ฉบับที่แล้ว อารัมภบทไปเสียยาว นอกจากจะเป็นการต้อนรับผู้จัดการทั้งหลายแล้ว ก็เป็นเพียงการทบทวนแนวความคิดต่างๆ ทางการบริหารซึ่งท่านผู้จัดการจำเป็นจะต้องใส่ใจ และตระหนักไว้ตลอดเวลาเท่านั้น ผลก็คือ เนื้อหาออกจะเบาไปนิด ซึ่งผมต้องขอขอบคุณท่านผู้อ่านที่ท้วงติงมาด้วยความจริงใจ และปรารถนาดีมา ณ ที่นี้ด้วย และตั้งใจไว้ว่าตั้งแต่ฉบับนี้เป็นต้นไป เห็นจะต้องหันเข็มมุ่งเข้าหาวิชาการแบบชนิดที่จ้วงได้จ้วงเอาทีเดียว มิฉะนั้นเห็นทีจะจบได้ค่อนข้างยาก

การบริหารงานโดยยึดเป้าหมายเป็นหลักดังที่กล่าวมาแล้วนั้นว่า เป็นการดำเนินงานตามแผนที่ได้วางไว้ เพื่อได้สามารถใช้ทรัพยากรอันมีอยู่ค่อนข้างจำกัด (ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ เวลา วัตถุดิบ เครื่องจักร บุคลากร หรือเงินทุนก็ตาม) ให้ได้อรรถประโยชน์สูงสุดตามที่คาดหวังไว้ เช่น

ก. เพิ่มผลกำไรอีก 6.25% ต่อปี (ซึ่งเป็นเป้าหมายที่มุ่งผลกำไร)

ข. จะลดอัตราการขาดงานของพนักงานจาก 12% เหลือ 6% (ซึ่งเป็นเป้าหมายที่มุ่งการบริหารงานบุคคล)

ค. จะเพิ่มยอดขายอีก 15% (ซึ่งเป็นเป้าหมายที่มุ่งการขายและการตลาด)

ง. จะลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านความสูญเปล่าของวัตถุดิบ 10% (ซึ่งเป็นเป้าหมายที่มุ่งด้านการผลิต)

ในอดีตนั้น เราอาจจะใช้ประสบการณ์หรือการลองผิดลองถูกมาปฏิบัติ และประสบผลสำเร็จมาบ้าง แต่เราก็คงจะต้องยอมรับว่าวิธีดังกล่าวเมื่อคำนวณกันจริงๆ แล้วต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายในอัตราที่สูงมาก อีกทั้งพนักงานก็พลอยจะต้องใจหายใจคว่ำไปกับเราด้วยในบางครั้ง เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น เพราะฉะนั้นขั้นตอนต่างๆ จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง

โดยทั่วไปแล้วการบริหารงานโดยยึดเป้าหมายเป็นหลักนี้ จะประกอบด้วยกระบวนการ 5 กระบวนการด้วยกันคือ

1. การแบ่งแยกเป้าหมาย

2. การกำหนดเป้าหมาย

3. การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของเป้าหมาย

4. การลงมือปฏิบัติตามเป้าหมาย

5. การควบคุมและรายงานความคืบหน้าของเป้าหมาย

กระบวนการที่ 1 การแบ่งแยกเป้าหมาย

ก่อนที่จะดำเนินการตามครรลองต่างๆ ดังกล่าวข้างต้นนั้น คงไม่ลืมนะครับว่าเป้าหมายของเราจะต้องมีความกระจ่างชัดเสียก่อน ว่าเป็นเรื่องของความอยู่รอด เพื่อความเจริญเติบโต เพื่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง หรือเพื่อการแก้ไขปัญหากันแน่ ต่อจากนั้น เราก็ควรจะหาคำตอบของคำถามต่อไปนี้ให้ได้คือ

1. เรากำลังยืนอยู่ ณ จุดไหนในปัจจุบัน ?

2. เรามาอยู่ ณ จุดนี้ได้อย่างไร ?

3. สถานการณ์ของเราตอนนี้เป็นอย่างไร ?

4. ทำไมงานของเราจึงขาดประสิทธิภาพ ?

5. เราจะมีโอกาสอะไรเหลืออยู่บ้าง ?

ข้อมูลหรือคำถามข้างต้นนี้ จะช่วยให้เราสามารถศึกษาแนวโน้มของสถานการณ์ต่างๆ รอบด้านเพื่อตรวจสอบดูว่าจะมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของเราได้หรือไม่ อย่างไร โดยเราอาจจะวัดผลเปรียบเทียบกับการปฏิบัติงานขององค์กรอื่น เพื่อหาจุดอ่อนจุดแข็งของแต่ละฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นวิธีการทางการตลาด การบริการ ต้นทุน ยอดขาย ระบบงาน วิธีการทำงาน การกระตุ้นจูงใจพนักงาน ฯลฯ ทั้งหมดนี้เป็นการประมวลเป้าหมายต่างๆ ที่เราต้องการบรรลุเพื่อกำหนดเป็นนโยบายให้ชัดเจนต่อไป ในกระบวนการแรกนี้ขอให้ใช้เวลาในการให้ความสนใจในการวิเคราะห์อย่างเต็มที่และละเอียดที่สุด

กระบวนการที่ 2 การกำหนดเป้าหมาย

ข้อมูลที่ประมวลออกมาในกระบวนการแรกนั้น จะเป็นฐานอย่างดีของการกำหนดเป้าหมายถึงตอนนี้ทีมงานจะเกิดขึ้นเพราะเราสามารถขอให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นผู้กำหนดเป้าหมายของตัวเองออกมา ทั้งเป้าหมายของแต่ละบุคคล แผนกหรือขององค์กรทั้งหมด สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งก็คือจะต้องมีการกำหนดเป้าหมายอย่างเป็นทางการและจะต้องมีการอธิบายรายละเอียด ขั้นตอนต่างๆ อย่างแจ่มชัด รวมทั้งได้รับการสนับสนุนและการประสานงานจากผู้บริหารระดับสูงและกลุ่มอื่นๆ ด้วย

กระบวนการที่ 3 การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของเป้าหมาย

เป้าหมายที่ตั้งไว้จะต้องมีความสมเหตุสมผลเสมอ โดยที่เราจะต้องคาดคะเนถึงความเสี่ยงอันอาจจะเกิดจากการตั้งข้อสมมุติฐานต่างๆ และตรวจสอบวิเคราะห์ให้แน่ชัดเสียก่อนว่าจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นที่ไหนได้บ้าง เพื่อหาทางป้องกันไว้ให้ดีเสียก่อน ขั้นตอนนี้เป็นการเปลี่ยนนโยบายจากตัวหนังสือ ออกเป็นการกระทำซึ่งถ้ามีความเป็นไปได้สูง ก็ย่อมเป็นหลักประกันได้ดีกว่า ทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นทั้งหมดจะได้รับการจัดหาและเตรียมพร้อมเพื่อช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างแท้จริง มิฉะนั้นแล้วจะมีผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงานเป็นอย่างยิ่ง


กระบวนการที่ 4 การลงมือปฏิบัติงานตามเป้าหมาย

จริงอยู่การมอบหมายให้ทุกคน มีส่วนในการกำหนดเป้าหมายของตนเองนั้นเป็นการสร้างความคิดริเริ่ม ซึ่งเป็นพลังจูงใจได้อย่างดีอยู่ในตัวแล้วก็ตาม แต่เราก็จำเป็นจะต้องเป็นผู้กระตุ้นให้มีการเริ่มต้นพัฒนาแผนงาน และกิจกรรมต่างๆ เหล่านั้น เพื่อสร้างกำลังใจ ขวัญ และทัศนคติที่ดีแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้เขาได้รู้ว่า จะประสบความสำเร็จได้มากน้อยแค่ไหน เมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายของเขา

กระบวนการที่ 5 การควบคุมและรายงานความคืบหน้าของเป้าหมาย

หลักการที่เราวางไว้นั้น จะมีประสิทธิผลหรือไม่ย่อมขึ้นอยู่กับการวัดความก้าวหน้า และความพยายามของผู้ปฏิบัติงานอยู่ตลอดเวลา เพราะไม่เพียงจะช่วยให้เราสามารถแก้ไขอุปสรรคต่างๆ อันอาจจะเกิดขึ้นอย่างไม่คาดหมายมาก่อน ยังช่วยให้เราปฏิบัติงานได้เสร็จตามเวลาที่กำหนดไว้ (นอกจากนั้นยังพบว่าการบริหารงานโดยยึดเป้าหมายเป็นหลักนั้นช่วยให้งานเสร็จก่อนกำหนดอีกด้วย) เพราะปรัชญานี้ก็เปรียบเสมือนกับการเล่นฟุตบอล ซึ่งทุกวินาทีที่ผ่านไปหมายถึงเวลาของการแข่งขันที่เหลือน้อยลงทุกที ที่ทุกฝ่ายจะต้องรีบทำประตูให้ได้ กระบวนการนี้จึงชี้ชัดเจนเลยว่า ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุด ทุกอย่างจะต้องอยู่ภายใต้การควบคุมของตารางปฏิทิน และนาฬิกาตลอดเวลา

จากกระบวนการต่างๆ จะเห็นได้ว่าประสิทธิผลของการบริหารงานโดยยึดเป้าหมายเป็นหลักนั้นน่าจะเป็นวิธีที่ดี สำหรับผู้บริหารที่เชื่อมั่น และศรัทธาถึงการทำงานเป็นทีมโดยการนำมาใช้เป็นแนวทางในการเริ่มต้นชีวิตใหม่ ของการเป็นผู้จัดการได้ เพราะแนวความคิดนี้ ทำให้ทุกคนรู้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ต้องมีการวางแผน และกำหนดระยะเวลาไว้ล่วงหน้า มีการติดต่อสื่อสารกันด้วยดี ตัดปัญหาความขัดแย้งระบบงานที่ซ้ำซ้อน หรือตกหล่น ทุกคนจะมีความเคารพในตนเอง ตระหนักถึงเป้าหมายขององค์กรเป็นหลัก และท้ายสุด การประเมินผล การปฏิบัติงานจะเป็นไปด้วยความยุติธรรม โดยปราศจากข้อครหานินทาอย่างสิ้นเชิง

หรืออย่างน้อยที่สุด ผู้จัดการอย่างเราก็จะไม่กลายเป็นผู้นำที่เดินหลงทาง หรือนั่งทู่ซี้ไปวันๆ ใช่ไหมครับ