แม้ปัญหาทางการเงินจะเป็นปัญหาทั่วไปของธุรกิจทุกชนิด แต่ความผิดพลาดทางการเงินไม่กี่แสนบาท อาจทำให้ธุรกิจเล็กๆ ล้มละลายได้ในขณะที่บริษัทใหญ่ๆ อาจไม่กระทบกระเทือนถ้าจะต้องขาดทุนหรือเสียหายเป็นล้านบาท

โดยที่ธุรกิจส่วนใหญ่เป็นธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้นปัญหาทางการเงินแม้จะเป็นจำนวนไม่มากก็อาจมีผลกระทบกระเทือนต่อการล้มเหลวของธุรกิจได้ง่ายๆ ศาสตราจารย์แอบ เดลซาแมดและคณะ แห่งมหาวิทยาลัยเวอร์จิเนีย คอมมอนเวลท์ สหรัฐอเมริกา ได้เสนอบทความชี้ให้เห็นถึงข้อสังเกตของการบริหารทางการเงิน 14 ประการที่ธุรกิจขนาดเล็กควรสังวรได้แก่

1. ประมาณตัวเอง

การประมาณการทุนดำเนินงานขั้นแรก เช่น การซื้อที่ดิน เครื่องจักร และอุปกรณ์ต่างๆ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ จ้างแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการส่งเสริมการขายเพื่อพัฒนาตลาด ตลอดจนค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินธุรกิจหรือขายสินค้าขั้นเริ่มดำเนินการนี้อาจใช้เวลาเป็นปีกว่าจะเริ่มแสดงผลกำไร ดังนั้นการใช้เงินทุนในช่วงนี้มีความจำเป็นจะต้องประมาณการให้ถูกต้องให้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงซึ่งควรจะคำนึงถึง

ก) เงื่อนไขในเรื่องระยะเวลาในช่วงเริ่มต้นในการวางโครงสร้างและระบบงาน จนกว่าคนและงานจะเข้าที่ ทำงานเป็นทีม ถ้าช่วงนี้ใช้เวลานานย่อมใช้ค่าใช้จ่ายสูง
ข) ระยะเวลาที่ใช้ในการสร้างตลาด สร้างแนวคิด รวมทั้งผลิตภัณฑ์ ให้เป็นที่รู้จักและยอมรับของผู้ใช้บริโภค รวมทั้งระยะเวลาในการเตรียมการผลิตสินค้าให้เหมาะสม
ค) ระยะเวลาในการสร้างเครดิตในการซื้ออุปกรณ์และสินค้า หรือวัตถุดิบเพราะในระยะแรกๆ ที่ยังไม่มีเครดิตสิ่งต่างๆ เหล่านี้ต้องซื้อเป็นเงินสดทั้งสิ้น
ง) แม้ธุรกิจที่เริ่มดำเนินไปด้วยดีแล้วก็ตาม เหตุสุดวิสัยก็อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ไฟไหม้ ขโมย หนี้สูญ ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาการเงินขึ้นได้

ดังนั้นการจัดเตรียมทุนดำเนินการในระยะแรกจำเป็นต้องพิจารณาเผื่อเหลือเผื่อขาดได้ล่วงหน้า โดยเฉพาะในสถานการณ์เช่นนี้ ควรคาดการณ์โดยพิจารณาถึงปัจจัยที่อาจเป็นไปได้ทุกๆ ด้าน

2. ค่อยๆ เดินไป

ทุนไม่เพียงพอในการขยายกิจการหรือตามไม่ทันการเจริญเติบโตของธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กมักจะเผชิญปัญหาในการระดมทุน หากธุรกิจมีการขยายตัวอย่างรวดเร็วเกินคาด ยิ่งถ้าภาวะเศรษฐกิจการเงินไม่ดี หาแหล่งการเงินยาก บริษัทเล็กย่อมกระทบกระเทือนมากในการหาทุนหมุนเวียน ปัญหาที่พบเสมอคือบริษัทขาดเงินสดแม้การขายจะเพิ่มขึ้น ดังนั้น ก่อนที่จะพิจารณาเร่งการขายหรือมีแนวโน้มที่พิจารณาเห็นว่าการขายจะเพิ่มมากขึ้นเนื่องจากความต้องการของตลาดผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการควรต้องคำนึงหาทางเลือกหลายๆ ทางว่า หากจะขยายการขาย ทุนหมุนเวียนจะเพียงพอหรือไม่ ถ้าจำเป็นจะหาแหล่งทุนได้จากไหน ถ้าเห็นว่าไม่สามารถหาเงินทุนได้ ทางเลือกอาจต้องยอมให้มีการขยายการขายในอัตราต่ำ โดยขายเฉพาะลูกค้าดีๆ ที่สำคัญๆ เอาไว้ คือค่อยๆ ขยายจนกว่าธุรกิจจะมีเงินหมุนเวียนเพียงพอ

3. ระวังหนี้ระยะสั้น

นักลงทุนหัวใจสมัครเล่นบางคนคิดว่าเรื่องการลงทุนทำธุรกิจเล็กๆ นั้นเป็นเรื่องไม่ยากถ้าทุนไม่พอก็กู้หนี้ยืมสินใช้เงินชาวบ้านหรือธนาคารมาดำเนินการก็คงทำได้ แท้จริงแล้วธนาคารหรือผู้ให้กู้ยืมมีความระมัดระวังเป็นอย่างมากในการให้ธุรกิจเล็กกู้ยืม ทั้งนี้เพราะการเสี่ยงภัยในเรื่องหนี้สูญสูงมาก ธุรกิจเล็กๆ ไม่มีทรัพย์สินที่เป็นหลักเป็นฐานมาชำระหนี้คืน ดังนั้นถ้าจะให้กู้มักคิดดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าและระยะเวลาการชำระหนี้สั้นกว่า รวมทั้งมีเงื่อนไขต่างๆ มากมายกว่าการให้กู้ต่อบริษัทธุรกิจใหญ่ๆ ดังนั้นก่อนที่จะคิดจะสร้างหนี้เพื่อมาทำเป็นทุน จะต้องพิจารณาว่าหากเงินที่กู้ไปนำมาใช้ในการลงทุน การลงทุนนั้นต้องก่อให้เกิดผลตอบแทนที่สูงและคุ้มค่า

4. วางแผนการเงินให้ดี

บริษัทเล็กๆ ส่วนมากละเลยการวางแผนทางการเงิน เนื่องจากมีปัญหาประจำวันมากมายมาทราบก็ต่อเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น การวางแผนทางการเงินในบริษัทเล็กๆ ย่อมมีความสำคัญไม่น้อยกว่าบริษัทใหญ่ๆ สำหรับกิจการเล็กๆ หากมีปัญหาขัดข้องย่อมจะลำบากแก่การหาแหล่งทุนมากกว่าบริษัทใหญ่

5. รู้เรื่องเงินสดหมุนเวียน

กุญแจสำคัญในการบริหารเงินสดหมุนเวียน ก็คือการทำงบประมาณหรือการวางแผนเงินสดได้แก่ การทำบัญชีเงินสดรับ-จ่ายเป็นรายวัน รายเดือน จุดประสงค์การทำงบประมาณเงินสดก็เพื่อประมาณการว่าจะมีเงินสดหมุนเวียนในระหว่างเดือนหรือในเดือนหน้าเพียงพอหรือไม่ ทั้งนี้เพื่อที่เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารสามารถเตรียมหาแหล่งเงินทุนเพื่อหาเงินมาใช้ในการดำเนินธุรกิจให้คล่องตัวไม่ติดขัด สามารถชำระหนี้ได้ทันกำหนดเวลาโดยไม่เสียเครดิต ยิ่งกว่านั้นการทำงบประมาณเงินสดไว้ล่วงหน้าช่วยให้สามารถคาดการณ์ได้ว่าจะสามารถชำระหนี้ได้เมื่อไร เพราะจากงบประมาณ นักบริหารสามารถคาดการณ์ถึงเงินสดที่จะได้รับจากบัญชีลูกหนี้และสามารถกำหนดการชำระหนี้ให้สอดคล้องกันได้

6. อย่าขยายหลังติดลบ

การขยายการขายโดยมิได้พิจารณาถึงผลตอบแทนจากการลงทุน เจ้าของกิจการเล็กๆ มักพิจารณาโดยใช้สามัญสำนึกง่ายๆ ว่า ถ้าขายให้มากย่อมมีกำไรมาก แนวความคิดเช่นนี้อาจไม่ถูกต้องเสมอไป เพราะการขยายการขายนั้นย่อมหมายถึงการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่ายด้วย เช่น การเพิ่มการขาย ทำให้บัญชีลูกหนี้เพิ่มขึ้น ซึ่งหมายถึงการเพิ่มการเสี่ยงภัย การเพิ่มดอกเบี้ย รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการขายอื่นๆ ทางที่ดีสิ่งที่ผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการควรคำนึงถึงก็คือการพิจารณาอัตราผลตอบแทนจากการลงทุน ซึ่งหมายถึงอัตราร้อยละของผลกำไรสุทธิต่อปริมาณการขายกับการหมุนเวียนทางการขาย (หมายถึงขายเป็นกี่เท่าของเงินและทรัพย์สินที่ลงทุน) หากอัตราร้อยละกำไรสุทธิลดลงจากการขายเพิ่มขึ้นก็เรียกว่าการขยายการขายที่เพิ่มขึ้นก่อให้เกิดผลตอบแทนต่ำกว่าการขายอัตราเดิม การที่อัตราผลตอบแทนต่ำ แสดงว่าการขยายการขายที่เพิ่มขึ้นนั้นก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงขึ้น โดยเฉพาะต้องระวังการคิดต้นทุน บริษัทเล็กๆ มักจะพิจารณาต้นทุนแต่เพียงต้นทุนทางตรง เช่น ค่าวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต ค่าจ้างแรงงาน ปกติมักละเลยค่าโสหุ้ยต่างๆ เช่น ค่าน้ำค่าไฟ ค่าทดสอบ และควบคุมคุณภาพสินค้า ฯลฯ การทุ่มตลาดเพื่อขยายการขายโดยการแข่งขันตัดราคาโดยละเลยค่าใช้จ่ายอื่นๆ ดังกล่าว อาจนำไปสู่ความหายนะได้

7. อย่าเสี่ยงมากนัก

การละเลยกฎความจริงที่ว่าสิ่งที่ให้ผลตอบแทนสูงย่อมมีการเสี่ยงภัยสูง การทำธุรกิจทุกอย่างต้องมีการเสี่ยงภัยมากน้อยแล้วแต่ชนิดและลักษณะของกิจการ นักธุรกิจที่ดีต้องรู้จักพิจารณาที่จะลงทุนในกิจการที่ให้ผลตอบแทนสูง ณ ระดับการเสี่ยงภัยพอสมควร

8. อย่าดึงเงินไปใช้ในทางอื่น

ปกติเมื่อธุรกิจเริ่มผลิดอกออกผลในระยะแรก ธุรกิจขนาดเล็กควรที่จะสะสมผลกำไรที่ได้ไว้สร้างสภาพคล่องตัวในกิจการ และต้องพยายามสะสมกำไรเหล่านี้ไว้เพื่อขยายกิจการหรือใช้ในยามสภาวะเศรษฐกิจฝืดเคือง ทั้งนี้เนื่องจากในธุรกิจขนาดเล็กนั้น การหาทุนหรือระดมทุนในยามจำเป็นนั้นค่อนข้างจะลำบาก

ปัญหาของธุรกิจขนาดเล็กที่พบมากก็คือเมื่อทำธุรกิจอย่างหนึ่งกำลังรุ่งเรืองก็เกิดโลภอยากขยายทำธุรกิจอย่างอื่น โดยนำเงินจากกิจการเดิมไปลงทุน กว่ากิจการใหม่จะดำเนินไปได้และให้ผลตอบแทน กิจการเก่าก็ขาดสภาพคล่อง ขาดเงินหมุนเวียน ทำให้ธุรกิจทุกอย่างที่ทำเกิดเป็นลักษณะวัวพันหลัก หมุนเงินกันอุตลุด

ดังนั้นก่อนที่จะดึงเงินจากกิจการแรกไปลงทุนในกิจการอื่นหรือไปใช้ที่อื่นต้องมั่นใจว่าไม่กระทบกระเทือนต่อสภาพคล่องของกิจการนั้นหรือมีส่วนที่สะสมไว้ในยามจำเป็นอย่างเพียงพอ

9. ระวังจะมีแต่ตัวเลข

บางครั้งการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กๆ ทำๆ ไปแล้วไม่ทราบว่ากำไรอยู่ที่ไหน วันดีคืนดีเงินสดขาดมือกะทันหัน ทั้งๆ ที่ธุรกิจก็ดำเนินไปด้วยดีแท้จริงแล้วกำไรมิได้มองเห็นในรูปเงินสดเสมอไปเพราะเงินสดถูกนำไปซื้อสินค้าหรือสต็อกสินค้าไว้ขายหรือลงทุนอื่นๆ หรือนำมาซื้อทรัพย์สินอาคารสำนักงานหรืออื่นๆ ดังนั้นธุรกิจขนาดเล็กต้องระมัดระวัง จัดระบบเงินสดหมุนเวียนให้เพียงพอที่จะชำระหนี้และพันธะผูกพันต่างๆ ปัญหาเรื่องการกักตุนสินค้าไว้มากเพื่อหวังเก็งกำไรหรือโดยเหตุผลอื่นใดก็ตาม ควรมีการวางแผนและระมัดระวังสภาพคล่องทางเงินสดอย่างรอบคอบเพื่อรักษาเครดิตของธุรกิจไว้

10. ขาดสัมพันธภาพที่ดีกับแหล่งเงิน

ข้อผิดพลาดของบริษัทธุรกิจเล็กๆ อีกประการหนึ่งคือการขาดการติดต่อหรือให้ข่าวสารสภาวะการเงินและความก้าวหน้าของกิจการแก่ธนาคารที่เรากู้ยืมเงิน การให้ข้อมูลข่าวสารกิจการแก่ธนาคารรวมทั้งการติดต่อสร้างสัมพันธภาพอันดีกับธนาคารหรือแหล่งเงินทุน จะช่วยให้ได้รับการสนับสนุนทางการเงินเมื่อจำเป็นได้

11. ตามหนี้ไม่ดี

ธุรกิจขนาดเล็กยิ่งต้องระมัดระวังในการปล่อยเครดิตให้แก่ลูกค้าในธุรกิจ การขยายการขยาย ขยายลูกค้า หมายถึงการขยายหนี้สินของตนเอง ตลอดจนการขยายภาระการเสี่ยงภัยจากหนี้สูญด้วย มีข้อแนะนำว่าธุรกิจจะต้องพิจารณาลูกหนี้ทางการค้าว่ารายใดมีประวัติการชำระหนี้สินตรงตามกำหนด รายใดสามารถขยายเครดิตให้ได้ รายใดต้องระมัดระวัง เนื่องจากมีประวัติการชำระหนี้ไม่สู้ดี ควรมีการวิเคราะห์ลูกหนี้ทั้งหมดว่ามีกี่เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่ก่อให้เกิดกำไรแก่บริษัทเป็นชิ้นเป็นอัน กี่เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่เสียทั้งเวลาและมีการเสี่ยงภัยสูง ซึ่งสมควรพิจารณาลดหนี้สินหรือตัดออก การบริหารลูกหนี้ที่ดีจะช่วยลดการเสี่ยงภัยและช่วยให้มีสภาพคล่องทางการเงินเป็นไปด้วยดี

12. ระวังเรื่องวางบิล

ธุรกิจขนาดเล็กมักจะให้ความสำคัญในเรื่องนี้น้อยหรือดำเนินการอย่างล่าช้า บางครั้งใช้ระบบส่งสินค้าก่อนแล้วจึงทำบิลส่งสินค้าภายหลัง ปัญหาเรื่องนี้เป็นช่องทางให้เกิดการทุจริตโดยพนักงานขายได้ง่าย รวมทั้งปัญหาการเก็บเงินจากลุกค้าตามระยะเวลา เพราะลูกหนี้จะชำระเงินตามหลักฐาน ตามวันที่ส่งของ ดร.แอบเดลซาแมดแนะนำว่าเรื่องนี้แม้จะดูมีความสำคัญน้อยแต่เป็นระบบการควบคุมที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจการค้า

13. บริหารการชำระหนี้ให้ดี

ธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาด ควรพิจารณาหาประโยชน์บนส่วนลดต่างๆ ที่ผู้ขายเสนอให้เพราะส่วนลดต่างๆ เหล่านี้มีส่วนในการลดต้นทุนตัวอย่างเช่น ส่วนลด 2% สำหรับการชำระเงินสดภายใน 10 วัน (หากเครดิตปกติให้ชำระภายใน 30 วัน) อย่างน้อย 2% ที่ลด หมายถึงอัตราดอกเบี้ยสำหรับอีก 20 วันที่เพิ่มขึ้น หากคิดเป็นอัตราดอกเบี้ยต่อปีก็เป็น 36% ซึ่งไม่น้อย อนึ่ง การชำระเงินได้เร็วย่อมแสดงถึงฐานะการเงินของบริษัท ทำให้เครดิตทางการค้าดีขึ้น

14. ระบบบัญชีไม่ดี

ธุรกิจขนาดเล็กๆ ทั่วไป ให้ความสำคัญทางด้านบัญชีน้อย แท้จริงแล้วระบบบัญชีเป็นข้อมูลสำคัญที่คอยบอกเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการว่าฐานะการเงินของบริษัทยืนอยู่ในภาวะใด อย่างน้อยที่สุดระบบบัญชีสำคัญที่ธุรกิจขนาดเล็กควรทำก็คือ

- บัญชีเงินสดรายวัน
- บัญชีลูกหนี้ที่ถูกต้องและทันการณ์ล่าสุด
- บัญชีเจ้าหนี้ล่าสุด
- ระบบบิลส่งสินค้าที่ดี
- ระบบการชำระหนี้ที่สามารถชำระได้ตรงเวลาและใช้ประโยชน์ในส่วนลดต่างๆ
- บัญชีควบคุมสินค้าคงคลัง
- สำหรับโรงงาน ระบบบัญชีต้นทุนมีความสำคัญอย่างมาก
- รายงานทางบัญชีแสดงฐานะทางการเงินของบริษัทอย่างน้อยเป็นรายครึ่งปี

ยิ่งกว่านั้น บริษัทธุรกิจขนาดเล็กที่ดีควรใช้ผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อช่วยในการวางระบบเงินและระบบบัญชีด้วย

กล่าวโดยสรุป ความสำเร็จของธุรกิจทั่วไปมิใช่ฝีมือทางการตลาดดี ขายเก่ง รู้ตลาด รู้ลูกค้าเท่านั้น การบริหารการเงินก็มีความสำคัญมากและเป็นอุปกรณ์สนับสนุนให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างเจริญรุ่งเรืองหรือสามารถดำรงฐานะของตนอยู่ได้แม้จะเผชิญวิกฤตการณ์ใดๆ ก็ตาม