ถ้าหากเราจะยอมเสียเวลาสักเล็กน้อยพูดคุยกับพนักงานที่ออกจากงาน

บางครั้ง เราอาจได้ข้อคิดหรือแนวทางบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานของเราหรือเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน

ชนิดที่เราเอง ก็ไม่เคยคิดมาก่อน!

หรือมิฉะนั้นก็เป็นการสร้างภาพพจน์และความประทับใจที่ดีขององค์การฝากพนักงานคนนั้นออกไป

ครั้งหนึ่งของการพูดคุยกันของผู้จัดการแผนกคนหนึ่งกับลูกน้องที่กำลังจะออกจากงาน

ทำให้ผู้จัดการคนนั้นรู้ว่า ตนเองเป็นคนที่ลูกน้องในแผนกไม่ชอบเลย เพราะเอาแต่งาน และงาน

วันๆ ขลุกอยู่แต่ในห้อง หรือไม่ก็เดินออกมาสั่งงานประเดี๋ยวประด๋าว แล้วก็กลับไปนั่งทำงานในห้องตามเดิม อยากได้อะไรจากลูกน้องคนไหน ก็บอกให้เลขาไปตามตัวลูกน้องมารับคำสั่งหรือมารับงานในห้อง

ต่อเมื่อมีนายใหญ่มา ผู้จัดการคนนั้นจึงจะลงไปดูแลงานในแผนกว่าเรียบร้อยหรือไม่?

แต่...ผู้จัดการคนนั้นกลับคิดว่า ลูกน้องทุกคนชอบตนเองมาก เพราะเวลาเรียกลูกน้องมาถามว่า มีปัญหาอะไรในการทำงานหรือไม่?

ลูกน้องก็ตอบว่า “ไม่มี” ทุกครั้งไป

หัวหน้าแผนกของอีกบริษัทหนึ่งเกือบต้องตายหรือต้องนอนโรงพยาบาลหลายๆ วัน เพราะลูกน้องที่ได้รับการเสนอให้ออกจากงานคิดว่า

หัวหน้าแผนกคนนั้นเป็นคนเสนอไล่ออกเพราะได้ยิน FOREMAN ว่ามาอย่างนั้น

ซึ่งจริงๆ แล้ว FOREMAN เป็นคนเสนอให้ไล่ออกต่างหาก

ดีเสียแต่ว่า ได้พูดคุยกันก่อน และได้อธิบายเหตุผลให้ฟังว่า ทำไมลูกน้องคนนั้นจึงต้องถูกให้ออกจากงาน เพราะมีความผิดในข้อใดบ้าง? และเป็นความจำเป็นอย่างไรที่ต้องลงโทษเช่นนั้น?

ลูกน้องคนนั้นเลยสารภาพบาปว่า “ผมเกือบจะดักตีหัวหน้าเย็นนี้แล้วนะครับเนี่ย”

การที่พนักงานออกจากงานนั้น มีทั้งที่ถูกไล่ออกและลาออกเอง

การถูกไล่ออก ย่อมต้องมีความผิดหรือมีการกระทำบางอย่างที่ไม่ดีไม่ถูกต้อง พนักงานที่ถูกไล่ออกหากเป็นคนไม่มีเหตุผล ย่อมต้องโกรธแค้นบริษัทหรือคนที่ทำให้เขาออกจากงาน

บางคนก็เลยคิดว่า เอาชีวิตเข้าแลกเสียเลยเป็นไง?

ส่วนคนที่ลาออกนั้น มีทั้งที่ลาออกด้วยความตั้งใจหรือเต็มใจ กับมีทั้งที่ลาออกโดยไม่ตั้งใจหรือไม่เต็มใจ

ส่าเหตุของการลาออก จะยังไม่เขียนถึงเพราะมีมากมายหลายสาเหตุ แต่จะมาดูกันว่าเมื่อพนักงานออกจากงาน ไม่ว่าจะถูกไล่ออกหรือลาออกนั้น ควรต้องคุยกับเขาอย่างไร?

เมื่อจะเริ่มต้นการคุย ซึ่งเขียนเป็นศัพท์เทคนิคว่า EXIT INTERVIEW ควรจะต้องเตรียมตัวหลายๆ อย่าง ตั้งแต่การศึกษาประวัติของพนักงานที่ออกจากงานจากแฟ้มประวัติหรือจากการพูดคุยกับหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานของพนักงานผู้นั้น เตรียมสถานที่ (ควรเป็นสถานที่ที่สามารถพูดคุยกันได้สองคน โดยไม่มีอุปสรรคขัดขวาง เช่น โทรศัพท์หรือคนมาขอพบ) เตรียมคำพูดกิริยาท่าทางของตัวเราเอง

กรณีที่พนักงานถูกไล่ออก

พนักงานอาจจะโต้แย้ง และพยายามปฏิเสธความผิด บางครั้งอาจจะขอความเห็นใจ ขอความเป็นธรรม ถ้ามั่นใจว่าพนักงานทำความผิดจริงโดยตั้งใจและการตัดสินนั้นได้กลั่นกรองมาหลายขั้นก่อนจะถึงคุณ

ก็ควรจะรับฟังด้วยความตั้งใจ ให้เขาได้ระบายความในใจไปเรื่อยๆ แต่อย่าได้แสดงความเห็นใจ และสนับสนุนในทุกๆ เรื่องหลังจากพนักงานระบายความในใจจนจบแล้วอาจจะเริ่มต้นด้วยการชี้แจงให้พนักงานเห็นว่าความผิดที่เขาทำเป็นความผิดที่จำเป็นต้องลงโทษและไม่ว่าจะเป็นใครที่ทำความผิดในลักษณะดังกล่าวก็จะต้องได้รับการลงโทษด้วยการถูกไล่ออกทั้งนั้น (ต้องมั่นใจนะว่า คุณให้ความเป็นธรรมในการลงโทษพนักงานทุกคนโดยเท่าเทียมกัน)

คุณอาจแสดงความเสียใจที่เขาทำผิดเช่นนั้น และขอให้เขาถือเป็นบทเรียน (อาจพูดถึงคุณความดีที่เขาเคยทำมาบ้าง แต่อย่าพูดจนเขาคิดว่า เมื่อเขาทำคุณความดีมาก ทำไมไม่ให้อภัยเขาล่ะ) และอวยพรให้เขาได้งานที่ดี มีความรุ่งโรจน์

โปรดระลึกว่า กรณีที่พนักงานถูกไล่ออกจากงานนี้ ต้องพยายามปรับความรู้สึกของตัวเขา ให้ยอมรับว่าเขาทำผิดจริง เมื่อเขารู้สึกอย่างนี้ เขาจะมองว่าที่เขาได้รับการลงโทษนั้นเป็นการถูกต้องแล้ว

และเขาจะมองคุณและบริษัทด้วยความรู้สึกที่ดี

แต่ถ้าพูดคุยแล้ว พนักงานไม่เปลี่ยนความคิดล่ะ?

นั่นเป็นสิ่งที่ช่วยไม่ได้ แต่อย่างน้อยก็เป็นการแสดงให้พนักงานที่ถูกไล่ออก เกิดความรู้สึกว่า คุณและบริษัทให้เกียรติและความสำคัญแก่เขา ในการอธิบายชี้แจงถึงความผิดของเขา

มันไม่แน่เหมือนกัน บางครั้งพนักงานอาจพอใจเงียบๆ ที่ผู้บริหารให้ความสำคัญด้วยการพูดคุยกับเขาก็ได้

กรณีพนักงานลาออก การพูดคุยอาจต่างออกไปบ้าง ผู้ที่จะพูดคุยกับพนักงานที่ลาออกนี้ควรจะจับประเด็นให้ได้แน่ชัดว่า พนักงานลาออกจริงๆ หรือจำใจลาออกเก๊ๆ เพื่อเรียกร้องความสนใจหรือเพื่อต่อรองอะไรบางอย่าง

เคยมีพนักงานบางคนได้งานใหม่แล้ว แต่ยังไม่ค่อยอยากไปทำที่ใหม่เท่าไหร่ จึงลองแหยมๆ กับหัวหน้าด้วยการเขียนใบลาออก เพื่อให้หัวหน้าเรียกไปคุย เพื่อที่จะได้บอกว่าที่ใหม่ให้เงินเดือนและสวัสดิการเท่านั้นเท่านี้

เผื่อว่าหัวหน้าจะยอมให้ก็จะไม่ออก

ดังนั้น การพูดคุยกับพนักงานที่ลาออกนั้นจะต้องทราบประเด็นให้แน่ชัดว่า

เขาลาออกเพราะอะไร?

ในบางกรณี หากการลาออกนั้นเพราะพนักงานไม่ได้รับความเป็นธรรมหรือถูกกลั่นแกล้ง

ผู้เป็นหัวหน้าก็อาจจะยับยั้งการลาออกนั้นและแก้ไขปัญหา

ในกรณีที่พนักงานได้งานใหม่ที่ดีกว่าทุกๆ ด้านก็ไม่ควรจะไปยับยั้ง หัวหน้าบางคนใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัว ขอร้องให้ทำงานต่อไป

ซึ่งถ้าหากเป็นเช่นนั้น ผมคิดว่าออกจะไม่ถูกต้อง เพราะเป็นการปิดกั้นความก้าวหน้าในการทำงานของพนักงานผู้นั้น

พนักงานที่ตัดสินใจแน่ๆ ว่าจะลาออก มักไม่เปลี่ยนใจ ((โปรดเข้าใจว่า การพูดคุยกับพนักงานที่ลาออกนั้น ไม่ใช่เป็นการชักชวนให้เขาทำงานอยู่ต่อไป)

เมื่อพนักงานตัดสินใจลาออกแน่ๆ แล้ว การพูดคุยควรเป็นไปในทางให้เขาได้เสนอความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะต่างๆ ที่เกี่ยวกับปัญหาของงานที่เขาทำอยู่หรือที่เกี่ยวกับองค์การรวมตลอดจนถึงโครงการต่างๆ ที่เขายังทำคั่งค้างอยู่

หรือหากเขามีความอัดอั้นตันใจอะไรอยู่ในใจ ก็ให้เขาได้มีโอกาสพูดหรือระบายออกมา

ข้อมูลที่ระบายออกมานี้ อาจมีทั้งที่ถูกและผิด

ก็ไม่เป็นไร รับฟังไว้ จากนั้นค่อยนำมาพิจารณากลั่นกรองกันอีกครั้งว่าข้อเท็จจริงเป็นอย่างไร

บางคนอาจจะทิ้งทวนใส่ร้ายเจ้านาย บางคนอาจจะให้ข้อมูลที่ไม่เคยคิดจะเปิดเผยมาก่อน แต่ที่เปิดเผย เพราะคิดว่าไหนๆ จะไปอยู่แล้ว หูดไปตนเองก็ไม่ได้คุณหรือโทษจากใคร จึงยอมพูด

การพูดคุยกันในกรณีที่พนักงานลาออกนี้ หากกระทำดีๆ แล้ว อาจได้ข้อมูลหรือข้อคิดต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน แต่ถ้าทำไม่ดี บางครั้งก็เป็นผลลบยิ่งขึ้น

ผู้บริหารทุกคน จึงควรฝึกศิลปนี้และควรจะใช้ให้เป็น

ในบางกรณีที่พนักงานลาออก หากไม่เข้าใจเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือคัดค้านโต้แย้งในเรื่องใดเรื่องหนึ่งอย่างรุนแรง

ผู้บริหารควรจะถือโอกาสชี้แจง ทำความเข้าใจ ไม่ใช่ปล่อยเลยตามเลย

โปรดเข้าใจว่า ถ้าพนักงานที่ลาออกไปจากองค์การของเรา พูดถึงองค์การหรือสินค้าและบริการของเราในทางที่ดี ก็เท่ากับเขาเป็นประชาสัมพันธ์คนหนึ่งขององค์การโดยอัตโนมัติ แต่ถ้าเขาทำในทางตรงกันข้าม เขาก็จะเป็นผู้ทำลายองค์การของเราโดยอัตโนมัติเช่นกัน

การพูดคุยกับพนักงานที่ออกจากงาน จึงเป็นงานหนึ่งของนักบริหารที่ควรเรียนรู้