นับตั้งแต่วันที่ 14 กันยายนที่ผ่านมา เป็นอีกวันหนึ่งที่มีความหมายต่อบรรดาพนักงานฝ่ายการตลาด
และฝ่ายบริการของไอบีเอ็ม ประเทศไทยทั้ง 220 คน เพราะไม่ได้เป็นเพียงวันแรกที่พวกเขาจะย้ายมาอยู่ชั้นที่
13 สำนักงานของไอบีเอ็ม แต่ยังเป็นวันที่พวกเขาเหล่านั้นจะไม่มีโต๊ะทำงานที่นั่งประจำเหมือนอย่างเคยอีกต่อไป
ทุกครั้งที่เข้ามายังสำนักงาน พนักงานจะต้องไปที่จอมอนิเตอร์ด้านหน้าสำนักงาน
เพื่อ sign in เข้าสู่ระบบ ด้วยการเลือกชื่อของตัวเอง และที่นั่งที่ต้องการ
จากนั้นระบบจะโอนหมายเลขโทรศัพท์ไปยังที่นั่งที่ถูกเลือกไว้ เช่นเดียวกับการจองห้องประชุมและระบบสื่อสารอื่นๆ
แม้ระบบจะถูกออกแบบมาให้เลือกที่นั่งได้ตามใจชอบ แต่เพื่อความคล่องตัวในการทำงาน
พนักงานฝ่ายเดียวกันจะถูกจัดให้นั่งในสัดส่วนเดียวกัน จนกว่าที่นั่งเต็มระบบจึงจะจองที่นั่งในโซนที่เหลืออีก
2 โซนให้แทน
และนี่ก็คือบางส่วนของ mobile office ระบบการจัดการสำนักงานรูปแบบใหม่
ที่ไอบีเอ็มทยอยนำมาใช้กับสำนักงานต่างๆ ทั่วโลกอย่างต่อเนื่องตลอดหลายปีมานี้
ในภูมิภาคเอเชีย เริ่มต้นที่สิงคโปร์ประเทศแรกที่ทำมาแล้ว 3 ปี ตามมาด้วยมาเลเซีย
ฟิลิป ปินส์ อินโดนีเซีย สำหรับไทย เป็นประเทศในกลุ่มสุดท้ายของการปรับเปลี่ยนเข้าสู่ระบบการทำงานแบบใหม่
การอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการเคลื่อน ไหวตลอดเวลา ทำให้ไอบีเอ็มจำเป็นปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
ระบบ moblie office เป็นอีกส่วนหนึ่งของการเตรียมพร้อมที่ว่านี้
เวลาส่วนใหญ่ของทีมงานด้านการตลาด ที่ต้องใช้ไปในการติดต่อและดูแลลูกค้า
ฝ่ายบริการที่ต้องออกไปให้บริการติดตั้งและแก้ปัญหาให้กับลูกค้าตามสำนักงานของลูกค้า
"เมื่อไม่ต้องอยู่ในสำนักงานแล้ว ทำไมต้องมีโต๊ะ มีเก้าอี้ตามจำนวนพนักงาน"
สิ่งที่ทุกคนคาดหมายว่าจะได้รับจากการนำระบบการจัดการสำนักงานแบบ moblie
office ก็เพื่อลดค่าใช้จ่ายของการใช้สำนักงานลง รวมทั้งผลพลอยได้ที่จะต้องตามมาก็คือ
ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานที่เพิ่มขึ้น
เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว ระบบ mobile office จึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับสัดส่วนของโต๊ะทำงาน
หรือเก้าอี้นั่งที่ลดลงเท่านั้น แต่ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยของระบบงานและการออกแบบภายในที่ต้องจัดทำขึ้นอย่างรัดกุม ยืดหยุ่น แม้กระทั่งการตกแต่งภายใน
ก็เป็นปัจจัยที่จะมองข้ามไม่ได้
การจัดทำ mobile office จึงไม่ได้ขึ้นตรงกับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่จะเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก Human resource ทีมการตลาดและบริการ ทีม Global
service และทีมงานด้านเรียลเอสเตท
การปรับสู่ mobile office ของไอบีเอ็ม ไม่ใช่เรื่องของการปรับเปลี่ยนระบบไอทีหลังบ้าน
แต่เป็นเรื่องของการสร้าง input ที่จะทำให้พนักงานเข้าสู่ระบบ และการบริหารพื้นที่สำนักงานอย่างเห็นผล
จะขึ้นอยู่กับการ กำหนดสัดส่วนระหว่างจำนวนพนักงานและที่นั่งในสำนักงานเป็นตัวตั้ง
ซึ่งในไทยจะเริ่ม ด้วยอัตราส่วนที่นั่งต่อพนักงาน 1:2
เงินทุน 17 ล้านบาท ถูกใช้ไปกับการจ้างอินทีเรียดีไซน์ ติดตั้งโต๊ะทำงาน
110 work station ที่มีอุปกรณ์เครื่องเขียน โทรศัพท์ สายไฟ และต่อจากเครื่องคอมพิวเตอร์
ไอบีเอ็ม Thinkpad โน้ตบุ๊ค เพื่อต่อเชื่อมเข้ากับระบบ ethernet LAN เพื่อรองรับพนักงานในฝ่ายการตลาดและบริการ
220 คน ที่จะเป็นกลุ่มแรกที่จะมาใช้ระบบการจัดการสำนักงานแบบใหม่
การบริหารพื้นที่สำนักงานในระบบ mobile office ทำขึ้นผ่านระบบ FlexiMove
ระบบซอฟต์แวร์ที่ไอบีเอ็มพัฒนาขึ้นมาใช้เอง
ในแต่ละวัน หลังจากพนักงานเหล่านี้ sing in เพื่อจองที่นั่งระบบการจองที่เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ จะโอนคู่สายไปยังที่นั่งของ พนักงานคนนั้นทันทีที่เขาไปถึงโต๊ะทำงานพร้อมกับโน้ตบุ๊คที่ต่อเชื่อมเข้ากับอินเทอร์เน็ต
ผ่านเครือข่าย ethernet LAN เพื่อเข้าสู่ระบบ ฐานข้อมูลภายในได้ทันทีที่พวกเขาเริ่มต้นทำงาน
สำหรับไอบีเอ็มแล้วประสบการณ์ในเรื่องระบบงานจึงไม่ได้เป็นอุปสรรคเท่ากับ
การสร้างการยอมรับของพนักงาน "เป็นสิ่งที่เราห่วงมากที่สุด" ทรงธรรม
เพียรพัฒนาวิทย์ กรรมการผู้จัดการ ไอบีเอ็ม ประเทศไทย บอก
ตลอด 3-4 เดือนก่อนการใช้งานจริง จึงเป็นเรื่องของการทำ "โปรโมชั่น"
ทุกรูปแบบ การปิดโปสเตอร์ชวนเชิญ โทรทัศน์วงจรปิดรายละเอียด เรียกประชุมพนักงาน
โดยมีผู้บริหารของไอบีเอ็มทุกคนมาร่วมในการตอบข้อสงสัยต่างๆ รวมถึงการมีโปรแกรม
นำข้อคิดเห็นของพนักงานเพื่อนำมาปรับปรุง ในทุกๆ 3 เดือน
การออกแบบภายในเป็นปัจจัยสำคัญ ของการจัดการสำนักงานในรูปแบบใหม่ "ทำให้คนทำงานรู้สึกกระฉับกระเฉง คล่องตัว"
เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วการให้รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดสำนักงานรูปแบบใหม่
แม้กระทั่งรูปภาพที่ถูกเลือกมาประดับบนฝาผนังในห้อง "ไซเบอร์คาเฟ่"
ที่ไม่ได้เป็นเพียงห้องพักผ่อนเท่านั้น แต่เป็นสถานที่ที่พนักงานจะเชื่อมต่อเข้าสู่ฐานข้อมูล เพื่อทำงานได้ทันที
เช่นเดียวกับการกำหนดโซนที่ล้วนแต่มีความหมาย โซนสีส้มที่มีชื่อ execute
เป็นสิ่งที่บอกกับพนักงานถึงการลงมือปฏิบัติ เช่น เดียวกับโซน win ที่มีความหมายถึงพนักงาน
ทุกคนต้องทำให้ได้ และ team ที่มีความหมายถึงต้องลงไปทำร่วมกัน
"เป็นสิ่งแปลกใหม่ที่ต้องสร้างการเรียนรู้ ยังเร็วเกินไปที่จะบอกถึงผลที่ได้รับ"
ทรงธรรมบอก "แต่อย่างน้อยเราจะประหยัด ไปได้ 17 ล้านบาท"
ไอบีเอ็มนั้นเป็นผู้เช่ารายใหญ่ในตึกไอบีเอ็ม ริมถนนพหลโยธิน ที่ไอบีเอ็มครอบครองพื้นที่เช่ามากกว่า 4 ชั้น เพื่อรองรับกับพนักงาน 530 คน และหากใช้ระบบจัดการสำนักงานรูปแบบเดิม
การมีทีมงานการตลาด และบริการ 220 คน ไอบีเอ็มจะต้องเสียเงินค่าเช่าเพิ่มขึ้นอีก
1 ชั้นครึ่ง ระบบ mobile office ทำให้ไอบีเอ็มประหยัดลงไปได้ทันทีหนึ่งชั้น
แน่นอนว่า ผลพวงที่พวกเขาคาดหวังว่าจะตามมาในภายหลัง ก็คือ ประสิทธิภาพในการทำตลาดที่ดีขึ้น
"พนักงานจะทำงานใกล้ชิดกับลูกค้ามากขึ้น และเมื่อลูกค้าได้รับบริการดี
ย่อมหมายถึงยอดขายที่เพิ่มขึ้น ไม่ใช่อยู่ในออฟฟิศ กินกาแฟ" ทรงธรรมบอกถึงผลดี
ในเร็วๆ นี้ พนักงานที่ต้องทำงานประจำที่เหลืออยู่ 300 กว่าคน เช่น แผนกการเงินบัญชี ก็กำลังไปสู่ระบบ open concept เป็นการบริหารพื้นที่สำนักงานในอีกรูปแบบหนึ่ง
เพื่อประหยัดพื้นที่สำนักงาน ให้สามารถรองรับจำนวนพนักงานมากขึ้นในพื้นที่เท่าเดิม
ภายใต้แนวคิดสำนักงานที่ต้องไม่หยุดนิ่ง ที่ยังคงต้องเดินหน้าต่อไป
