เมื่อคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในโลกธุรกิจ ก็เริ่มมีการประยุกต์คอมพิวเตอร์เข้ามาในระบบงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ในด้านระบบบัญชี (ACCOUNTING SYSTEM) การควบคุมวัสดุคงคลัง (INVENTORY CONTROL) จนกระทั่งการวางแผนงาน (PLANNING)

ท่านเจ้าของกิจการหลายๆ ท่าน อาจนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับงานบางส่วนแล้ว และหลายท่านอาจกำลังมองหางานด้านอื่นๆ ที่สามารถประยุกต์ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนไปสำหรับระบบคอมพิวเตอร์

บทความนี้จึงเสนอแนวความคิดเกี่ยวกับระบบงานที่ท่านอาจจะไปพัฒนาเพื่อประยุกต์ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ท่านมีอยู่ในโอกาสต่อๆ ไป

ระบบที่จะกล่าวถึงนี้เป็นระบบที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อน และหลายๆ ท่านอาจนึกไม่ถึง ซึ่งก็คือการวิเคราะห์ผู้แทนจำหน่าย (VENDOR ANALYSIS)

การวิเคราะห์ผู้แทนจำหน่ายเป็นขบวนการทางสถิติเพื่อวิเคราะห์ความเหมาะสมในการเลือกซื้อสินค้าจากผู้แทนจำหน่าย ซึ่งอาจจะดูไม่ยุ่งยากซับซ้อนนัก แต่สำหรับบางกิจการที่มีสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องสั่งซื้อเป็นจำนวนมาก และผู้แทนจำหน่ายสินค้าเหล่านั้นก็มีอยู่มิใช่น้อย ขบวนการเลือกซื้อสินค้าก็ไม่ใช่ง่ายเสียแล้ว เพราะมีปัจจัยอยู่มากมายที่ต้องคำนึงถึงในการพิจารณา ดังนั้นคอมพิวเตอร์จึงเข้ามามีบทบาทในการวิเคราะห์

คอมพิวเตอร์ที่ว่านี้ก็อาจเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PERSONAL COMPUTER) คอมพิวเตอร์ประจำบ้าน (HOME COMPUTER) ก็ได้ เพราะขั้นตอนการคำนวณไม่ยุ่งยากนัก

ปัจจัยที่ควรคำนึงในการพิจารณาการเลือกผู้แทนจำหน่ายนั้น พอจะแยกออกได้ 5 ประการดังนี้คือ

1. คุณภาพ (QUALITY)
2. ปริมาณ (QUANTITY)
3. ราคา (PRICE)
4. กำหนดส่ง (DELIVERY)
5. การจ่ายเงิน (PAYMENT)


1. คุณภาพ

การเปรียบเทียบสินค้าโดยพิจารณาคุณภาพนั้น เป็นการเปรียบเทียบโดยพิจารณาให้ค่าความชอบ (WEIGHT) แก่สินค้าของผู้แทนจำหน่ายแต่ละคน ถ้าคิดว่าคุณภาพของสินค้านั้นดี ค่าความชอบก็จะสูง โดยกำหนดค่าความชอบอยู่ระหว่าง 0 ถึง 10 เมื่อได้ค่าความชอบของสินค้าแต่ละชิ้นแล้ว ก็นำมาหาดัชนีด้านคุณภาพ (QUALITY INDEX) ดังนี้:-

ดัชนีด้านคุณภาพของสินค้า (I)
(QUALITY INDEX)-IQLI =ค่าความชอบของสินค้าจากผู้แทนจำหน่าย (I)/ค่าความชอบของสินค้าที่สูงที่สุด
0<=IQLI<=1

2. ปริมาณ (QUANTITY)

ในการสั่งสินค้านั้น ปริมาณที่สั่งจะต้องเหมาะสมกับความต้องการสินค้า (DEMAND) แต่บ่อยครั้งที่ผู้แทนจำหน่ายอาจส่งของให้ไม่ได้ตามจำนวนที่สั่งไป ซึ่งเกิดจากสาเหตุหลายประการ อาทิ สินค้าขาดแคลน เป็นต้น ดังนั้นดัชนีด้านปริมาณควรมีส่วนในการพิจารณานี้ด้วย โดยคำนวณได้ดังนี้

ดัชนีด้านคุณภาพของสินค้า I
(QUALITY INDEX)-IQT=ปริมาณสินค้าที่ได้รับ/ปริมาณสินค้าที่สั่ง

ในบางกรณีอาจมีการส่งสินค้าเกินกว่าจำนวนที่สั่ง ซึ่งกรณีนี้มิได้เกิดผลดีเท่าใดนัก ดังนั้นจำนวนที่ส่งเกินจะไม่นำมาพิจารณาในการคิดดัชนีด้านปริมาณ ค่าดัชนีด้านปริมาณจะมีค่าอยู่ระหว่าง 0 ถึง 1.0 เท่านั้น
0<=TQTI<=1

3. ราคา (PRICE)

ราคาเป็นปัจจัยที่สำคัญอันหนึ่งซึ่งต้องพิจารณาโดยเปรียบเทียบกับราคาสินค้าชนิดเดียวกันที่ต่ำที่สุด ซึ่งอาจดูได้จากดัชนีด้านราคาสินค้าดังสมการดังต่อไปนี้

ดัชนีด้านราคา
(PRICE INDEX) IPRI=ราคาสินค้าที่ต่ำที่สุด/ราคาสินค้าที่สั่งจากผู้แทนจำหน่าย (I)
0<=IPRI<=1

ราคาสินค้าที่ใช้ในการคำนวณนี้ คือราคาหลังจากหักส่วนลดแล้ว

4. กำหนดส่ง (DELIVERY)

สินค้าที่สั่งจากผู้แทนจำหน่ายบางรายอาจมีราคาค่อนข้างต่ำ คุณภาพดี แต่กำหนดเวลาส่งไม่แน่นอน หรือบางครั้งช้ากว่ากำหนดมาก ก็ไม่ควรสั่งสินค้าจากผู้แทนจำหน่ายรายนั้น ปัจจัยด้านกำหนดส่งสมควรวิเคราะห์โดยคำนวณหาดัชนีด้านกำหนดส่งได้ดังนี้

ดัชนีด้านกำหนดส่ง
(DELIVERY INDEX)IDI=ระยะเวลาที่กำหนดส่ง/ระยะเวลาที่ส่งของจริง

ดัชนีด้านกำหนดส่งนี้อาจมีค่ามากกว่า 1.0 ได้ เพราะถ้าได้รับของก่อนกำหนดส่งก็จะเป็นการดีกับผู้สั่งสินค้า

5. การจ่ายเงิน (PAYMENT)

ปัจจัยสุดท้ายนี้ ก็คือการเปรียบเทียบระยะเวลาการจ่ายเงินที่ผู้แทนจำหน่ายแต่ละรายจะกำหนดให้ ซึ่งจะคำนวณหาดัชนีด้านการจ่ายเงินได้ดังนี้

ดัชนีด้านการจ่าย
(PAYMENT INDEX) IPYI=ระยะเวลาการจ่ายเงินที่สั้นที่สุด/ระยะเวลาการจ่ายเงินของผู้แทนจำหน่าย (I)

จากทั้ง 5 ปัจจัยที่กล่าวไปแล้วนั้น มิใช่ว่าทุกกิจการต้องคำนึงถึงทุกปัจจัยในการวิเคราะห์หาผู้แทนจำหน่ายที่เหมาะสม

ในบางกิจการซึ่งเล็งเห็นคุณภาพและกำหนดส่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุดก็อาจสนใจเพียง 2 ปัจจัยเท่านั้น

แต่บางกิจการอาจเห็นว่าทั้ง 5 ปัจจัยนี้ยังไม่เพียงพอก็อาจกำหนดปัจจัยอื่นๆ เพิ่ม เช่น การแยกแยะรายละเอียดของดัชนีด้านคุณภาพออกเป็นด้านกายภาพโดยดูจากสีสัน ขนาด และด้านเทคนิค โดยดูจากคุณสมบัติทางกลของอุปกรณ์นั้นๆ เป็นต้น ดังนั้นบทความนี้จึงขอเสนอแนวคิดการรวมปัจจัยทั้ง 5 ประการนี้ในดัชนีตัวเดียว จึงเรียกว่าดัชนีผู้แทนจำหน่าย (VENDOR INDEX) โดยเพิ่มตัวแปรขึ้นมาอีก 5 ตัวคือ W1, W2, W3, W4 และ W5 ซึ่งจะมีค่าอยู่ระหว่าง 0 ถึง 1 และผลรวมของตัวแปรเหล่านี้ต้องมีค่าเท่ากับ 1.0

ดัชนีผู้แทนจำหน่าย
(VENDOR INDEX)IVI=W1 WLI + W2 IQTI + W3 IPRL + W4 IDI + W5 IPYI
0<=WI<=1 I = 1,…,5
W1+W2+W3+W4+W5 = 1

ผลที่เกิดจากการเพิ่ม W1 ก็คือสามารถที่จะกำหนดความสำคัญของปัจจัยแต่ละอันได้ เช่น บางกิจการที่ให้ความสำคัญเฉพาะด้านคุณภาพและกำหนดส่ง ก็สามารถที่จะทำให้ W1 และ W4 มีค่าเท่ากับ 0.5 กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือว่า ไม่พิจารณาปัจจัยอื่นๆ ที่เหลือ

การพิจารณาเลือกผู้แทนจำหน่ายสินค้าที่ต้องการสั่งก็จะไม่ยุ่งยาก เมื่อพิจารณาจากค่าดัชนีของผู้แทนจำหน่ายที่คำนวณได้ ค่าดัชนีที่เสนอในบทความนี้เป็นการคำนวณที่ไม่ยุ่งยากแต่ช่วยในการตัดสินใจได้ดีเพราะพิจารณาถึงปัจจัยที่สำคัญหลายประการ และยังมีความคล่องตัวสูงในแง่ที่สามารถกำหนดค่าน้ำหนัก (WI) ที่แตกต่างออกไปสำหรับการพิจารณาสินค้าต่างชนิดกันหรือในชนิดเดียวกันแต่ต่างช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น สินค้าชนิดหนึ่งซึ่งเป็นวัตถุดิบที่สำคัญในการผลิต ซึ่งแต่เดิมเคยให้ความสำคัญต่อปัจจัยทั้ง 5 นี้เท่าๆ กัน ต่อมาไม่นาน อัตราการผลิตเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว บริษัทก็อาจเปลี่ยนแปลงมาตรการการวิเคราะห์ใหม่โดยให้ความสำคัญเฉพาะปริมาณกับกำหนดส่งเท่านั้น

การวิเคราะห์ผู้แทนจำหน่ายที่เสนอไปแล้วนั้น ขั้นตอนการคำนวณเสมือนไม่สลับซับซ้อนแต่ถ้าสินค้าที่ต้องสั่งซื้อมีมากชนิด ผู้แทนจำหน่ายของสินค้าแต่ละชนิดก็มีไม่น้อยหลายท่านอาจต้องปวดหัวกับตัวเลขมากมาย ดังนั้นบทความนี้จึงเสนอแนวคิดสำหรับการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในการวิเคราะห์ผู้แทนจำหน่าย ซึ่งจะช่วยให้การดำเนินงานของท่านเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

ขบวนการการวิเคราะห์ผู้แทนจำหน่าย ด้วยคอมพิวเตอร์ได้แสดงไว้ในรูปต่อไปนี้
จากแผนภูมิที่แสดงนี้ จะมี FILE ที่เกี่ยวข้องอยู่ 3 FILE คือ

1. VENDOR FILE
2. PRODUCT FILE
3. TRANSACTION FILE

1. VENDOR FILE
จะประกอบไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ
- เลขที่ประจำผู้แทนจำหน่าย (VENDOR NO.)
- ชื่อร้าน/กิจการของผู้แทนจำหน่าย (NAME)
- ที่อยู่ (ADDRESS)
- เบอร์โทรศัพท์ (TELEPHONE)
- ฯลฯ

ข้อมูลใน FILE นี้จะปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับที่อยู่หรือเบอร์โทรศัพท์หรือมีการเพิ่มผู้แทนจำหน่ายใหม่ ดังแผนภูมิข้างล่างนี้

2. PRODUCT FILE
จะประกอบด้วยข้อมูลดังนี้
- เลขที่ประจำสินค้า (PRODUCT NO.)
- ชื่อสินค้า (NAME)
- ลักษณะต่างๆ ของสินค้า (SPECIFICATION)

การปรับปรุง (UPDATE) นี้จะกระทำก็ต่อเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของสินค้าหรือมีสินค้าใหม่ ดังแผนภูมิข้างล่างนี้

3. TRANSACTION FILE
FILE นี้จะเก็บข้อมูลสินค้าไว้ทุกชนิด โดยมีรายละเอียดดังนี้คือ
- เลขที่ประจำผู้แทนจำหน่ายที่ขายสินค้านั้นๆ
- ดัชนีของผู้แทนจำหน่ายของสินค้านั้นๆ

การปรับปรุง TRANSACTION FILE จะกระทำก็ต่อเมื่อ

1. สินค้าชนิดใดมีผู้แทนจำหน่ายเพิ่มขึ้น
2. เมื่อมีการรับมอบสินค้าที่สั่งไปก็จะมีการคำนวณหาค่าดัชนีของผู้แทนจำหน่ายใหม่ตามวิธีการนี้ ถ้าผู้แทนจำหน่ายซึ่งเคยได้รับเลือกให้ส่งสินค้าแล้วดำเนินการส่งของให้ได้ไม่ดีเท่าที่ควร ค่าดัชนีก็จะเปลี่ยนแปลงไป ทำให้ผู้แทนจำหน่ายรายอื่นอาจมีสิทธิได้รับการส่งสินค้าแทน

ในรายชื่อผู้แทนจำหน่ายที่ได้รับเลือกนั้นสมควรที่จะเสนอรายชื่อมากกว่า 1 ราย คือควรจะเสนอรายชื่อไว้ประมาณ 3 ราย เพื่อการวิเคราะห์ดังกล่าวเป็นเพียงแนวทางการเลือกผู้แทนจำหน่ายเท่านั้น ในรายงานนั้นควรมีทั้งรายชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ด้วยเพื่อสะดวกต่อการติดต่อ