จิ้นเซ่งฮวดเป็น 1 ใน 7 ตัว แทนขายส่งอะไหล่เก่าแก่ของอีซูซุ และฟอร์ด ที่ทำธุรกิจมาตั้งแต่รุ่นพ่อ การเปลี่ยนแปลงมาสู่เจนเนอเรชั่น ที่ 2 ในรุ่นลูกเป็นจุดพลิกผันที่ทำ ให้บริษัทแห่งนี้ตัดสินใจนำไอทีมาใช้ในกิจการ

ประสบการณ์ที่ได้จากเรียนวิชา MIS ทำให้กิตติชัย เชื้อรัตนพงษ์ กรรมการผู้จัดการ ซึ่งเรียนจบด้านบริหารธุรกิจมาจากออเรกอน สเตท ยูนิเวอร์ซิตี้ สหรัฐอเมริกา เพื่อมารับ กิจการจากรุ่นพ่อ เชื่อว่าการนำคอม พิวเตอร์มาใช้ในกิจการ จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจดีขึ้น

กิตติชัยต้องใช้เวลาศึกษาไม่น้อย เพราะ 17 ปีที่แล้วคอมพิวเตอร์ ยังถือว่าเป็นเรื่องใหม่มาก เขาสร้างความมั่นใจด้วยการไปขอดูงานที่ตรีเพชรอีซูซุ และอีซูซุ ประเทศญี่ปุ่น และบินกลับมาพร้อมกับไอเดียใหม่ๆ จากนั้นมินิคอมพิวเตอร์ รุ่น 34 ของไอบี เอ็มก็ถูกนำมาใช้งาน เริ่มต้นกับงานหลังบ้าน อย่างการออกบิล ใบคำสั่งซื้อลูกหนี้

การนำไอทีมาประยุกต์ใช้ ไม่แตก ต่างไปจากการสร้างวัฒนธรรมองค์กรขึ้นใหม่ โจทย์ออยู่ที่ว่า ทำอย่างไรที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ manual ที่ใช้คนทำ ไปเป็นระบบ systematic ที่มีไอทีเข้ามาช่วยได้ราบรื่นมากที่สุด

"ผมอาจจะโชคดี ตรงที่ว่า ผมดูแลเรื่องบริหาร และมีพื้นด้านไอที สามารถสื่อสารระหว่างพนักงานซึ่งเป็นผู้ใช้ไอทีกับฝ่ายไอที ที่ต้องนำไอทีมาติดตั้ง มีความเข้าใจตรงกันได้" กิตติชัย ย้อนอดีต และส่วนหนึ่งในการเรียนรู้ที่จะสร้าง flow งานในครั้งนั้น เขาก็ได้ ธวิช จารุวจนะ กรรมการผู้จัดการบริษัท เมโทรซิสเต็มส์ ซึ่งเวลานั้นเป็นผู้บริหารรับผิดชอบไอทีให้กับกลุ่มศรีกรุงวัฒนาเป็นผู้แนะนำ

สำหรับกิตติชัยแล้ว การตัดสินใจของเขาเมื่อ 17 ปีที่แล้ว ถือว่าคุ้มค่าการลงทุนกับการที่ได้ใช้ประโยชน์จากไอทีในการพัฒนา สร้างคุณภาพให้กับบุคลากร สามารถรองรับกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น เพราะนี่คือ การเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต

"แต่เดิมเป็นระบบ manual หมด ใช้คนเขียนบิล จัดของ ใช้ระบบสต็อกการ์ดที่แผนกควบคุมสต็อก จะให้เครดิตกับลูกค้าแต่ละครั้งก็ต้องไปดูว่าลูกค้าเป็นหนี้เท่าไร ซึ่งปริมาณงาน 17 ปีที่แล้ว ด้วยระบบเดิมก็ทำได้ แต่ถ้าถาม ว่าอีก 5 ปีข้างหน้า ด้วยระบบเดิมจะรอง รับได้แค่ไหน"

หลังจากเฟสแรกเดินไปด้วยดี กิตติชัยสร้างแผนงานใหม่ขึ้น กำหนดไว้ ว่า ทุก 3 ปี จะต้องมีการประเมินการใช้งานผู้ใช้ ทั้งอุปสรรค ปัญหาและความต้องการ เพื่อวางแนวทางในการพัฒนาไอทีอย่างเหมาะสม

รวมไปถึงการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ ที่จะถูกอัพเกรดใหม่ทุก 5 ปี และด้วยการพัฒนาใช้ งานอย่างต่อเนื่องนี้เอง กิตติชัยตัดสินใจจัดตั้งแผนกไอที ซึ่งเวลานั้นเรียกว่า อีดีพี (electronic data processing) ขึ้นมาในบริษัท หลังจากที่ใช้บริการซอฟต์แวร์เฮาส์นอกบริษัทมาได้ 7 ปี

"เรามีขั้นตอน การที่เราประเมินทุก 3 ปี จะทำให้รู้ความต้องการของพนักงาน เพราะเมื่อเขาใช้คล่องมากขึ้น เขาก็จะเริ่มรู้ความต้องการของตัวเอง เริ่มมีความคิดใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น อยากจะได้ไอทีไปใช้ในงานไหนบ้าง"

การนำไอทีมาประยุกต์ใช้ ถูกขยายผลจากเดิมที่เคยใช้เฉพาะงานด้านบัญชี และฝ่ายขาย ครอบคลุมไปถึง คลังสินค้า การจัดส่งของ เก็บสถิติการขายอะไหล่ และงานให้บริการที่มีศูนย์ hotline สายด่วนไว้คอยตอบคำถามให้กับลูกค้า

ทุกวันนี้ระบบไอทีของที่นี่จะ เชื่อมโยงกันด้วยระบบเครือข่าย LAN โดยมีเครื่องมินิคอมพิวเตอร์เป็นแม่ข่ายกลาง ที่จะเก็บรวบรวมและประมวล ผลข้อมูลจากส่วนกลาง เพื่อส่งข้อมูลไปยังเครื่องลูกข่าย client ที่ตั้งออยู่ในแผนกต่างๆ ซึ่งเครื่องลูกข่ายเหล่านี้ ที่เคยเป็นแค่ dump terminal (เครื่องที่เป็นจอและเรียกโปรแกรมจากแม่ข่ายมาใช้งานอีกที) เริ่มทยอยใช้เครื่องพีซี เพื่อให้พนักงานมีโอกาสใช้โปรแกรมไมโครซอฟท์

กิตติชัยเชื่อว่า กระแสของอิน เทอร์เน็ตที่เริ่มขึ้น และธุรกิจส่วนใหญ่ เวลานี้ก็เริ่มเข้าสู่ยุคเจนเนอเรชั่นที่ 2 ที่เป็นรุ่นลูก อินเทอร์เน็ตจึงไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับพวกเขา ในด้านของอุปกรณ์พีซี เครือข่ายสื่อสาร จำนวนไอเอสพีมีให้เลือกหลายราย ซึ่งพร้อมแล้วสำหรับโลกของการค้าบนอินเทอร์เน็ต

พร้อมๆ กับการเปลี่ยนมาใช้พีซี แทนดัมพ์เทอร์มินัล ซอฟต์แวร์โลตัส โน้ต ถูกนำเข้ามาใช้เป็นอินทราเน็ตภาย ในองค์กรระหว่างผู้บริหารและพนักงาน การอนุมัติใบลาของที่นี่จะใช้เป็นอีเมล ออกหมายประชุม การอนุมัติการสั่งซื้อ การส่งใบลา จะเปลี่ยนให้มาใช้ออยู่บนเว็บทั้งหมด

ไอบีเอ็ม AS/400 รุ่น 820 ถูกนำ มาแทนที่เครื่องรุ่นเก่า โมเดล 600 เพื่อรองรับกับปริมาณของการทำธุรกรรมบนอินเทอร์เน็ต ที่จำเป็นต้องใช้ความเร็ว และรองรับกับจำนวนผู้ใช้ได้มากขึ้น งานนี้เขาได้เมโทรซิสเต็มส์มาช่วยในเรื่องการวางระบบการค้าอินเทอร์เน็ต ด้วยระบบเอบีเอ็กซ์

ทั้งหมดนี้ คือ โครงสร้างพื้นฐาน ที่ถูกเปลี่ยนแปลง เพื่อรองรับการก้าวเข้าสู่โลกการค้ายุคใหม่ ด้วยการนำอี-คอมเมิร์ซมาใช้ในการสั่งซื้ออะไหล่กับลูกค้า ที่เป็นร้านขายอะไหล่ทั่วประเทศ ในลักษณะของ business to business (b to b)

ระบบจัดจำหน่ายดั้งเดิมของ จิ้นเซ่งฮวดจะเป็นการขายโดยมีผู้แทนขายไปดูแลลูกค้าทั่วทุกภาค ลูกค้าซึ่งเป็นร้านค้าอะไหล่ที่ออยู่ทั่วประเทศ จะต้องใช้วิธีการสั่งซื้อผ่านตัวแทน โทรศัพท์ หรือแฟกซ์มาที่บริษัท

แต่ด้วยวิธีการค้าแบบใหม่ ลูกค้าสามารถสั่งซื้อจากหน้าจอคอม พิวเตอร์ โดยจะหาคำตอบ และตัด สินใจได้เอง ข้อมูลจะแยกออกเป็น 2 ส่วน ข่าวสารทั่วไปที่บริษัทแจ้งให้ทราบ ผลที่จิ้นเซ่งฮวดจะได้รับ ก็คือ ต้นทุนของธุรกิจที่จะลดลง "อีกหน่อยเราสามารถเพิ่มสินค้าได้ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องแจ้ง เหมือนกับโฆษณา ต่อไปค่าใช้จ่ายในการทำ ตลาดจะถูกลง เพราะเราทำบนอินเทอร์เน็ต"

ส่วนที่สอง คือ แค็ตตาล็อกสินค้า รายละเอียดของอะไหล่รถที่ลูกค้าต้องการสั่งซื้อ จะเข้าไปในหน้าที่เป็นส่วนของเทรดดิ้ง มีการระบุราคา และโค้ดนัมเบอร์ของอะไหล่

นอกจากนี้ ลูกค้าจะสามารถต่อรองราคาเหมือนกับการซื้อขายแบบปกติ แต่ที่ต่างออกไป คือ ลูกค้า เหล่านี้สามารถสั่งซื้อได้ตลอด 24 ชั่วโมง เปิดค้าขายได้ตลอด 7 วันต่อสัปดาห์ ไม่มีวันหยุด และนี่คือ สิ่งที่กิตติชัยเห็นถึงความสำคัญของอีเทรด

กิตติชัยเล่าว่า การเปลี่ยน แปลงเหล่านี้ยังเป็นแค่การเริ่มต้นเท่านั้น คำสั่งซื้อออนไลน์ของลูกค้ายังไม่สามารถเชื่อมต่อไปที่คลังสินค้าได้ในเวลานี้ สิ่งที่เขาพัฒนาเวลานี้ ยังเป็นแค่หน้าร้าน (front office) ยังไม่ต่อเชื่อมกับระบบไอที เมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา เจ้าหน้าที่ของจิ้นเซ่งฮวดยังต้องคีย์คำสั่งซื้อ เพื่อเข้าสู่ระบบงานปกติของบริษัท

คำสั่งซื้อออนไลน์ของลูกค้า จะกระจายไปฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลส่วนหนึ่งจะถูกบันทึกลงบัญชีลูกหนี้ จะแสดงยอดสั่งซื้อ มียอดค้างชำระหนี้ เพื่อให้ฝ่ายการเงินอนุมัติ ข้อมูลอีกส่วนหนึ่งจะไปที่ฝ่ายสต็อก เพื่อตัดยอดสินค้า

เฟสต่อไป ก็คือ การเชื่อมระหว่าง ระบบอีเทรดกับระบบ back office เมื่อ ถึงเวลานั้น ทันทีที่คำสั่งซื้อจากลูกค้าเข้ามาจะออนไลน์เข้าสู่ระบบงานที่เกี่ยว ข้องโดยอัตโนมัติ และลูกค้าก็ยังสามารถ รับรู้ถึงจำนวนสต็อกสินค้าของบริษัทด้วยว่า มีสินค้าเหลือเพียงใด

ดีลเลอร์ 10 ราย จากดีลเลอร์ ทั้งหมด 700 รายทั่วประเทศ จะถูกคัดเลือกมาเพื่อทดลองค้าขายผ่านระบบ อีเทรด จากนั้นจะเพิ่มดีลเลอร์ 200-250 ให้มาใช้ระบบนี้ โดยจะพิจารณาจากความพร้อมของดีลเลอร์เป็นหลัก ซึ่งเวลานี้มีดีลเลอร์มากกว่าครึ่งที่มีเครื่องพีซีใช้งาน

ดีลเลอร์ที่เข้าสู่ระบบอีเทรด จะเสียค่าใช้จ่าย 2,500 บาท เพื่อเป็นค่าสมาชิกที่ต้องจ่ายให้กับเอบีเอ็กซ์ และเมื่อมีการสั่งซื้อจริงจะเสียค่าทรานแซค ชั่นละ 30 บาท เพราะต้องมีการหักบัญชี ผ่านธนาคารออนไลน์

สำหรับกิตติชัยแล้ว ความคุ้มค่าของการลงทุน ออยู่ที่การสร้างความพอใจ ให้กับลูกค้า เป็นส่วนหนึ่งของการวางรากฐาน เพื่อเข้าสู่ระบบ customer relation management (crm) ที่จำเป็นมากสำหรับการแข่งขันในทศวรรษนี้

"ในโลกทุกคนมีเครื่องไม้เครื่องมือเหมือนกันหมด สิ่งต่อไป ก็ต้องขึ้นอยู่กับการบริการที่ใครจะทำได้ดีกว่ากัน ในแง่ธุรกิจต้องแข่งกันในเรื่องของความเร็ว" คำกล่าวของกิตติชัย ที่เชื่อว่า เมื่อลูกค้าคุ้นเคยและเชื่อมั่นกับระบบการซื้อขายแบบใหม่ สิ่งที่ตามมาคือ "ความเชื่อถือ ลูกค้าจะกลับมาซื้อขายกับ เราอีกครั้ง"