ชื่อของซอฟต์แวร์สำหรับการใช้งานภายในสำนักงานล่าสุดของไมโครซอฟท์ เป็นเจตนาที่พวกเขาต้องการบอกถึงการนำเอาประสบการณ์ต่อเนื่อง นับตั้งแต่ Office 98 มาเป็น Office 2000 จนถึงโปรแกรมล่าสุด Office xp ที่ย่อมาจากคำว่า experience

การเปิดตัวซอฟต์แวร์ทุกวันนี้ ดูจะไม่ได้แตกต่างไปจากสินค้าประเภทอุปโภคบริโภคทั่วไป เมื่อไมโครซอฟท์ส่งรถคาราวาน 8 คัน ติดโลโกไมโครซอฟท์ Office xp วิ่งตาม ใจกลางเมืองของกรุงเทพฯ พร้อมกับการจ้าง ทีมงานนักศึกษาสาวแจกโบรชัวร์ไปตามย่าน ศูนย์การค้า ก่อนการเปิดตัวอย่างเป็นทางการ ในช่วง 1 สัปดาห์เต็มๆ แต่นั่นไม่สำคัญเท่ากับว่า ประสบ การณ์เหล่านี้ของไมโครซอฟท์ที่ถูกถ่ายทอด ออกมาเป็น Office xp

แน่นอนว่าการพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นความจำเป็นต้องตอบสนองความต้องการใช้ งาน ซึ่งแนวคิดของการพัฒนา Office xp มา จากการวิจัยเกี่ยวกับการทำงานของพนักงาน ในองค์กร ที่ 40% เป็นเรื่องของการสร้างข้อมูล ในขณะที่ค้นหาอ่านและวิเคราะห์ข้อมูล 30% การประชุม 20% งานที่เข้ามาแทรก 10%

ส่วนปัญหาการจัดการความรู้ในองค์กร มาจากการเข้าถึงข้อมูลเป็นไปได้ยาก ข้อมูลไม่ได้จัดเป็นหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการ เข้าใจ ไม่ได้ใช้เทคโนโลยีอย่างเต็มประสิทธิ ภาพ

จากแนวคิดเหล่านี้ ได้พัฒนามาเป็น Office xp ที่ไฮไลต์สำคัญของซอฟต์แวร์ตัวนี้ อยู่ที่ Smart Tag หรือปุ่มอัจฉริยะ และ Task Pane

หน้าที่โดยรวมของ Smart Tag จะเป็นเครื่องมือในการเลือกข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยว ข้องกับงานที่ทำอยู่ให้มาเรียกใช้ได้ตลอดเวลา ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นได้ทั้งฐานข้อมูลภายในองค์กร และข้อมูลจากภายนอกองค์กร กรณีของข้อมูลภายนอกองค์กร ไมโครซอฟท์ได้ร่วมมือกับบริษัท Map Point Asia ให้บริการข้อมูลด้านแผนที่และบริษัท Set Trade ผู้ให้บริการข้อมูลทางด้านตลาดหุ้นของไทย ทั้งสองรายนี้จะพัฒนาข้อมูลให้รองรับการใช้งานของ Smart Tag นั่นหมายความว่า ผู้ที่ใช้โปรแกรม Office xp จะสามารถเรียกดูข้อมูลจากทั้งสอง แหล่งข้อมูลนี้ได้เรียลไทม์ โดยที่เครื่องมือ Smart Tag จะดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่า นี้นำมาวางหรือเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับเอกสาร ที่ทำงานอยู่ เช่น การดึงข้อมูลราคาหุ้นและนำแสดงผลเป็นกราฟ

ลูกเล่นอีกอย่าง ก็คือการวิเคราะห์ข้อความที่จะถูกวางลงในเอกสาร หากข้อ ความนั้นเป็นชื่อคน ก็จะปรากฏ Smart Tag ที่ให้ส่งอีเมลไปหาผู้รับคนนั้น

ในขณะที่ Task Pane จะเป็นศูนย์รวม คำสั่ง ที่จะรวบรวมคำสั่งต่างๆ มาไว้ในที่เดียวกัน เช่น Task Pane ของ word จะมี คำสั่งด้านการจัดการและเปิดเอกสาร การจัดตำแหน่ง การจัดรูปแบบตัวอักษร ในขณะ ที่ Task Pane ของ Power Point จะเตรียมคำสั่งด้านการจัดการ

คุณสมบัติอีกตัวที่ไมโครซอฟท์เน้นมากๆ สำหรับเวอร์ชั่นนี้ก็คือ การสนับสนุนการทำงานเป็นทีม เพิ่มการใช้ข้อมูลร่วมกันภายในและระหว่างองค์กร และการดึงข้อมูล จากแหล่งอื่นๆ ทั้งภายในและภายนอกเพื่อมาแสดงบนโปรแกรม และยังช่วยให้ผู้ใช้หลายๆ คนในทีมงานแก้ไขเอกสารหรือไฟล์งานกลางรวมกันได้ง่ายขึ้น

จะเห็นได้ว่าทิศทางของการพัฒนาซอฟต์แวร์เวลานี้ จะมุ่งไปในเรื่องที่จะทำให้ เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การใช้งานของซอฟต์ แวร์ มีการใช้งานที่ง่ายขึ้น และสะดวกยิ่งขึ้น

แต่สิ่งที่ไมโครซอฟท์ต้องทำมากไปกว่านั้นก็คือ การหาพันธมิตรที่จะมาพัฒนา เนื้อหา รวมทั้งการผลักดันสร้างแอพพลิเคชั่น ใหม่ เพื่อที่จะทำให้การใช้งาน Office xp ได้ประโยชน์มากยิ่งขึ้น

การร่วมมือกับ Map Point Asia หรือการร่วมมือกับบริษัท Set Trade คือ ส่วนหนึ่งของทิศทางที่ว่านี้ เพราะคุณสมบัติที่ถูกพัฒนาขึ้นมาของ Office xp จะใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่ หากไม่มีเนื้อหา หรือแอพพลิเคชั่น ใหม่ๆ มารองรับการทำงาน พัฒนาการของ Office xp จะอยู่บนเทคโนโลยี XML นอกเหนือจากเครื่องพีซีแล้วยังรองรับการทำงานร่วมกับอุปกรณ์สื่อสารไร้สายต่างๆ เช่น อุปกรณ์มือถือ พ็อกเกต พีซี และ Tablet PC จะทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์อื่นๆ ได้ตลอดเวลา บทบาทของผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ จึงไม่ได้อยู่ที่การพัฒนาคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ แต่พวกเขาต้องมีมุมมองและความสามารถที่จะทำให้ซอฟต์แวร์เหล่านั้นใช้ประโยชน์ได้มากที่สุด