อะไรจะเกิดขึ้น? สารพันปัญหาน้อยใหญ่จะประดังกันเข้ามา ขึ้นต้นอย่างไร ลงท้ายแบบไหน ย่อหน้าเดียวพอไหมหรือสองย่อหน้า ถามไปเลยหรืออ้อมค้อมหน่อย ใช้คำกลางๆ หรือหรูขึ้นมานิด พอดีๆ ของภาษาอังกฤษ นี่อยู่ตรงไหนนะ ?!?!?!?! ถ้ามือใหม่มีมือเก่าให้ปรับทุกข์ เกือบร้อยทั้งร้อย จะได้รับคำแนะนำที่จริงใจว่า ไปลอกจดหมายที่เก็บเข้าแฟ้มไว้ซิ มีให้เลือกตั้งหลายฉบับ เรา (มือเก่า) ทำมาแล้วละ ไม่ยากหรอก

จริงไหม...จดหมายบิสซิเนสลอกได้ไม่ยาก?

ก็ท่าจะจริง แต่ลอกแล้วรุ่งหรือไม่ คงต้องขอเอา ไปคิดอีกที ประสบการณ์ส่วนตัวสอนให้ผู้เขียนเข็ดไปนานกับการลอกเพียวๆ เพราะสิ่งแรกที่ตัวเองทำตอนเป็นมือใหม่ ก็คือ ค้นหาตัวอย่างจากแฟ้มเรื่องเดิมในที่ทำงาน และเพื่อความรวดเร็วทันใจ ก็เลือกฉบับที่เห็น ว่าน่าจะเข้าท่าที่สุด แล้วก็ลอกทั้งดุ้น เปลี่ยนแต่ชื่อตำแหน่งที่อยู่คนรับและคนเซ็น อ้อ! วันที่ด้วยไม่เห็น จะยากเลย...

ที่ไหนได้ ผลที่ออกมากลับกลายเป็นว่า ร่างจดหมายที่แสนจะดูดีถูกคืนมาในสภาพของแผนที่ลาย แทงขุมทรัพย์ เกิดมาผู้เขียนไม่เคยอายอะไรและใครๆ เท่านี้เลย เพราะโดนแก้จนตัวเองงง เหลือรอดมาก็แต่คำทำนอง "แอนด์-บัท-เดอะ" (and-but-the) เท่านั้น

บทเรียนบทแรกของผู้เขียนในการร่างจดหมาย ธุรกิจ หรือจดหมายทางการ หรือจดหมายติดต่อเรื่องงานคือ คิดก่อนลอก

แต่ก็ต้องสารภาพต่อว่า เมื่อจนตรอกไม่รู้ว่า จะเขียนอย่างไร ปฏิบัติการลอกก็ยังเกิดขึ้นอยู่ดี เพียงแต่แยบยลขึ้นและก็มีวัตถุดิบมากขึ้น ที่สำคัญ คือ ร่างเดิมที่โดนประทุษร้ายเสียเยินนี่แหละเป็นครู ที่ดี เพราะคนที่แก้อาจไม่มีเวลามาสอนเป็นกิจจะ ลักษณะ ผู้เขียนก็เลยยึดผลงานนั้นเป็นต้นแบบ ส่วน กระบวนการลอกที่ว่าแยบยลขึ้นนั้น ในที่สุดก็ประกอบด้วย การอ่าน-อ่าน-อ่าน จดหมายโต้ตอบสารพัดเรื่อง การเลือกลอกวิธีเขียนตอบ การโดนแก้แล้วแก้อีก การปรับ เพิ่ม ลด ทั้งปริมาณและคุณภาพของคำ รูปแบบประโยค ตลอดจนย่อหน้าจากร่างที่โดนแก้ จนท้ายที่สุดผู้เขียนเองก็จำไม่ได้แล้วว่าลอกมาจากที่ไหนบ้าง เพราะเริ่มซึมซับกับเนื้อหาและวิธีการเขียน

ต้องขอบคุณอดีตเจ้านายหลายต่อหลายท่านที่กรุณาเป็น "ครู" ให้

ทว่า ที่เล่ามานี้ ลืมบอกไปว่าใช้เวลาราวสิบหกปี

ย่นย่อเวลาเรียนการลอกที่แยบยลได้ไหม?

ได้ ถ้ามีตำราให้ลอก ผู้บริหารระดับสูงในบริษัทขนาดใหญ่ท่านหนึ่งเล่าให้ฟังว่า มีหนังสือ ในท้องตลาดหลายเล่ม ที่รวบรวมจดหมายธุรกิจสารพัดรูปแบบไว้สำหรับชาวเอเชียโดยเฉพาะ เพื่อ ใช้ในกรณีพิเศษ หรือในโอกาสทั้งสำคัญและไม่ค่อย สำคัญนัก เป็นทางการหรือกึ่งทางการ หนังสือพวก นี้มีตัวอย่างต่างๆ ที่อาจนำมาใช้เยี่ยงแบบฟอร์ม ถ้าต้องการลอกแบบเพียวๆ เพียงแค่กรอกชื่อและที่อยู่ลงไป ก็สามารถส่งออกไปถึงผู้รับได้เลย ช่างสะดวกเสียนี่กระไร ผู้เล่าบอกว่าแนวการเขียนเป็น สไตล์เอเชี่ยน จริงๆ ด้วย คือ พูดอ้อมๆ มีมารยาท นี่ก็เป็นความรู้ใหม่ สำหรับผู้เขียน เพราะไม่เคยเห็นมาก่อน น่าสนใจไปซื้อเก็บไว้อ้างอิงกำลังจะขอชื่อหนังสือ อยู่พอดีแต่ผู้เล่ากลับสรุปปิดท้ายว่า วิธี (ลอก) แบบนี้ไม่เวิร์ค

ทำไมน่ะหรือ?

ฟอร์มและเนื้อหาต้องคู่กัน

ผู้เล่าบอกสั้นๆ ว่า จดหมายธุรกิจที่ดีต้องมีฟิลลิ่ง แม้จะต้องใช้เวลานานในการคิดเขียนจดหมายหนึ่งฉบับ ขึ้นมา แต่เวลาที่ทุ่มให้นั้นแสนจะคุ้มทางธุรกิจ เพราะหากผู้รับได้ความรู้สึกที่ดี ประทับใจนั่นหมายถึงการได้ ธุรกิจจากผู้รับรายนั้นต่อไปอีก หรือแม้กระทั่งธุรกิจใหม่ จึงเป็นการไม่สมควรอย่างยิ่งที่จะเขียนอย่างลวกๆ แบบ ขอไปที

ประเด็นนี้ทำให้ผู้เขียนอดไม่ได้ที่จะนึกถึงเรื่องที่ครูฝรั่งหลายคนบ่นให้ฟังว่า ผู้เรียนชาวไทยที่ออฟฟิศ ส่งมาให้เรียนการเขียนจดหมายธุรกิจ สนแต่จะลอกรูปแบบที่ถูกต้อง และความมีมารยาทแบบชาวเอเชีย เท่านั้น ชาวออฟฟิศเหล่านี้ต้องรู้ให้ได้ว่า แต่ละประโยค มีหน้าที่อะไร ที่สำคัญคือ ประโยคแรกสุภาพแล้วหรือเปล่า ประโยคที่สองแนะนำตัวเองได้หรือยัง หรือว่าเร็ว เกินไปประโยคที่สามสมควรจะบอกเหตุผลในการเขียน จดหมายหรือไม่ ทำนองนี้ เป็นต้น จนถึงประโยคสุด ท้ายที่กล่าวอำลาแบบสุภาพ

ครูฝรั่งต่างส่ายหน้านินทาต่อว่า ไม่ค่อยจะ มีใครสนใจเรียนแนวทางและวิธีการเขียนจริงๆ ขอ ลอกทุกคำจากกระดานหรือให้ดีกว่านั้นให้ครูแจกแผ่นตัวอย่างจดหมายแบบต่างๆ แล้วอธิบายก่อนเอากลับไปใช้งาน ผู้เรียนบางคนขอให้ครูสอนการอ่านเอาใจความจากจดหมาย บ้างก็ขอให้สอนการ สะกดคำ สำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจโดยเฉพาะ เหล่าครูฝรั่งเลยสรุปเดาว่าที่เป็นแบบนี้คงเป็นเพราะ ผู้เรียนกลัวผิด

เนื้อหาที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร

วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการเขียนจดหมาย คือจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด ตามด้วยการเรียงลำดับเรื่อง ราวให้ครบถ้วน และการใช้รูปแบบของประเภทจดหมายที่ถูกต้อง เช่น การวางตำแหน่งแห่งที่ชื่อที่อยู่ผู้รับและผู้ส่ง วันที่ คำขึ้นต้นและคำลงท้ายที่เหมาะสม เป็นต้น

ที่สำคัญและมองข้ามไม่ได้เป็นอันขาด คือ ต้องใช้ภาษาที่สุภาพเป็นทางการ

ซึ่งประเด็นนี้ ทำให้ผู้เขียนอดนึกถึงคำของเจ้านายเก่าที่ผู้เขียนนับถือยกย่องให้เป็นบรมครู เพราะเป็นผู้เดียวที่ยอมสละเวลาอบรมสั่งสอนนักลอกตัวยงคนนี้ ว่า "ต้องใช้ภาษาเรียบง่าย แต่ ได้ใจความ และที่สำคัญเหนือสิ่งอื่นใด คือ ต้อง จริงใจ"