จากเมนเฟรมสู่เว็บเทคโนโลยี หากจัดอันดับธุรกิจ ที่ลงทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) มาใช้ประกอบธุรกิจมากที่สุด บริษัทปูนซิเมนต์ไทย คงติดเรตติ้งเป็นอันดับแรก

ด้วยขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจที่มีอยู่มากมาย ปูนซิเมนต์ไทยจึงได้ชื่อว่าผ่านประสบการณ์การนำไอทีมาใช้ยาวนานที่สุดแห่งหนึ่ง และครั้งหนึ่งปูนซิเมนต์ไทยก็เคยถึงกับตั้งบริษัทเอสซีทีขึ้นมา เพื่อมาทำธุรกิจเป็นตัวแทนขายคอมพิวเตอร์ให้กับไอบีเอ็ม ที่ปูนซิเมนต์คุ้นเคยดีในฐานะของลูกค้ารายใหญ่ของยักษ์สีฟ้ามายาวนาน ซึ่งต่อมาก็ขายกิจการนี้ต่อไปให้กลุ่มเมเนเจอร์ไปเมื่อปี 2533

ภาพรวมของการใช้ไอทีของปูนซิเมนต์ไทยจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก คือ ส่วนที่เป็นศูนย์คอมพิวเตอร์ส่วนกลางจะรับผิดชอบ Infrastructure ของระบบคอมพิวเตอร์ ที่จะเกี่ยวข้องกับ business application อาทิ ระบบเวิร์ดโพรเซสเซอร์ ระบบบัญชี จัดการระบบข้อมูล การทำรายการเกี่ยวกับยอดขายและกำไรของบริษัทในเครือทั้งหมด เพื่อรายงานผลการประกอบการต่อคณะกรรมการ (บอร์ด)

อีกส่วนหนึ่งจะเป็นเรื่องเพื่อการผลิตภายในโรงงาน ซึ่งแต่ละแห่งจะสามารถเลือกใช้ Application ได้ตามลักษณะของสินค้า และธุรกิจในเครือ และจะมีวิศวกรที่ดูแลรับผิดชอบโดยอิสระ แต่ทันทีที่เกี่ยวข้อง business application โรงงานทุกแห่งของปูนซิเมนต์ไทยจะต้องมาใช้ resorce ของศูนย์คอมพิวเตอร์ส่วนกลางทันที

อวิรุทธ์ วงศ์พุทธพิทักษ์ ผู้ช่วยผู้จัดการใหญ่ดูแลสำนักงานส่วนกลาง ที่ต้องรับผิดชอบดูแลส่วนงานศูนย์คอมพิวเตอร์บอกว่า หัวใจระบบไอทีของปูนซิเมนต์ไทยในช่วงหลายสิบปีที่ผ่าน อยู่ที่ระบบเมนเฟรมที่รองรับ Business application ทั้งหมดนี้

ปูนซิเมนต์เป็นลูกค้าตั้งแต่เครื่องเมนเฟรมยังมีขนาดมหึมา ต้องใช้ห้องขนาดใหญ่วางเครื่อง และเวลานี้ยังเป็นระบบ offline ที่ในแต่ละเดือนจะต้องใช้วิธีขนข้อมูลจากบริษัทในเครือมาประมวลผลกันที่สำนักงานใหญ่

จนเมื่อระบบออนไลน์ถูกนำมาใช้ การโอนถ่ายข้อมูลก็เริ่มขึ้น หลังจากวางโครงข่าย network เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างสำนักงานใหญ่บางซื่อ ศูนย์คอมพิวเตอร์สำรองที่ตั้งอยู่ในอาคารอีกหลังที่อยู่ถัดไปอีกถนน คลังสินค้า โรงงานต่างๆ รวมไปถึงร้านค้า ผู้แทนจำหน่าย ที่สามารถสั่งซื้อสินค้าผ่านคอมพิวเตอร์ออนไลน์ ซึ่งปูนซิเมนต์ทำขึ้นเมื่อ 11 ปีที่แล้ว และด้วยวิธีนี้ทำให้ลดพนักงาน และลดการใช้เอกสารไปได้มากมาย

อวิรุทธ์ บอกว่าระบบข้อมูลของปูนซิเมนต์ไทยจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ ระบบข้อมูลภายนอก จะเป็นข้อมูลทางด้านเศรษฐกิจ การตลาด อุตสาหกรรม ซึ่งจะมีหน่วยงานกลางรวบรวม

ขณะเดียวกันในแต่ละธุรกิจของเครือปูนซิเมนต์ไทย จะมีการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นของตัวเองด้วย เพื่อนำไปใช้ในการวางแผนระยะยาว ตั้งแต่ปีต่อปีจนถึง 5 ปี

นอกนั้นจะเป็นระบบข้อมูลภายใน จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับระบบการบัญชี งบการเงินของบริษัทในเครือ ยอดขาย กระแสเงินสด การขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน และข้อมูลที่ต้องส่งให้กับตลาดหลักทรัพย์

จะว่าไปแล้ว ปูนซิเมนต์ไทยไม่ได้วิ่งตามเทคโนโลยีชนิดต้องวิ่งไล่กวด แม้ว่าความพร้อมในเรื่องเงินทุนจะมีอยู่มากก็ตาม

"การลงทุนในระดับนี้หลายสิบหลายร้อยล้าน เราต้องทำเหมือนกับการลงทุนทำธุรกิจ หรือตั้งบริษัทใหม่ ที่ต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าในการลงทุน" อวิรุทธ์บอก

ทว่า การมาของ web technology ของอินเตอร์เน็ต ก็ทำให้ปูนซิเมนต์ไทยปลดระวางเครื่องเมนเฟรมลง และหันไปสู่การใช้ประโยชน์จากอินเตอร์เน็ตในการดำเนินธุรกิจ

และนับได้ว่าเป็นจุดเชื่อมต่อครั้งสำคัญของการเปลี่ยนแปลงในเรื่องการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศของปูนซิเมนต์ไทย

จะว่าไปแล้ว การเข้าสู่ระบบอินเตอร์เน็ต ได้ถูกวางรากฐานมาจากการตัดสินใจนำเอา SAP รุ่น R3 มาใช้งานแทนที่ระบบเมนเฟรม เมื่อ 2-3 ปีที่แล้ว ซึ่งเริ่มทยอยใช้กับระบบบัญชี ระบบ human resorce และระบบ Sales & Distribution

"พอเรามีระบบ SAP ก็เริ่มย้ายเอาระบบบัญชี และ application ที่อยู่บนเมนเฟรมย้ายมาลงบนระบบ SAP ทั้งหมด เราจะลดการพึ่งพาเมนเฟรมน้อยลง เพราะระบบใหม่นี้เราสามารถออนไลน์การทำงานได้สมบูรณ์มากขึ้น จนเกือบจะเป็นสำนักงานแบบ Paperless ได้เกือบเบ็ดเสร็จ"

อวิรุทธ์ ยกตัวอย่างการเปลี่ยน แปลงที่เกิดขึ้นจากระบบการทำงานภาย ใน เช่น การขออนุมัติซื้อของของพนักงาน จะทำผ่านแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในหน้าจอมอนิเตอร์ จากนั้นข้อมูลในแบบฟอร์มสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังหน่วยงานเกี่ยวข้องที่ต้องอนุมัติไปตามขั้นตอน ที่กำหนดไว้ จนไปถึงแผนกจัดซื้อ จนถึงการบัญชี ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ

แต่การเคลื่อนย้ายจากระบบเมนเฟรมมาใช้ระบบ SAP ซึ่งจะต้องเปลี่ยนทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ นั่นเท่ากับว่าเจ้าหน้าที่ของปูนซิเมนต์ไทยจะต้องเรียนรู้ใหม่ทั้งหมด การว่าจ้างบริษัทแอนเดอร์สัน คอนซัลติ้ง ให้มาเป็นที่ปรึกษาในการวางระบบ SAP เป็นเวลา 1 ปีเต็มสำหรับการติดตั้งในระยะแรก และอบรมพนักงาน จึงเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้

ปัจจุบันระบบ SAP ถูกทยอยไปติดตั้งในกลุ่มปิโตรเคมี กลุ่มกระดาษ และธุรกิจที่เหลือจะติดตั้งเพิ่มเติม และคาดว่าจะเสร็จสมบูรณ์ในปีหน้า ระบบ workflow ที่ได้จากการเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่นี้ จะทำให้ผู้จัดการโรงงานของปูนซิเมนต์ไทย สามารถตรวจสอบดูรายการสินค้า สถานะของบริษัท ยอดขาย แม้กระทั่งการตรวจสอบงานว่าไปคั่งค้างอยู่ที่ส่วนไหน

ปูนซิเมนต์ไทยนำเอา Web Technology มาใช้ทั้ง 3 ระดับ ระบบอินทราเน็ตถูกนำมาใช้ในการสื่อสารภายในองค์กร พนักงานทุกคนของปูนซิเมนต์จะมี e-mail address ประจำตัวเหมือนกับเบอร์โทรศัพท์ นอกจากไว้ให้เป็นช่องทางในการติดต่อกันภายใน ยังใช้ทดแทนการใช้โทรศัพท์ทางไกลต่างประเทศ ซึ่งการใช้ในส่วนนี้ก็เพื่อลดต้นทุนในการดำเนินงาน

กิตติ พูลเกษ ผู้อำนวยการศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ บริษัทปูนซิเมนต์ไทยเล่าว่า การใช้อินทราเน็ตของปูนซิเมนต์ไทยที่ได้ผลมากที่สุดก็คือ การใช้อีเมล ซึ่งประเมินได้จากจำนวน username ที่ใช้อยู่ในระบบที่มีอยู่ 8,000 คน และทั้งหมดนี้ใช้งานตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระหว่างหน่วยงาน ระหว่างซัปพลายเออร์ หรือแม้แต่คู่ค้า

"ผมบอกไม่ได้ว่าเราลดค่าใช้จ่ายเป็นเงินเท่าไหร่ แต่บอกได้ว่าการใช้อีเมลระหว่างเรากับดีลเลอร์ ก็ทำให้เราลดค่าใช้จ่ายลงไปได้เกือบครึ่ง" กิตติกล่าว

นอกเหนือจากการใช้ติดต่อกับภายใน ข้อมูลต่างๆ จะถูกใส่ลงไปบนเว็บไซต์ภายใน และจะเปิดกว้างให้ทุกหน่วยงานสามารถสร้างเว็บไซต์ได้อิสระ ถึงขั้นที่ชุมชนชาวปูนซิเมนต์ไทยตั้งเป็นชมรมกีฬา และชมรมเพลงในเว็บ ซึ่งหากเว็บไซต์ไหนขาดความคิดสร้างสรรค์ มากๆ ก็อาจถูกปลดจากเว็บได้

เว็บไซต์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดและถูกเรียกดูมากที่สุด คือ เว็บไซต์ของฝ่ายประชาสัมพันธ์ ที่จะต้องรวบรวมข่าวคราวของปูนซิเมนต์ไทย หรือแม้แต่วารสารภายใน หรือแม้แต่ cliping ข่าว ให้ผู้จัดการแต่ละบริษัทก็ถูกเปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นข้อมูลดิจิตอล ซึ่งตรงนี้กิตติบอกว่า ลดค่าใช้จ่ายเรื่องกระดาษไปได้มาก

แม้แต่การใช้ อีเมลเพื่อการนัดหมาย จองห้องประชุม และการจองหลักสูตรการอบรมของพนักงาน ที่ถูกเปลี่ยนจากเอกสารมาสู่การใช้ประโยชน์จากเว็บเทคโนโลยี

รวมถึงการทำพรีเซนเตชั่นในห้องประชุมคณะกรรมการของปูนซิเมนต์ไทย ที่ถูกเปลี่ยนจากเครื่องสไลด์มาเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ที่จะเรียกข้อมูลจากระบบอินเตอร์เน็ต ซึ่งทำให้การพรีเซ็นต์ความคืบหน้าของสถานภาพบริษัทในเครือปูนซิเมนต์ไทยที่มีอยู่ 50-60 บริษัท ใช้เวลาเพียงแค่ 15-20 นาที เท่านั้น

อินเตอร์เน็ตจะเป็น "สื่อ" ที่ปูนซิเมนต์ไทยใช้สำหรับเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ให้กับบุคคลภายนอก ใช้วิธีการจ้างบริษัทข้างนอกเป็นคนออกแบบโฮมเพจให้ เพราะปูนซิเมนต์ไทยจะได้ใช้ประโยชน์จากสื่อนี้ในการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารที่เป็นประโยชน์ สำหรับการปรับโครงสร้างปูนซิเมนต์ที่จะลดขนาดธุรกิจลง ข้อมูลสำคัญทางด้านการเงินจะถูกเผยแพร่ผ่านสื่ออินเตอร์เน็ต

เวลานี้ปูนซิเมนต์ไทยอยู่ระหว่างเคลื่อนย้ายระบบการสั่งซื้อสินค้าระหว่าง ปูนซิเมนต์กับตัวแทนจำหน่ายที่ทำงานอยู่บนเครื่องเมนเฟรมให้มาอยู่บนอินเตอร์เน็ต ที่จะมีระบบซอฟต์แวร์ SAP รุ่น R4 ที่จะรองรับการทำงานของอินเตอร์เน็ต เป็นรากฐานของการทำงาน

"ระบบเดิมที่ทำบนเมนเฟรมมีข้อจำกัด ทั้งเรื่องฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และจำกัดการใช้งาน แต่บนอินเตอร์เน็ต ดีลเลอร์จะใช้เครื่องเดียวกันนี้เชื่อมโยงกับเรา และยังเชื่อมไปสู่โลกภายนอกได้ ทำให้การใช้งานจะกว้างขึ้น สามารถเพิ่มการใช้งานใหม่ๆ ได้ ในเรื่องของแค็ตตาล็อก ข้อมูลต่างๆ ส่วนลด และการสั่งซื้อก็สะดวกขึ้น จะมีอิเล็กทรอนิกส์ฟอร์ม ทันทีที่ข้อมูลที่ใส่ลงไป ใบออร์เดอร์จะวิ่งไปตามส่วนงานต่างๆ ที่เรากำหนดไว้แบบอัตโนมัติ จนถึงขั้นการขนส่งสินค้า รวดเดียวจบ"

อย่างไรก็ตาม กิตติให้ความเห็นว่า การที่ยังขาดกฎหมายเรื่องอิเล็กทรอนิกส์คอมเมิร์ซ ทำให้การนำอินเตอร์เน็ตมาใช้งาน ยังไม่ถูก apply อย่างเต็มที่ โดยเฉพาะระบบการชำระเงิน

"ในการสั่งซื้อสินค้า มีบางรายเราติดต่อกับทางแบงก์ ให้เขาจ่ายเงินผ่านคอมพิวเตอร์ได้ แต่ปัญหาก็คือ ถ้าเขาใช้ 2 แบงก์ ก็ต้องเอา 2 โปรแกรม เพราะโปรแกรมเขาแตกต่างกันสิ้นเชิง นี่คือ ปัญหา ยิ่งถ้าเป็น 3 แบงก์ก็ต้อง 3 โปรแกรมไม่สะดวกแน่เลย"

ด้วยข้อมูลที่มีอยู่มหาศาลจากบริษัท 50-60 แห่ง การคำนึงเรื่องระบบรักษาความปลอดภัยจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก สำหรับปูนซิเมนต์ไทย ระบบการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับอินเตอร์เน็ต ปูนซิเมนต์ไทยจะมีระบบ Fire wall ที่ใช้กันอยู่ทั่วไปเป็นระบบป้องกันข้อมูลภายใน และการเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้ามาสู่ระบบอินเตอร์เน็ต ได้เฉพาะแค่ส่งอีเมลเข้ามาเท่านั้น และเมื่อการเคลื่อนย้ายระบบการสั่งซื้อสินค้าของดีลเลอร์มาสู่ระบบอินเตอร์เน็ตเสร็จสมบูรณ์ การเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยก็ต้องเข้มงวดกว่าเดิม

ส่วนเส้นทางระบบอินเตอร์เน็ตของปูนซิเมนต์ไทย คือ จะใช้บริการจากผู้ให้บริการ 2 ราย คู่ขนานกันไป เพื่อว่าระบบของไอเอสพีรายใดรายหนึ่งล่มไปจะมีอีกระบบหนึ่งมาทดแทนได้ทันที ซึ่งก็เป็นทิศทางเดียวกับที่ปูนซิเมนต์ใช้กับการมีศูนย์คอมพิวเตอร์ 2 แห่ง เพื่อป้องกันปัญหาฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น

และนี่คือการมาของ web technology ของอินเตอร์เน็ต ก็ทำให้ปูนซิเมนต์ไทยปลดระวางเครื่องเมนเฟรมลง และหันไปสู่การใช้ประโยชน์จากอินเตอร์เน็ตในการดำเนินธุรกิจ