวหน้าควรจะคอยกระตุ้นให้มีการพูดคุยกันตลอดเวลาเหมือนกับว่าเป็นการพูดคุยกันเป็นการส่วนตัว การประชุมแบบนี้ถือว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับปัญหาที่ละเอียดอ่อนและลึกซึ้งที่เกิดขึ้นกับผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อจะได้รู้ว่าเขาพอใจการทำงานของตนเองหรือไม่ มีปัญหาอะไรกังวลใจเขาอยู่

ในการประชุมแบบที่สองคือ การประชุมพนักงาน จะเป็นการประชุมระหว่างหัวหน้างานหนึ่งคนกับลูกน้องหรือผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาทั้งหมด เพื่อเปิดโอกาสให้มีการปรึกษาหารือและไต่ถามกันในหมู่พนักงานระดับเดียวกัน แต่การที่จะให้กลุ่มพนักงานทั้งกลุ่มตัดสินใจในปัญหาใดปัญหาหนึ่งนั้น ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ แต่อย่างไรก็ตาม วิธีการแบบนี้ ก็เป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานชั้นยอด

การได้เรียนรู้ที่จะทำงานด้วยกันในระหว่างประชุม ผู้จัดการจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าจะทำงานกับลูกน้องในระดับต่างๆ ในสถานการณ์อื่นๆ ได้อย่างไร? การประชุมพนักงานยังสร้างโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาได้เรียนรู้จากการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและการถกเถียงต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพราะการได้ฟังเหตุผลของทั้งสองฝ่ายที่มีความคิดขัดแย้งกันย่อมดีกว่าฟังเหตุผลของฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดโดยเฉพาะ

คราวนี้มาถึงปัญหาที่ว่าจะจัดลักษณะการประชุมในรูปใด

การประชุมพนักงานนั้นควรจะจัดแบบที่มีหัวหน้าคนใดคนหนึ่งควบคุม หรือกำกับให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีระเบียบ และอยู่ในขอบเขตของหัวข้อการประชุมที่จะมาอภิปรายกันดีกว่าที่จะให้ทุกคนพูดถึงเรื่องอะไรก็ได้

ควรจะมีการแจกจ่ายหัวข้อการประชุมออกไปล่วงหน้า เพื่อให้ลูกน้องแต่ละคนมีเวลาเตรียมเรื่องและความคิดที่จะมาพูดในที่ประชุม อย่างไรก็ตาม การประชุมพนักงานควรจะมีช่วงเวลาให้ทุกคน “เปิดอกพูด” ถึงปัญหาต่างๆ ที่อยู่ในใจทั้งในแผนกของตนและปัญหาของบริษัท

ในการประชุมพนักงานแต่ละครั้ง หัวหน้าควรทำตัวเป็นทั้งผู้นำ ผู้สังเกตการณ์ ผู้คอยกระตุ้น ผู้ตั้งคำถาม และผู้ตัดสินใจ ขอให้โปรดสังเกตด้วยว่า บทบาทของการเป็นผู้บรรยายไม่ได้นำมากล่าวไว้ เพราะหัวหน้าไม่ควรจะมาพูดแสดงความคิดเห็นเพียงคนเดียวให้คนอื่นฟัง จะทำให้จุดประสงค์เบื้องต้นของการประชุมพนักงานที่เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นต้องถูกทำลายไป

ตรงกันข้ามกับการประชุมพนักงาน การประชุมเพื่อทบทวนการปฏิบัติงานซึ่งผู้บริหารระดับสูงตรวจตราการทำงานของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาที่อยู่ต่ำกว่าลงไปหลายระดับเป็นสื่อกลางสำหรับคนที่ไม่ค่อยมีโอกาสจะได้พบปะกันมากนัก รูปแบบการประชุมจะรวมทั้งการเสนอผลงานของบรรดาผู้จัดการแผนกต่างๆ ให้กับผู้บริหารมี่มิใช่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง และให้กับผู้ร่วมงานในแผนกอื่นๆ

จุดประสงค์หลักของการประชุมเพื่อทบทวนการปฏิบัติงานก็คือ ก่อให้เกิดการเรียนรู้ในหมู่พนักงานระดับต่างๆ ในองค์กร ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้จัดการทั้งชั้นผู้น้อยและผู้จัดการอาวุโส เพราะผู้จัดการชั้นผู้น้อยจะได้รับประโยชน์จากคำแนะนำ การวิพากษ์วิจารณ์ของผู้จัดการอาวุโสในขณะเดียวกัน ผู้จัดการอาวุโสก็จะได้รู้ทัศนคติและข้อคิดเห็นของผู้ที่เข้าใจรายละเอียดของปัญหาอย่างแท้จริง

ผู้จะเข้ามามีส่วนร่วมในการประชุมแบบทบทวนการปฏิบัติงานก็คือ ผู้จัดการฝ่ายจัดการ ผู้จัดการฝ่ายที่ทบทวนและผู้เสนอ รวมทั้งคนฟังผู้บังคับบัญชาของผู้จัดการที่เสนอควรแสดงบทบาทของผู้จัดการฝ่ายการจัดการช่วยเหลือผู้เสนอตัดสินใจว่าเรื่องไหนควรนำมาอภิปราย เรื่องไหนไม่ควรนำมาพูดถึง และควรจะทำหน้าที่แม่บ้านด้วย คือจัดสถานที่ประชุม เครื่องไม้เครื่องมือที่จะใช้รวมทั้งโสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ การเชิญประชุม และท้ายที่สุดควรเป็นผู้รักษาเวลา จัดตารางการประชุม และให้การประชุมดำเนินไปด้วยดี

ผู้จัดการฝ่ายที่ทบทวน ซึ่งเป็นผู้จัดการฝ่ายระดับอาวุโส ควรจะตั้งคำถามให้ข้อคิดเห็นและคอยกระตุ้นให้การประชุมดำเนินไปด้วยดีตามวัตถุประสงค์ โดยเปิดโอกาสให้ทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นอย่างอิสระ

ส่วนผู้เสนอนั้นควรใช้โสตทัศนูปกรณ์เป็นเครื่องช่วย เช่นเครื่องฉายสไลด์ ในขณะเดียวกันต้องระมัดระวังว่าไม่ปล่อยให้ผู้ฟังมัวหลง แต่ดูตามเครื่องมือที่ใช้จนกระทั่งไม่มีใครสนใจคำพูดของเขา

ส่วนกลุ่มที่ฟังนั้นก็มีบทบาทสำคัญด้วยเช่นกัน การประชุมที่ดีนั้น ผู้ฟังต้องตั้งคำถามมากๆ และแสดงความคิดเห็น การแสดงความคิดเห็น การแสดงความไม่เอาใจใส่ต่อเนื้อหาในการประชุมจะทำให้ผู้สนใจลดความเชื่อมั่นในตัวเองลงไป แต่ถ้าเกิดผู้เสนอกล่าวผิดไปจากข้อเท็จจริง เป็นความรับผิดชอบของผู้ฟังที่จะแก้ไขให้ถูกต้อง

การประชุมเพื่อปฏิบัติการจะมีขึ้นเมื่อเกิดปัญหาและจำเป็นที่จะต้องมีผลสรุปออกมาเป็นการตัดสินใจในการแก้ปัญหานั้น และเป็นหน้าที่ของประธานในที่ประชุมโดยพฤตินัย ที่จะตัดสินใจแก้ปัญหานั้นให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี แต่ถ้าประธานในที่ประชุมทำตนเป็นเพียงผู้เข้าร่วมประชุมคนหนึ่ง และได้แต่หวังว่าปัญหาต่างๆ จะคลี่คลายไปตามที่ตัวเองต้องการนั้นเป็นเรื่องแน่เลยว่าการประชุมจะไม่สัมฤทธิ์ผล

ประธานในที่ประชุมต้องมีความเข้าใจอย่างแจ่มแจ้ง ถึงเป้าหมายในการประชุม อะไรที่จำเป็นต้องกระทำ อะไรบ้างที่ต้องตัดสินใจเพราะถ้าคุณไม่รู้ว่าคุณต้องการะไรแล้ว คุณก็ไม่สามารถได้สิ่งนั้น ดังนั้นก่อนที่จะมีการประชุมใดๆ ควรถามตัวเอง “ฉันต้องการอะไรจากการประชุมครั้งนี้” ต่อจากนั้นก็ถามตัวเองว่า “การประชุมนี้จำเป็นมากน้อยแค่ไหน”

แม้แต่ถ้าคุณเป็นผู้จัดการที่ได้รับเชิญ คุณก็ต้องถามตัวเองเช่นกันว่า การประชุมและตัวคุณเอง เป็นเรื่องจำเป็นไหม ถ้าเห็นว่าไม่ใช่เรื่องจำเป็นก็บอกคนที่เชิญคุณไปประชุมตรงๆ เพื่อไม่ให้บริษัทต้องเสียผลประโยชน์

การประชุมที่จำเป็นต้องมีการตัดสินใจเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะ ถ้าหากมีผู้เข้าร่วมประชุมเกินหกหรือเจ็ดคนแล้ว การประชุมนั้นก็จะดำเนินไปด้วยความลำบาก ประธานในที่ประชุมควรจะส่งหัวข้อการประชุมที่แจ้งถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดแจ้ง รวมทั้งบทบาทที่ทุกคนควรจะปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

ประธานในที่ประชุมยังจะต้องมีความรับผิดชอบที่จะให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีระเบียบเช่น ไม่ควรมีการเข้าประชุมสาย ทำให้ผู้อื่นเสียเวลาไปด้วย การประชุมควรจะเริ่มตรงเวลาโดยไม่มีข้อยกเว้น และไม่ควรเกรงใจผู้เข้าประชุมช้า

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ประธานในที่ประชุมต้องส่งรายงานการประชุม ซึ่งสรุปผลการอภิปรายการตัดสินใจและแนวทางในการปฏิบัติ การส่งรายงานการประชุมนั้นต้องดำเนินการอย่างฉับไว ก่อนที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะลืม

ผลงานของผู้จัดการนั้นเป็นผลงานของแผนกต่างๆ ภายใต้การควบคุมของเขา การปฏิบัติงานของผู้จัดการควรจะทำให้บริษัทก้าวหน้าตามไปด้วย ดังนั้นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและปฏิบัติอย่างถูกต้องก็ย่อมจะทำให้ผู้จัดการมีผลงานเพิ่มมากขึ้น ไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อแต่ประการใด