มีคำถามว่า ทำไมหน่วยงานและพนักงานในหน่วยส่วนใหญ่มักจะไม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ของพวกเขาให้ดีนั้นถ้าหากตกอยู่ภายใต้สภาวะที่มีความกดดัน คำตอบซึ่งโรเบิร์ต แซฟเฟอร์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตกล่าวไว้ก็คือว่า ผลเหล่านี้สืบเนื่องมาจากตัวผู้จัดการของพวกเขาให้ความสำคัญปัญหาน้อยหรือมองข้ามปัญหาไป

แซฟเฟอร์พบว่าในกรณีส่วนใหญ่ ความผิดพลาดจะเกิดขึ้นจากการให้ความสนใจและมองปัญหาผิดพลาดตั้งแต่เริ่มต้น แซฟเฟอร์ได้ให้ความเห็นไว้ว่า

-สิ่งที่ควรจะกระทำส่วนใหญ่มักจะถูกให้ความหมายกว้างเกินไป อย่างเช่นการตั้งเป้าหมายเจาะจงเอาไว้ว่า “เราจะต้องลดต้นทุนลงอีก 12% และก็ทำกำไรเพิ่มขึ้นอีก 4%” การกล่าวเช่นนี้จะมองไม่เห็นจุดสำคัญของเป้าหมายและไม่ได้บอกให้แน่ชัดลงไปว่ามีขั้นตอนที่ควรจะปฏิบัติอย่างไร ผลลัพธ์ก็คือเป้าหมายจะไม่เป็นอย่างที่วางไว้หรือไม่อาจจะทำให้เป็นผลสำเร็จได้อย่างแท้จริง ความสำเร็จที่คาดหวังไว้ก็จะทำได้ยากตั้งแต่จุดเริ่มต้นนี้

-ระยะเวลาถูกกำหนดไว้นานจนเกินไปจนทำให้ไม่มีความรู้สึกรีบเร่งในการดำเนินโครงการ การกล่าวว่า “เป้าหมายของเราในปีนี้คือ ...” จะมองดูแย่กว่านี้คือ “เป้าหมายที่เราจะต้องทำให้ได้ภายในหนึ่งเดือนนับแต่นี้ไป”

-ความวิตกกังวลกลัวการต่อต้านและคิดหาทางเอาชนะ สิ่งนี้จะเป็นสาเหตุให้ผู้จัดการหลายคนมองข้ามความเป็นจริงที่ว่าบางคนก็พร้อมและมีความตั้งใจที่จะต่อสู้กับอุปสรรคของงานที่ได้รับมอบหมาย

-การวางแผนงานที่ไม่เป็นแบบแผน การไม่ให้รายละเอียดในการมอบหมายงานและความรับผิดชอบ การจัดผังเวลาและการวางระบบเพื่อจะตรวจสอบความก้าวหน้าของงานซึ่งไม่ได้แจ้งให้บุคคลที่ต้องปฏิบัติงานทราบเมื่อมีการจัดโครงการขึ้น

แซฟเฟอร์กล่าวว่า “มีนักบริหารส่วนหนึ่งละเลยไม่สนใจและเข้าใจความรู้สึกนึกคิดของบุคคลซึ่งมีผลอย่างมากต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพ การวางเป้าหมายที่กว้างเกินไปและให้เวลาปฏิบัติงานนานเกินไปจะทำให้ผู้จัดการระดับล่างเกิดความรู้สึกว่าการใช้ข้อแก้ตัวที่เข้าท่าจะทำให้พวกเขาพ้นผิดไปได้ พวกเขาจะคิดถึงสิ่งที่พวกเขาควรจะได้รับมากกว่าและดีกว่าที่มีอยู่แต่เดิม แต่ไม่คิดว่าพวกเขาจะทำอะไรจากสิ่งที่มีอยู่ได้บ้าง หรือคิดหาหนทางที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานเพื่อเพิ่มขีดความสามารถบนพื้นฐานทั่วไป”

คำแนะนำของแซฟเฟอร์ในการแก้ปัญหานี้ก็คือ การทำความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ให้เกิดขึ้นต่อเนื่องกันไป เขาแนะนำให้ผู้บริหารรู้จักพูดให้น้อยลงในเรื่องเป้าหมายที่ใหญ่โตและใช้เวลาปฏิบัตินาน และพวกเขาควรจะหาทางใช้เครื่องมือซึ่งจะทำให้ได้รับผลสำเร็จที่มองเห็นได้ในระยะเวลาสั้นที่สุดที่เป็นไปได้ และก็กระทำต่อไปจากจุดนี้ เขาชี้ให้เห็นว่า “ในวิธีดังนี้ คนงานจะร่วมมือร่วมใจกันทำงานเพื่อที่จะได้รับผลตอบแทนร่วมกัน”

การเริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ

คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณกำลังหลีกเลี่ยงความล้มเหลวในโครงการปรับปรุงความสามารถในการทำงานให้ได้มากที่สุด วิธีที่จะกล่าวต่อไปนี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้โดยมีหลักเกณฑ์

1. คุณต้องไม่บอกให้เขารู้ว่า คุณกำลังรณรงค์เพื่อปรับปรุงการทำงานของพวกเขาอยู่ แต่ควรจะบอกให้ลูกน้องคนสำคัญของคุณช่วยคิดเกี่ยวกับโครงการหนึ่งหรือสองโครงการซึ่งสามารถทำได้ภายใน 2 เดือนเป็นอย่างสูง

2. การจัดให้มีการประชุมเพื่อปรึกษาหารือบอกกล่าวการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับว่าโครงการอันไหนควรจะให้ความสนใจมากที่สุด เกณฑ์การเลือกเฉพาะก็คือว่าต้องมีบางสิ่งบางอย่างที่จะต้องกระทำอย่างแน่นอนโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่และที่ซึ่งจะปรับปรุงการกระทำ ถึงแม้ว่าจะเล็กน้อยก็ตามที

ยกตัวอย่างเช่น แผนกบริการลูกค้าของบริษัทโทรศัพท์แห่งหนึ่งถูกกดดันจากฝ่ายบริหารให้เร่งการติดตั้งและการซ่อมแซม ผู้จัดการจะต้องทำการลดพนักงาน ดังนั้นสิ่งที่เห็นก็คือสถานการณ์ ดูเหมือนจะเลวร้ายลง ผู้จัดการจะต้องตัดสินใจกระทำบางอย่างซึ่งจะสามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้ด้วยทรัพยากรที่มีอยู่ในขณะนั้นแทนที่จะผ่านปัญหาไปให้แก่พนักงานซึ่งก็มีความกังวลอยู่แล้ว

พวกเขาจะต้องตั้งเป้าหมายว่าจะทำอย่างไรในการแก้ไขปัญหาการซ่อมแซมที่ยังคั่งค้างอยู่ให้หมดไปภายใน 1 เดือน เมื่อสามารถทำได้แล้วจึงจะมาเริ่มปรับปรุงการติดตั้งต่อไป ผลที่ได้รับก็คือพนักงานมีกำลังใจขึ้นเพราะทำสิ่งที่คิดว่า “เป็นไปไม่ได้” ให้เป็นไปได้

3. จะต้องเน้นให้เห็นความจริงจังในการทำให้บรรลุเป้าหมายในเวลาที่วางไว้ ต้องให้ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาเข้าใจว่าพวกเขาจะต้องทำอย่างไรในการไปให้ถึงเป้าหมายที่วางไว้ไม่ใช่ว่าจะมาคำนึงว่าทำไมถึงไม่มี การยืดหยุ่นให้บ้างหรือว่าพวกเขาจะปรับปรุงงานในเขตอื่นได้บ้างไหม

4. การหลีกเลี่ยงการต่อต้านหรือความไม่พอใจ โดยการใช้คนที่เห็นด้วยและละเลยพวกที่ไม่เห็นด้วย อย่างเช่นมีกลุ่มทำงานอยู่ 4 กลุ่มซึ่งจะต้องช่วยกันทำโครงการ และมีอยู่กลุ่มหนึ่งซึ่งไม่เห็นด้วยกับโครงการนี้เลย คุณจะต้องใช้เวลาและพลังความสามารถทั้งหมดในการให้ความช่วยเหลือแก่สามกลุ่มที่เหลือซึ่งยินดีจะทำตามด้วย กลุ่มที่ไม่เห็นด้วยจะได้เข้าใจความจำเป็นของความร่วมมือเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ของบริษัทได้

5. การวางแผนรายละเอียดของงานในการประชุมครั้งแรกถ้าเป็นไปได้ หรืออย่างน้อยก็ภายใน 2 วัน แล้วจึงค่อยมาตัดสินใจว่า ใครจะต้องรับผิดชอบอะไร จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง อย่างไรและเมื่อไร จะตรวจสอบความก้าวหน้าของโครงการอย่างไร

การจัดให้มีการประชุมเป็นประจำจะช่วยให้ผู้ร่วมงานจดจำเป้าหมายไว้ได้ ว่ามีเป้าหมายอย่างไรและการจะช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงแผนการทำงานในทันทีที่จำเป็นได้

6. ข้อสังเกต

อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องไม่ละทิ้งเป้าหมายระยะยาวด้วย จุดที่จะต้องคำนึงถึงก็คือ การทำเป้าหมายระยะสั้นให้สำเร็จเสียก่อนโดยมีขั้นตอนที่แน่นอน เมื่อเป้าหมายแรกสำเร็จจะทำให้พนักงานมีประสบการณ์ว่าเคยทำงานสำเร็จมาแล้ว พวกเขาได้เรียนรู้กันเพื่อให้ได้มาซึ่งเป้าหมายที่มองเห็นได้ รู้ถึงวิธีในการที่จะทำงานให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีที่จะแก้ไขปัญหาด้วยทรัพยากรที่มีอยู่ขณะนั้น และพวกเขาจะได้พร้อมในการเริ่มทำงานชิ้นใหม่ให้ประสบผลสำเร็จ และทำให้คุณไปใกล้เป้าหมายระยะยาวของคุณทุกขณะเข้าไป