องค์กรใดๆ ก็ตาม ที่มีอัตราการเข้าออกงานสูงๆ จะเปรียบเสมือนหนึ่งว่าองค์กรนั้นๆ กำลังเจ็บป่วยอยู่ ซึ่งถ้ารุนแรงมากๆ ก็ย่อมจะไม่สามารถดำเนินกิจการแข่งขันกับคนอื่นๆ ได้

การเข้าออกจากงานจะเป็นการทำลายความสามัคคีของพนักงานภายในองค์กร และองค์กรจะต้องเสียค่าใช้จ่ายทั้งในการสรรหาบุคลากรมาทดแทน

เมื่อได้มาแล้วก็ต้องเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาเพื่อให้ผู้มาใหม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

ในทางตรงกันข้ามองค์กรที่มีอัตราการเข้าออกจากงานต่ำๆ ก็มิได้แสดงว่าองค์กรนั้นๆ ไม่มีปัญหา

การมีอัตราการเข้าออกจากงานต่ำๆ อาจจะสะท้อนให้เห็นปัญหาได้ว่าองค์กรนั้นเต็มไปด้วยพวก “deadwood” หรือองค์กรมีระบบค่าตอบแทนที่จ่ายเกินกว่าที่ควรจะจ่าย (overpay) ไป หรือองค์การนั้นขาดผู้บริหารระดับกลางที่มีความสามารถ เป็นต้น

เนื่องจากการเข้าออกจากงานของพนักงานจะมีส่วนในการทำลายบรรยากาศที่ดีขององค์กรได้ เพราะฉะนั้นจึงเป็นสิ่งที่บรรดาผู้บริหารทั้งหลายจะต้องคอยดูแลเอาใจใส่อย่างใกล้ชิดในการจะป้องกันมิให้เสียพนักงานที่ดีๆ ไป ซึ่งก็จะมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงหลายอย่างด้วยกัน คือ:-

1. ทบทวนนโยบายการว่าจ้าง

สิ่งแรกที่จะป้องกันและควบคุมการเข้าออกจากงานก็คือนโยบายการว่าจ้างของแต่ละองค์กรซึ่งมีข้อที่จะต้องพิจารณา คือ:-

…ตัดสินใจเสียก่อนว่าองค์กรต้องการคนประเภทไหน?

เมื่อมีตำแหน่งงานว่าง ควรตัดสินใจให้แน่เสียก่อนว่างานนั้นๆ ต้องการคนในลักษณะไหน?

มีความสามารถด้านใดบ้าง?

มีบุคลิกลักษณะอย่างไรบ้าง?

เพราะแต่ละองค์กรก็มีลักษณะพิเศษแตกต่างกันออกไป และต้องการพนักงานที่มีลักษณะพิเศษบางอย่างคล้ายๆ กัน

…เปิดเผยและตรงไปตรงมา

ในระหว่างสัมภาษณ์ควรให้ข้อมูลที่เปิดเผยและตรงไปตรงมาแก่ผู้มาสมัคร ทั้งในแง่ของนโยบายบริษัท ลักษณะงาน โอกาสในความก้าวหน้า และสวัสดิการต่างๆ เป็นต้น พนักงานใหม่จะได้เกิดความรู้สึกว่าองค์กรมีความจริงใจต่อเขา

…คัดเลือกจากผู้สมัครที่พนักงานภายในองค์กรแนะนำมา

จากการศึกษาในสหรัฐอเมริกาและญี่ปุ่นพบว่าการว่าจ้างพนักงานที่ได้รับการแนะนำมาจากพนักงานขององค์กรเอง บุคคลเหล่านี้จะอยู่องค์กรนานกว่าพนักงานที่เข้ามาโดยไม่มีใครแนะนำ แต่ในกรณีนี้จะต้องคำนึงไว้เสมอว่าผู้สมัครนั้นต้องมีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่งที่กำลังทำการคัดเลือก และผ่านการทดสอบตามขั้นตอนปกติทุกประการ

…ว่าจ้างพนักงานที่ออกไปแล้ว

ในกรณีที่พนักงานลาออกไปโดยไม่มีปัญหาใดๆ เช่น ลาออกไปศึกษาต่อ หรือนิสิตฝึกงานต่างๆ เป็นต้น ถ้าบุคคลเหล่านี้กลับเข้ามาสมัครงานกับองค์กรใหม่ ถ้าผลงานในอดีตของเขาอยู่ในเกณฑ์ดี และการลาออกของเขาไม่มีปัญหาจริงๆ ก็ควรให้การพิจารณาเป็นพิเศษ เพราะบุคคลเหล่านี้มีแนวโน้มว่าจะอยู่กับองค์กรนานๆ

…อย่าจ้างคนที่มีคุณสมบัติสูงกว่าลักษณะงาน

ต้องแน่ใจว่าบุคลากรที่จะรับเข้ามาใหม่นั้นมีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่ว่างอยู่ เพราะคนเราจะเกิดความรู้สึกเบื่อเมื่อต้องทำอะไรที่ใช้ความพยายามหรือความสามารถไม่เต็มที่

…ให้ความสนใจเป็นพิเศษสำหรับพนักงานใหม่

ทั้งในแง่ของการปฐมนิเทศ การสอนงาน การปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อม เป็นต้น ถ้าพบว่ามีอะไรผิดปกติควรจะรีบแก้ไขโดยทันที

…ทำสัญญาจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาการจ้างแน่นอน

ในกรณีที่มีงานระยะสั้นๆ หรืองานชั่วคราว การว่าจ้างในลักษณะของการทำสัญญาจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนจะตัดปัญหาไปได้บ้าง

2. สร้างความรู้สึกว่าพนักงานก็เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

ถ้าพนักงานได้รับการปฏิบัติที่ดีจากองค์กรเขาก็จะรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร จะทำให้เขาเกิดความจงรักภักดีต่อองค์กร ซึ่งการที่จะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกเช่นนี้ขึ้นได้นั้น ควรให้ความสำคัญกับสิ่งต่อไปนี้ คือ:-

…ให้รางวัลพิเศษสำหรับพนักงานที่ปฏิบัติงานดีเด่น

พนักงานคนใดที่มีความสามารถมากๆ ปฏิบัติงานดี ควรให้รางวัลตอบแทนเป็นพิเศษซึ่งอาจจะเป็นทั้งในรูปของรางวัลที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน เช่น ปรับค่าจ้างให้เป็นพิเศษ ให้คำชมเชยเมื่อพนักงานทำงานดี เป็นต้น

…เลื่อนตำแหน่งจากคนภายใน

วิธีการนี้หลายองค์กรใช้แล้วประสบความสำเร็จ สามารถลดอัตราการออกจากงานได้มาก โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้วิธีการบริหารงานระบบญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญในวิธีการนี้เป็นพิเศษ

…มีการติดต่อสื่อสารแบบเปิด

เมื่อพนักงานมีปัญหาก็ต้องการคำตอบ ถ้าองค์กรเปิดโอกาสให้เขาได้ถามและตอบคำถามของเขา พนักงานจะเกิดความรู้สึกว่าเขามีที่พึ่ง การติดต่อสื่อสารแบบเปิดจะช่วยให้พนักงานได้ทราบข้อมูลเท่าๆ กัน สร้างความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวให้เกิดขึ้นจะจูงใจให้พนักงานผูกพันอยู่กับองค์กรได้

…ต้องยุติธรรม

ในทุกๆ ประการ เช่น กฎระเบียบต่างๆ การประเมินผลงาน และระบบค่าตอบแทนต่างๆ เป็นต้น

…ลงโทษพนักงานที่ประพฤติตนไม่ดี

พนักงานที่ประพฤติตนผิดไปจากกฎระเบียบขององค์กร ถ้าปล่อยไว้ก็จะเป็นตัวอย่างสำหรับพนักงานคนอื่นๆ ได้ เพราะฉะนั้นเมื่อใครทำผิดก็ต้องลงโทษ แต่การลงโทษต้องคำนึงไว้เสมอว่าเพื่อให้เขากลับตนเป็นคนดีและต้องยุติธรรม

…อย่าลืมสิ่งเล็กๆ น้อยๆ

ผู้บริหารควรจะนึกถึงสิ่งเล็กๆ น้อยๆ บางอย่างเกี่ยวกับพนักงาน เช่น คำขอบคุณเมื่อเขาทำงานให้ การทักทายเมื่อพบกัน การตั้งชื่อตำแหน่งให้ดูน่าเชื่อถือ การให้เกียรติซึ่งกันและกัน เป็นต้น

3. เปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการทำงาน

ในองค์กรที่ประสบความสำเร็จหลายๆ องค์กร ผู้บริหารจะให้วิธีการบริหารที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานและการตัดสินใจโดยใช้วิธีการเหล่านี้ คือ

…ใช้วิธีการทำงานเป็นทีม

…รับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากพนักงาน

…การตัดสินใจแบบมีส่วนร่วม

…จัดทำวารสารภายในบริษัท

ฯลฯ

4. ระบบค่าตอบแทนจะต้องแข่งขันกับคนอื่นๆ ได้

ระบบค่าตอบแทนจะเป็นส่วนหนึ่งในการจะช่วยรักษาและจูงใจพนักงานได้ การบริหารระบบค่าตอบแทนควรคำนึงถึงหลักการดังต่อไปนี้บ้างคือ

…จ่ายสูงกว่าคนอื่นๆ นิดหน่อย ในกิจการที่ประเภทเดียวกัน หรือใกล้เคียงกัน

…ระบบค่าตอบแทนจะต้องยืดหยุ่นได้ สามารถจูงใจพนักงานแต่ละกลุ่มได้

…ต้องยุติธรรมและมีเหตุผล

นอกจากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว การป้องกันมิให้พนักงานที่ดีออกไปจากองค์กรยังจะต้องคำนึงถึงสิ่งเล็กๆ น้อยๆ อีกมากมาย จากการศึกษาพบว่า 70% ขององค์กรขนาดใหญ่จะใช้วิธีการดังต่อไปนี้ในการป้องกันการสูญเสียทรัพยากรมนุษย์ที่ดี

* การจัดให้มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี

• มีระบบการจูงใจที่มีประสิทธิภาพ

• เปิดโอกาสให้พนักงานซื้อหุ้นของบริษัท

• การบริหารงานแบบกำหนดวัตถุประสงค์ร่วมกัน

• สวัสดิการในระยะยาว เช่น เงินสะสม เงินบำเหน็จหรือบำนาญ เงินสงเคราะห์ เมื่อปลดเกษียณ เป็นต้น

• การแบ่งปันผลกำไร

• การขจัดข้อขัดแย้งภายในองค์กร

• การส่งบัตรไปแสดงความยินดีกับพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

• ให้ของขวัญเล็กๆ น้อยๆ ในโอกาสพิเศษ เช่น วันเกิด วันครบรอบแต่งงาน เป็นต้น

• ให้บัตรไปชมกีฬา หรือโชว์นัดพิเศษ

• พักดื่มกาแฟและขนมฟรี

• บริการขายอาหารในราคาถูก

• จัดรถบริการรับส่งพนักงาน

การที่คนเราจะมีความสุข ความพอใจ ในงานที่ตัวเองทำนั้นขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ 3 ประการ คือ เขาจะต้องเหมาะกับงานนั้นๆ เขาจะต้องไม่ทำงานนั้นๆ มากจนเกินไป และสุดท้ายเขาจะต้องมีความรู้สึกว่าเขาจะประสบความสำเร็จจากการงานที่เขากำลังทำอยู่ เพราะฉะนั้นถ้าท่านผู้บริหารทั้งหลายตระหนักในสิ่งเหล่านี้บ้างก็จะช่วยในการป้องกันมิให้องค์กรสูญเสียพนักงานที่ดีไป เมื่อคนดีๆ อยู่กับองค์กรมากๆ องค์กรก็จะดำเนินการเจริญก้าวหน้าต่อไปได้ในอนาคต