การวางแผนงานนั้นหลายคนเข้าใจว่าเป็นการปฏิบัติสำหรับองค์กรใหญ่เท่านั้น หารู้ไม่ว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กนั้นการวางแผนงานก็เป็นเรื่องจำเป็นเรื่องหนึ่งที่สามารถจะนำพาธุรกิจไปสู่ความสำเร็จได้ดีทีเดียว

การที่จะพิจารณาว่าการวางแผนงานแบบไหนจึงจะเหมาะกับบริษัทแบบใดนั้นก็ต้องอาศัยขั้นตอนต่าง ๆ เข้ามาประกอบการพิจารณา

โดยสรุปแล้วการวางแผนที่ดีย่อมทำให้ธุรกิจนั้นเดินไปได้ตามทางที่รอบคอบ และมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากกว่าการไม่วางแผน ไม่ว่าขนาดของธุรกิจนั้นจะเล็กหรือจะใหญ่เพียงใดก็ตาม

คงจะยากถ้าจะให้บอกว่า วิธีไหนดีที่สุดในการบริหารบริษัทขนาดเล็ก เพราะขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายอย่าง

องค์ประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ในการพิจารณาวางแผนการจัดการบริษัทต่างก็มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน จะใช้ตัวหนึ่งตัวใดเป็นแนวทางไม่ได้

องค์ประกอบสำคัญที่นักวางแผนควรจะคำนึงถึง ได้แก่.-

วิธีการบริหาร และความสามารถของประธานบริษัท

บริษัทอาจไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างมีพิธีรีตองมากนักก็ได้ ถ้าหากตัวประธานบริษัทมีความสัมพันธ์อันดีกับคนภายในบริษัท และรู้รายละเอียดที่สำคัญต่าง ๆ ในบริษัทเป็นอย่างดี

ความสามารถของกลุ่มเจ้าหน้าที่

ถ้าหากพนักงานในบริษัทไม่มีความสามารถพอ การมีแผนงานที่เป็นระบบรัดกุม จะช่วยได้ ในขณะเดียวกันถ้ามีผู้จัดการเก่ง ๆที่ตัดสินใจได้ดี แผนงานของแต่ละแผนกในบริษัทก็พอจะยืดหยุ่นได้บ้าง ไม่ต้องเข้มงวดมากนัก เพียงแต่มีแผนคร่าว ๆ เพื่อให้ผู้จัดการใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงาน

ความซับซ้อนของธุรกิจ

ธุรกิจการขายแบบธรรมดา ๆ อาจยกร่างบนกระดาษธรรมดาก็ได้ แต่ถ้าหากเป็นธุรกิจในบริษัท ที่ต้องใช้เทคโนโลยีระดับสูง มีระบบงานที่สลับซับซ้อน มีการผันแปรทางการตลาดอยู่ตลอดเวลา และมีการแข่งขันมาก ก็จำเป็นอยู่เองที่จะต้องมีการวางแผนอย่างเป็นทางการและรัดกุม


ความแข็งแกร่งของคู่แข่ง

บริษัทที่มีคู่แข่งกระจอก ๆ ก็อาจจะไม่จำเป็นที่จะต้องซีเรียสกับการวางแผนงานอย่างเอาเป็นเอาตาย แต่ถ้ามีคู่แข่งแข็ง ๆ ก็จะต้องมีแผนงานที่ดีเยี่ยม แต่อย่างไรก็ดี เรื่องการตลาดเป็นสิ่งที่ประมาทกันไม่ได้ เพราะบริษัทคู่แข่งที่ทำท่าจ๋อง ๆ อาจจะพบกลยุทธ์ดี ๆ ในการตีตลาด แย่งเอาลูกค้าไปครองได้ในเวลาอันรวดเร็ว เพราะฉะนั้นถ้าอยากยืนยงอยู่ในตลาดการค้า ต้องพยายามคิดว่าคู่แข่งทุกบริษัทเป็นคู่แข่งที่น่ากลัว เพื่อจะได้ปรับปรุงประสิทธิภาพของสินค้าและกลยุทธ์ในทางการตลาดอยู่เสมอ

บทบาทของผู้นำ

มีแผนดีก็เท่ากับมีชัยไปครึ่งหนึ่งแล้ว แต่ถึงอย่างนั้น บทบาทของผู้บริหารก็สำคัญ เพราะถ้าจะว่ากันตามจริง แผนงานก็แค่แผ่นกระดาษ ตัวประธานบริษัทต่างหากที่จะมีบทบาทในการชักพาบริษัทไปสู่ถนนสายไหนก็ได้ ?

ความไม่แน่นอนของธุรกิจ

ขึ้นชื่อว่าธุรกิจ ส่วนใหญ่ยากที่จะหาความแน่นอนตายตัว การวางแผนจึงมีส่วนช่วยได้มาก ไม่ว่าจะเป็นการขยับขยายกิจการในอนาคต หรือการควบคุมระบบการทำงานของบริษัทให้ดำเนินไปด้วยดี

ความเข้าใจในแผนงาน

เพื่อให้แผนงานที่วางไว้อย่างรัดกุมมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตัวประธานบริหารและบุคลากรระดับสูง ๆ ของบริษัทจะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจกับแผนงานให้แจ่มแจ้งถ่องแท้

แผนงานต้องมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบสำคัญที่สุดที่มีอิทธิพลต่อผลที่ได้จากการวางแผนงาน คือแผนนั้นได้มีการวางอย่างยอดเยี่ยม และพิถีพิถันแค่ไหน ความรัดกุมของแผนนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของแต่ละบริษัทเป็นสำคัญ

โดยปกติแล้วโครงสร้างของแผนดำเนินงานในแต่ละบริษัทจะไม่เหมือนกัน ในการพิจารณาว่าโครงสร้างแบบไหน จึงจะเหมาะกับบริษัท ต้องอาศัยขั้นตอนต่าง ๆ ต่อไปนี้ประกอบการพิจารณา

1. คุณรู้จักธุรกิจของคุณมากน้อยแค่ไหน?

ก่อนอื่นคุณจะต้องเข้าใจถึงความเป็นมาและสถานการณ์ในปัจจุบันของธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ว่ามีความแข็งแกร่งมากน้อยแค่ไหน มีลูกค้าประเภทไหน และอะไรเป็นเหตุให้ลูกค้าซื้อของของคุณ

การที่จะทำความเข้าใจกับธุรกิจอย่างถ่องแท้ คุณจะต้องตั้งคำถามว่า งานนี้ต้องการใครบ้าง ถ้าเป็นโรงงานเล็ก ๆ คนเดียว 2-3 คน ก็อาจจะพอ สิ่งสำคัญอีกอย่างคือต้องรู้จักคนที่ทำงานกับคุณ ว่าใครเป็นอย่างไร คนที่มีความรับผิดชอบ ทำงานดี ควรจะรักษาเอาไว้ สำหรับการขยายงานในอนาคตเมื่อธุรกิจใหญ่ขึ้น บางครั้งการให้ความรู้เพิ่มเติมแก่บุคลากรก็จำเป็น เพราะจะช่วยให้เขาทำงานในหน้าที่ได้ดียิ่งขึ้น ทำประโยชน์ให้องค์กรของคุณมากขึ้น เช่น ส่งผู้จัดการฝ่ายขายไปเรียนรู้ทางด้านการตลาดให้มากขึ้น เป็นต้น

2. การกำหนดวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ของบริษัทควรจะกำหนดให้อยู่ในขอบเขตที่สามารถปฏิบัติได้โดยการวางเป็นแนวทางไว้ก่อน ส่วนการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์นั้นจะต้องค่อย ๆ ดัดแปลงไปเรื่อย ๆ ในแต่ละปี ตามสภาพความเป็นจริงและความผันแปรในวงการธุรกิจ

สำหรับบริษัทเล็ก ๆ ตัวประธานบริษัทอาจจะเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์เอง โดยใช้ข้อมูลที่ได้จากผู้จัดการแผนกต่าง ๆ รวมทั้งข้อมูลจากลูกค้าด้วย

คุณอาจตั้งวัตถุประสงค์ไว้ 2 ระดับ คือ ระดับแรก เป็นวัตถุประสงค์ที่วางไว้กว้าง ๆ ล่วงหน้าว่า อะไรบ้างที่ต้องการทำให้สำเร็จ ต้องการให้บริษัทเจริญเติบโตมากน้อยแค่ไหน ต้องการให้งบดุลของบริษัทอยู่ในสภาพที่น่าพอใจแค่ไหน คำตอบของคำถามเหล่านี้จะเป็นส่วนประกอบสำคัญในการจัดตั้งเป้าหมายของบริษัท

ระดับที่ 2 คือ วัตถุประสงค์ที่วางไว้ในระยะเวลาสั้น ๆ เฉพาะเจาะจงลงไปว่า จะเดินไปถึงเป้าหมายโดยวิธีการใด แต่ละแผนกจะต้องทำอะไรบ้าง ในแผนการดำเนินการระยะยาวจะต้องประกอบด้วยวัตถุประสงค์ทั้ง 2 แบบ คือแบบที่วางไว้กว้าง ๆ ล่วงหน้า กับแบบที่เฉพาะเจาะจงลงไป แต่ว่าในแผนงานประจำปีจะประกอบด้วยวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงเสียเป็นส่วนใหญ่

ข้อสำคัญก็คือ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ ในบริษัทที่เป็นตัวจักรสำคัญ อาจจะเข้าร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์ด้วย

นอกจากวัตถุประสงค์ของบริษัทแล้ว เจ้าของบริษัทอาจจะเสนอวัตถุประสงค์ส่วนตัวเข้าร่วมด้วย อย่างไรก็ตาม วัตถุประสงค์ส่วนตัวอาจก่อให้เกิดปัญหาได้ ถ้าหากบริษัทมีเจ้าของหลายคนร่วมกัน วัตถุประสงค์ของแต่ละคนก็ต่างกันไป ดังนั้น การวางแผนของกลุ่มเจ้าของเองก็มีความสำคัญพอ ๆ กับแผนปฏิบัติงานของบริษัท

3. การดำเนินงานของแผนฯ

แผนงานเป็นสิ่งที่แสดงถึงทิศทางของบริษัท ทำอย่างไรจึงจะไปสู่จุดหมายที่ตั้งไว้ได้? ถ้าไม่มีตารางแผนงานกำหนดไว้ว่า ใครควรจะทำอะไร เมื่อไหร่ แผนการดำเนินงานจะต้องเตรียมวิธีการประเมินผลไว้ด้วย เพื่อตรวจสอบว่างานดำเนินไปได้ผลมากน้อยแค่ไหน โดยกำหนดเป็นแบบสอบถามเอาไว้ให้กรอกในรายงานประจำเดือน ผู้จัดการแต่ละแผนกควรจะตรวจสอบการดำเนินงานในแต่ละวัน และแต่ละสัปดาห์ ว่ามีการปฏิบัติไปตามแผนมากน้อยแค่ไหน

4. ข้อเสียที่มักจะมาพร้อมกับการวางแผน

บางครั้งแผนก็มีรายละเอียดมากเกินไปจนปฏิบัติยาก ในแผนอาจจะไม่ได้รวมเอาตัวจักรสำคัญเข้าไว้ด้วย หรือบางแผนก็รัดกุมเกินไป ยืดหยุ่นไม่ได้ ทำให้ผู้ปฏิบัติอึดอัด หรือมุ่งยึดแผนเกินไปจนละเลยตลาดที่มีอยู่ในปัจจุบัน เพราะมัวแต่มุ่งเอาใจใส่ตลาดใหม่ (ตามที่แผนกำหนด) และที่สำคัญคือฝ่ายวางแผนลืมคิดถึงผลกระทบที่อาจเกิดจากการวางแผน

ถ้าคุณกำลังดำเนินธุรกิจอยู่ หรือกำลังจะวางแผนงานของบริษัท สิ่งที่จะขาดไม่ได้เลยคือ ความอดทนใจเย็น ๆ อย่ารีบร้อน งานอย่างนี้รีบร้อนไม่ได้เลย

พยายามศึกษาสภาพการณ์ในบริษัทให้ถี่ถ้วน แล้วค่อย ๆ วางโครงสร้างใหม่ สิ่งที่ต้องกล้าเผชิญคือ ความเห็นที่ขัดแย้งกันระหว่างคนสำคัญ ๆ ในบริษัทในการทำแผน ข้อสำคัญที่สุดก็คือ ต้องมีแผนที่ชัดเจนว่า จะใช้ประโยชน์ในสิ่งที่มีอยู่มากที่สุดได้อย่างไร?


คอลัมน์ การจัดการ